Beim Einkauf prallen viele Interessen aufeinander. Sparsamkeit und Qualität sind nur zwei Kriterien.

Die Beschaffung hat es immer wieder in sich: Das Controlling drängt auf möglichst preiswerte Produkte, die Fachkräfte vor Ort auf Qualität und die Chefetage auf schnelle Entschlüsse. Wir zeigen Ihnen heute, wie Sie sich in diesem spannenden, aber manchmal schwierigen Feld richtig bewegen und worauf Sie im Einkauf unbedingt achten sollten.

Als Unternehmerlotsen mit dem Schwerpunkt Gebäudereinigung erleben wir so einiges: Zunächst einmal natürlich engagierte und kompetente Mitarbeiter innerhalb der jeweiligen Unternehmen, die ihr Fach meisterlich beherrschen. Auch vom hervorragenden Arbeitsklima sind wir immer wieder begeistert. Doch manchmal müssen wir dann doch etwas schmunzeln, wenn wir mit den Missgeschicken so mancher Einkäufer konfrontiert werden.

So hatte beispielsweise ein Unternehmer die im Grunde genommen hervorragende Idee, dass ein Kehrautomat die Arbeitsgeschwindigkeit doch deutlich erhöhen würde. Also wurde für das zweigeschossige Gebäude des Kunden ein entsprechendes Gerät angeschafft. Im Erdgeschoss leistete der Automat auch hervorragende Arbeit, nur mit dem zweiten Stock tat er sich etwas schwerer. Der Einkäufer hatte nämlich schlicht vergessen, dass es überhaupt keinen Lift gibt, mit dem das schwere Arbeitsgerät hätte transportiert werden können. Entsprechend verrichtet der Kehrautomat nun seinen Dienst im Erdgeschoss, während weiter oben noch mit traditionellen Werkzeugen gearbeitet wird.

Wie heikel Lifte in der Reinigungsbranche sind, zeigt auch unser nächstes Beispiel, das abermals mit einer eigentlich guten Idee beginnt. Ein Unternehmer wollte seinen Fachkräften Freude bereiten und hat daher nagelneue Reinigungswägen bestellt - Gesamtwert: ca. 2400 Euro. Natürlich wurde der Lift eigens für diesen Einkauf ausgemessen, es sollte ja alles passen und zu keinen peinlichen Fehlern kommen. Zufrieden machte man sich an die Bestellung. Die Lieferung verlief problemlos und die Reinigungsdamen vor Ort konnten sich ein Freudenlächeln auch nicht verkneifen. Dieses erstarrte allerdings recht schnell - bei der ersten Fahrt mit dem Lift. Zwar passten die Wägen in den Aufzug, doch nur ohne dazugehörige

Reinigungskraft. Diese musste von nun an die Treppe nehmen, während ihr Arbeitsgerät den gemütlichen Weg zum Einsatzort bevorzugte. Fehler sind menschlich, aber oft vermeidbar
Natürlich sind die beschriebenen Fehlkäufe keine Katastrophe, aber sie sind ärgerlich und teuer - und sie wären vermeidbar gewesen. Missgeschicke dieser Art lassen sich nämlich fast immer auf zwei mögliche Ursachen zurückführen: fehlende Kommunikation innerhalb des Unternehmens und / oder unzureichende Planung im Vorfeld des Einkaufs. Wir wollen Ihnen deshalb im Folgenden zeigen, welche Klippen es beim Kauf von Arbeitsgeräten zu umschiffen gilt und wie Ihnen dies gelingen kann:

1. Identifizieren Sie Entscheidungsträger, analysieren Sie Entscheidungsprozesse
Der Einkauf steht im Spannungsfeld verschiedenster Abteilungen. Während Abteilungsleiter A den Rotstift zückt, will Abteilungsleiter B richtig investieren, um den Kunden etwas bieten zu können. Dass dies nicht unbedingt zielführend ist, ist offensichtlich. Sie sollten daher erst einmal versuchen, die wirklichen Entscheidungsträger zu identifizieren. Wer hat überhaupt die Befugnis, im Einkauf mitzureden, und wer wäre nur gerne auch dabei? Trifft der Unternehmenschef die Entscheidung, was gekauft wird, oder ist es vielleicht der jeweilige Objektbetreuer? Klären Sie diese Fragen und Sie wissen, wen Sie in Ihr Kaufvorhaben involvieren müssen und mit welchen Entscheidungsprozessen Sie in Ihrem Unternehmen konfrontiert sein werden.

2. Analysieren Sie Ihre speziellen Anforderungen
Jeder Einsatzort stellt ganz eigene Ansprüche an Arbeitsgeräte. Diese sollten Sie vor, nicht nach einer Kaufentscheidung berücksichtigen. Um die jeweiligen Anforderungen auszuloten, sollten Sie neben den eigentlichen Entscheidungsträgern ebenso beratende Mitarbeiter hinzuziehen. Das können insbesondere auch die Reinigungskräfte vor Ort sein. Sie sind es schließlich, die mit den eingekauften Arbeitsgeräten umgehen müssen, und sie kennen die Objekte wie kein zweiter. Bringen Sie alle Entscheider und Berater an einen Tisch und erarbeiten Sie gemeinsam Kriterien, die für den jeweiligen Einkauf wichtig sind.

3. Prüfen Sie eingehende Angebote gründlich
Durch Ihre präzise Anforderungsanalyse wissen Sie nun sehr genau, was Sie benötigen und was nicht. Auf dieser Basis können Sie eingehende Angebote kritisch und kompetent überprüfen: Wurden alle Kriterien berücksichtigt? Ist der Lieferant auf die besonderen Bedingungen vor Ort eingegangen? Diese und weitere Fragen können Sie durch einen simplen Soll-Ist-Vergleich beantworten. Dazu müssen Sie sich lediglich an Ihrem eigenen Anforderungskatalog orientieren.

4. Legen Sie Kaufakten an
Trotz sorgfältigster Planung kann auch nach einem Kauf noch so einiges schief gehen. Die Bodenkehrmaschine macht andauernd Ärger, die Reinigungstücher fusseln oder die Schwämme verbreiten schon nach kurzer Zeit einen unangenehmen Geruch. Informationen wie diese gehören in eine eigens angelegte Kaufakte. Auf diese greifen Sie vor jedem Einkauf zurück und überprüfen, ob Sie gegebenenfalls Ihre Entscheidung nochmals überdenken müssen. Auch Fristen wie etwa die Gewährleistung sollten in den Kaufakten Erwähnung finden.

5. Dokumentieren Sie alle wichtigen Informationen
Eine E-Mail mit technischen Zusagen, ein Angebot mit verbindlichen Fristen, ein Vertrag mit Wartungsansprüchen, all diese Dokumente sollten Sie fein säuberlich ordnen und archivieren - nicht nur dem Finanzamt zuliebe, sondern auch, um im Zweifel abgesichert zu sein. Schließlich schützt Sie auch die beste Einkaufsplanung nicht vor technischen Pannen und bösen Überraschungen.

Das waren sie auch schon: die fünf wichtigsten Tipps, die Sie im Einkauf beachten sollten.

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