Management von Dokumenten im Einkauf DCC auf Basis SAP ERP Document Control Center

Düsseldorf, 16.07.2014 - Einkauf ohne Papierunterlagen Praxisbeispiel :

Das Management des Technischen Einkaufs versprach sich von der geplanten Modernisierung in erster Linie Effizienzsteigerungen im Abwicklungsprozess Der Einkäufer erhält dadurch mehr Zeit für seine primären Aufgaben Dadurch erhöht sich die Qualität seiner Arbeit.

Weitere Potentiale sind eine gesteigerte Transparenz der Abläufe, schnellere Durchlaufzeiten und entsprechende Kostensenkungen. Grundlage dafür ist die Idee der Schaffung eines »papierloser Prozessabläufe - "Digitaler Einkauf". Durch diese Prozessabläufe, wird die sichere und effiziente Verwaltung aller für den Einkäufer relevanten Dokumente in elektronischer Form erreicht:

- direkt vorgangsbezogen

- allgemeiner Natur (Lieferenteninformationen, etc)

- Beschaffung von externen Dokumenten (Zeugnisse, Lieferantenerklärungen, usw.)

- Aufbau von digitalen Aktensysteme mit einem Cockpit für Akten- bzw. Ordner

- Automatisierte Generierung und Verfolgung der digitalen Korrespondenz per eMail oder WebPortal.

- Änderungsmanagement

Die vollständig in die SAP ERP Abläufe integrierte Lösung DCC (Document Control Center) ist in der Lage die Prozesse einfach und skalierbar zu realisieren.

Zentrale Dokumentenablage

DCC nutzt als zentrale Dokumentablage das SAP DMS. Durch eigene Integrationsservices kann DCC ohne Modifikationen in die Ablauflogik der verschiedenen SAP Arbeitsgebiete integriert werden:

- Produktentwicklung

- Instandhaltung

- Kundenservice

- Produktion

- Qualitätsmanagement

- Buchhaltung und Controlling

Auf diese zentrale Dokumentablage kann über verschiedene Oberflächen wie SAP GUI und WebUI zugegriffen werden. Dadurch können die Funktionen auf jede Rolle zugeschnitten werden. Es stehen dabei folgende Kernfunktionen zur Verfügung:

- Aufgabenspezifische Strukturierung der Dokumente über definierbare Dokumenttypen.

- Zentrale Dokumentablage mit Volltextsuchmöglichkeit (Datenbank- und & Textinhalte).

- Terminplanung und -verfolgung (Progress-Tracking)

- Monitoring der Korrespondenz mit Lieferanten (z. B. ausstehende Antworten)

- Umfangreiches Rechtekonzept

- Integration in die SAP-Einkaufstransaktionen (Die Dokumente können direkt vom Arbeitsplatz des Einkäufers einfach per Maustastendruck aufgerufen werden.).

- Automatische Archivierung der Einkaufbelege (Anfragen, Bestellungen).

- Durch eine entsprechende Zertifizierung kann die Erzeugung und Aufbewahrung von Papierbelegen entfallen.

Gesteigerter Durchsatz, Transparenz und Qualität

Durch die Einführung des Systems wird die Durchlaufzeit der Einkaufsvorgänge wesentlich verkürzt. Dadurch werden Wartezeiten im Prozess vermieden, Fachabteilungen wie Lieferanten können schneller und flexibler bedient werden. Dies gilt nicht nur für die intern erzeugten Dokumente, sondern auch für die Dokumente, die von der Lieferanten mitgeliefert werden müssen. Auch von den Lieferanten werden dadurch immer größerem Umfang Folgender Ablauf verdeutlich die Einsparpotentiale durch DCC:

- Für ein Material soll bei zwei Lieferanten eine Preisanfrage durchgeführt werden.

- Das Material ist zusätzlich durch eine Spezifikation beschrieben.

- Die allgemeinen Einkaufs- und Lieferbedingungen sind in einem weiteren Dokumente zusammengefasst.

- Zusätzlich soll ein Anschreiben auf Firmengeschäftspapier an den potentiellen neuen Lieferanten erstellt werden.

- Dies ergibt in Summe je Lieferant 4 ausgehende Dokumente (Anschreiben, Anfragebeleg, Spezifikation und allgemeine Einkaufsbedingungen).

- Das Anschreiben wird automatisch von DCC erzeugt, der Anfragebeleg aus dem SAP Einkauf automatisch ins DCC übertragen und dann wird zusammen mit der Spezifikation und den allgemeinen Einkaufsbedingungen ein Gesamtpaket erzeugt.

- Dieser Ablauf kann einzig durch die Vorgabe eines weiteren Lieferanten direkt reproduziert werden.

- Soll ein Lieferant bestätigen, dass er die Einkaufsbedingungen akzeptiert, dann kann dies ausgewählt werden und DCC überwacht einschließlich einer Terminvorgabe den Eingang dieser Antwort.

Durch diese Systemunterstützung tritt eine wirkungsvolle Entlastung ein. Unterlagen, die immer noch in Papierform vorliegen, können über Scan-Schnittstellen dem Prozess zugeführt werden. Weitere Prozessbeschleunigungen können durch die Nutzung der Funktionalität Arbeitsvorrat du Workflow erzielt werden.

Die Unterstützung durch automatische Workflows und die Tatsache, dass alle zu einem Vorgang gehörenden Unterlagen jederzeit elektronisch zur Verfügung stehen, erhöhen die Transparenz der Abläufe deutlich, beschleunigen die Bearbeitung und erhöhen vor allem die Qualität der Prozesse. Sämtliche Unterlagen

- sind je nach Zugriffsrechten von jedem Arbeitsplatz aus sofort verfügbar;

- der Status lässt sich von den eingebundenen Fachbereichen verfolgen

- Internetoberflächen bieten für jede Rolle einen einfachen Systemzugang.

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