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Der Gedanke, eine neue, effektivere Rechnungswesenlösung anzuschaffen, keimte bereits 2010 auf, als es zur Fusion der drei benachbarten Emsländer Kreisverbände Lingen, Aschendorf Hümmling und Meppen kam. Seitdem ist der DRK-Kreisverband Emsland e.V. mit rund 10.000 Mitgliedern der größte Kreisverband in Niedersachsen. Die Hauptgeschäftsstelle befindet sich in Lingen. Dort sitzt neben der Verwaltung auch die zentrale Finanzbuchhaltung. "Unser Fibu-Programm hielt den erhöhten Ansprüchen an ein Finanzmanagement nicht mehr stand", erinnert sich der dortige IT-Leiter Stefan Rosskamp. Die Software sei nicht imstande gewesen, die neue Filiallogik des Verbands abzubilden. Auch hätten entsprechende Berichts- und Auswertungsmöglichkeiten gefehlt. "Wir hatten Schwierigkeiten mehrere Mandanten zu konsolidieren - uns fehlte eine variable Anwendung, welche die auftretenden strukturellen Veränderungen flexibel darstellt und auf Dauer mitträgt."
Nahtlose Systemintegration
Auf einer Veranstaltung des DRK-Landesverbands erfuhren die Verantwortlichen dann von dem Diamant/3 IQ Rechnungswesen und evaluierten die Software für den eigenen Einsatz. Für die Datenübernahme war dabei vor allem die Integrationstiefe des Programms von enormen Vorteil. Diamant/3 IQ besitzt bereits im Standard Schnittstellen zu allen gängigen Vorsystemen, auch nachgelagerte Lösungen lassen sich leicht integrieren. Neben der Datenübernahme aus dem alten Buchhaltungssystem gelang so auch die nahtlose Anbindung an das Pflegedienstprogramm Medifox, in dem sowohl sämtliche Patientendaten als auch die ambulanten und stationären Leistungen des Verbands hinterlegt sind.
Mittels der von Diamant/3 IQ verwendeten Archiv-Integrationskomponente konnte der DRK-Kreisverband zudem das Dokumenten-Management-System (DMS) DocuWare erfolgreich integrieren. "Über Webservice funktioniert die Anbindung absolut problemlos und via Barcode auf den gescannten Eingangsrechnungen finden unsere Buchhalter sofort das dazugehörende Kreditorenkonto", lobt Stefan Rosskamp.
Auch die Verwaltung der DRK-Mitglieder sowie die Beitragszahlungen der Mitglieder laufen nun integriert über Diamant/3 IQ: Die Rechnungswesensoftware konnte das zuvor eingesetzte Programm gänzlich ersetzen, da es bereits im Standard die notwendige Flexibilität besitzt, um die rund 10.000 Mitglieder des DRK zu verwalten.
Reibungslose Prozesse und mehr Transparenz
Im Controlling nutzt der DRK-Kreisverband eine bidirektionale MS-Office-Integration der Rechnungswesensoftware, mit deren Hilfe sich Plandaten aus dem Rechnungswesen reibungslos nach Excel übernehmen und anschließend zurückschreiben lassen. "Das Vorgängerprogramm bot hier kaum Möglichkeiten - unser Controller musste die meisten Zahlen von Hand einpflegen, Fehler waren da kaum auszuschließen", so der IT-Leiter.
Für mehr Transparenz und eine übersichtlichere Darstellung der Filialstruktur sorgt das integrierte Proficenter- und Konzernmanagement: Es stellt Analysen und Auswertungen automatisch nach geographischen Merkmalen in Geschäftseinheiten sowie nach ihrem Leistungsangebot in Geschäftsfeldern bereit. "Mit Diamant/3 IQ haben wir die Möglichkeit, beliebig viele Mandanten und Konsolidierungsebenen anzulegen", erläutert der IT-Leiter. "Zum Beispiel werden Rettungsdienst und Kreisverband zusammen geführt, sodass wir ad hoc auf die konsolidierten Zahlen beider Geschäftsbereiche zugreifen können - das war vorher nicht möglich." Von der neugewonnenen Übersicht profitiert derweil auch die Geschäftsleitung. "Unser Vorstand erhält nun einmal im Monat eine detaillierte betriebswirtschaftliche Auswertung aller Geschäftsbereiche - quasi auf Knopfdruck direkt aus der Diamant Software."
((Bilder))
Bild: Stefan Roßkamp
BU: Stefan Roßkamp, IT-Leiter beim DRK-Kreisverband Emsland: "Diamant Software hat sich von Anfang an durch Offenheit und Kompetenz hervorgehoben. Mit Diamant/3 IQ fanden wir zudem die funktional beste Rechnungswesen-Lösung für das Sozialwesen."
Bilddownload: http://www.pr-x.de/fileadmin/download/pictures/Diamant-Software/Rosskamp-Stefan-DRK.jpg
Bild: DRK-Hauptniederlassung in Lingen
BU: Die Hauptniederlassung in Lingen setzt seit August 2013 Diamant/3 IQ im Rechnungswesen ein.
Bilddownload: http://www.pr-x.de/fileadmin/download/pictures/Diamant-Software/DRK_EMS-Lingen.jpg
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