Mit ECM der Dokumentenflut Herr werden

Ehningen, 08.10.2014 - Vorbei sind die Zeiten papiergebundener Prozesse: Der Automobilzulieferer Nedschroef hat mit DAConsulting sein Dokumentenmanagement über eine ECM-Lösung (Enterprise Content Management) von IBM automatisiert und für alle Unternehmensbereiche vereinheitlicht. Die rasant steigende Zahl eingehender Papierdokumente - von Lieferscheinen über Rechnungen bis Frachtbriefe - wird jetzt in digitale Dateien verwandelt und in die ERP- und Finanzsysteme übertragen. Der einfache und schnelle Zugriff auf Dokumente macht Nedschroef schneller, flexibler und kosteneffizienter.

"Das Ziel war es, über die Gruppe hinweg ein einheitliches Dokumentenmanagement aufzusetzen, damit unsere Mitarbeiter transparenter und effizienter arbeiten können und wir Kosten sparen", sagt Wolfgang Schäfer, Projektmanager bei der Nedschroef Fraulautern GmbH in Saarlouis. "Gemeinsam mit IBM und DAConsulting haben wir hier in Fraulautern erfolgreich das Pilotprojekt durchgeführt, das jetzt weltweit ausgerollt wird."

Die Nedschroef Fraulautern GmbH mit Sitz in Saarlouis und Berlin hat rund 320 Angestellte und ist Teil der Koninklijke Nedschroef Holding B.V., die ihren Hauptsitz in den Niederlanden hat. Als führender Anbieter von Befestigungssystemen für die Automobilindustrie und deren Zulieferer beschäftigt das mittelständische Unternehmen 1.500 Mitarbeiter in 14 Ländern und erzielt einen Jahresumsatz von rund 500 Millionen Euro. Die Lieferung seiner Produkte geht mit einem enormen Volumen an Eingangsbelegen einher - allein an den sechs Produktionsstandorten empfängt Nedschroef jährlich bis zu 200.000 Rechnungen und Lieferscheine, was etwa 600.000 Seiten Papier entspricht.

Um dieser Dokumentenflut Herr zu werden, hat Nedschroef gemeinsam mit IBM und DAConsulting (DAC) seine zuvor manuellen und papiergebundene Prozesse beim Dokumentenmanagement digitalisiert. Der Wechsel zu einem elektronischen ECM-System für die Erfassung, Verarbeitung und Archivierung senkt nicht nur Aufwand und Kosten, sondern verbessert auch die Reaktionsgeschwindigkeit in der Zusammenarbeit mit Lieferanten. Die auf Nedschroef zugeschnittene Lösung bearbeitet eingehende Dokumente und ordnet sie den entsprechenden Aufträgen im Infor ERP-System zu. Als Hardwarebasis hat sich der Mittelständler für eine IBM i Umgebung auf IBM Power Servern entschieden. Um ein einheitliches Vorgehen aller Betriebe sicherzustellen, hat Nedschroef standardisierte Prozesse in allen Produktionszentren und Vertriebsbüros eingeführt. Heute lassen sich so mehr als 2,8 Millionen Dokumente papierlos archivieren.

Alle eingehenden Papierdokumente, einschließlich Rechnungen und zugehörigen Unterlagen wie Lieferscheine, werden bei ihrer Ankunft gescannt. Mit der Software IBM Datacap Taskmaster Capture verwandelt Nedschroef die Papierdokumente in digitale Dateien und erfasst automatisch Informationen wie Lieferantenname sowie Nummer und Betrag der Rechnung. Die Dateien verwaltet Nedschroef mit dem IBM Content Manager OnDemand, da sich mit dieser ECM-Lösung Dokumente in kürzester Zeit laden, speichern und vorgangsbezogen abrufen lassen. Die IBM i Umgebung, IBM Software zum Scannen und Archivieren sowie die ergänzende DAC und Infor Anwendungssoftware ermöglichen Nedschroef eine homogene IT-Infrastruktur. Das reduziert die Komplexität und sorgt dafür, dass sich die Mitarbeiter von Nedschroef stärker als bisher auf das Kerngeschäft des Unternehmens konzentrieren können.

"Gerade im Mittelstand werden beim Dokumentenmanagement oft noch viele Arbeitsschritte manuell bearbeitet", sagt Martina Fiddrich, Geschäftsbereichsleiterin Mittelstand und Managed Service Provider (MSP) für Deutschland, Österreich und die Schweiz bei IBM. "Nedschroef ist ein typisches Beispiel dafür, wie eine komplette Umstellung auf ein digitales ECM zusätzliche Freiräume für die Mitarbeiter schafft und die Kosten senkt."

Über Nedschroef:

Mehr Informationen finden Sie unter www.nedschroef.com

Über DAConsulting:

Mehr Informationen finden Sie unter http://www.daconsulting.de/

Über IBM:

Mehr Informationen finden Sie unter http://www.ibm.com/de/mittelstand

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