Zeitaufwand und Fehlerquote reduzieren: BREKOM GmbH reorganisiert Rechnungseingangsverarbeitung in SAP mit Allgeier IT Solutions

Bremen, 24.07.2014 - Das norddeutsche IT-Unternehmen BREKOM hat sich zur Reorganisation ihrer Rechnungseingangsverarbeitung in SAP für die Inputmanagement Lösung smart.CAPTURE von der Allgeier IT Solutions entschieden und konnte somit ihre Qualitätsansprüche in der Buchhaltung nachhaltig steigern.

Bei BREKOM gehen monatlich rund 12.000 Rechnungen ein. Elke Hellmann ist Leiterin Kaufmännische Dienste und Controlling bei BREKOM und sagt: "Die monatlich eingehenden Rechnungen sind ca. zu 50% gleichartig. In der Vergangenheit haben wir die Rechnungen gescannt und mussten danach manuell die verschiedenen Rechnungsangaben wie Kundennummer, Rechnungsnummer usw. eintippen. Das fordert wiederkehrend einen recht hohen Zeitaufwand und ist fehleranfällig." BREKOM bietet ihren Kunden übergreifende Lösungen in den Bereichen Informationstechnologie, Telekommunikation und Gebäudesicherheit. Als Tochtergesellschaft der EWE TEL GmbH betreut das Unternehmen mit Stammsitz in Bremen und in der Niederlassung Paderborn mit insgesamt rund 140 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Geschäftskunden zu denen u. a. die Freie Hansestadt Bremen gehört.

Bereits seit 1998 vertraut BREKOM auf die Services der Allgeier IT Solutions und setzt das Enterprise Content Management System scanview zur revisionssicheren Archivierung ihrer Dokumente wie Rechnungen ein. Als Frau Hellmann sich zur Reorganisation ihrer Rechnungseingangsverarbeitung in SAP entschloss, wandte sie sich aufgrund der Erfahrung und langjährigen Zusammenarbeit an die Allgeier IT Solutions.

"Die Allgeier IT Solutions hat uns basierend auf unseren Anforderungen smart.CAPTURE zur Freiformerkennung der eingehenden Rechnungen empfohlen." Sagt Frau Hellmann. smart.CAPTURE ist eine Inputmanagement-Plattform auf Basis einer Client-Server-Architektur. Dabei koordiniert der smart.CAPTURE-Dokumentenserver die jeweils eingesetzten Software-Bausteine, beispielsweise zur Maschinen- (OCR) oder Handschrifterkennung (ICR) und stellt die transaktionsgesicherte Verarbeitung der Dokumentstapel sicher. Sein integrierter Workflow steuert und protokolliert automatisch den Ablauf der Prozessphasen vom Input- über den Heftungs-, Verarbeitungs- bis hin zum Output-Service.

Innerhalb weniger Implementierungswochen ist das neue System im Dezember 2013 live gegangen. Nach dem Rechnungseingang werden die Rechnungen nun zentral in der Finanzbuchhaltung gescannt und automatisch verschiedenste Daten wie Belegnummer durch die Freiformerkennung von smart.CAPTURE in SAP eingelesen. Die weitere Rechnungsverarbeitung wird mit einem SAP-Modul des Partners KPS Concepts realisiert. Nach der Freiformerkennung kontrollieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Buchhaltung die digitalisierten Daten der Rechnungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Innerhalb eines definierten Workflows erfolgt die Freigabe einzelner Rechnungen, die dann in der Buchhaltung gebucht und abschließend in scanview revisionssicher archiviert werden. "Wir haben mit unseren neuen Systemen auch die Prozesse geändert. Jetzt sparen wir Zeit und reduzieren die Fehlerquote", sagt Frau Hellmann.

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