Bonn. Ein eintägiger Workshop zur digitalen Akte findet jeweils am 10. Oktober 2006 in Leipzig und am 17. Oktober 2006 in Berlin in den Häusern der IHK statt. Zielgruppe sind IT-Leiter und DMS-Verantwortliche von Organisationen, die die Umstellung auf digitale Aktenverarbeitung planen oder die vorhandene optimieren wollen. Highlight des eintägigen Workshops dürfte anhand von konkreten Aufgabenstellungen ein direkter Vergleich der Systeme der Optimal Systems GmbH und der Saperion AG sein. Darüber hinaus präsentieren die Kommunalen Wasserwerke Leipzig in Form eines Anwendervortrages, wie sie ihre vorwiegend papierbasierten Kundenakten in digitale umgewandelt haben und welche Verbesserungen daraus resultierten. In weiteren herstellerunabhängigen Vorträgen erhält der Besucher unter anderem grundsätzliche Informationen über die Einführung von digitalen Akten mit praktischen Beispielen sowie vertiefende Informationen beispielsweise über das grundsätzliche Vorgehen, über die einzusetzende Archivhardware und moderne Archivformate. Veranstalter ist die Regionalgruppe Ost des VOI- Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.
Die Vorteile von digitalen Akten wie schneller, allgemeiner Zugriff oder verbesserter Kundenservice sind mehr oder weniger bekannt. Realisiert wurden sie aber bisher nur in wenigen Unternehmen und Organisationen. Zu groß ist die Unsicherheit darüber, wie eine solche Umstellung vor sich gehen kann. Es reicht eben nicht, bestehende Papierakten zu scannen.
Wie werden neu eingehende Dokumente einbezogen? Was passiert mit elektronischen Informationen aus E-Mails oder internen Dokumenten? Wie kann eine digitale Akte mit vorhandenen CRM-, oder ERP-Systemen integriert werden? Das sind typische Fragen, die bei vielen IT-Verantwortlichen bisher unbeantwortet blieben. Der Workshop der VOI Regionalgruppe Ost hat das Ziel, all diese Aspekte abzudecken und Informationen für die konkrete Planung zu liefern.
Die Agenda des Workshops ist in drei Blöcke unterteilt. Der erste vermittelt Basiswissen über die digitale Akte. Hier werden grundlegende Kenntnisse vermittelt, aber auch unterschiedliche Einsatzszenarien einer digitalen Akte z. B. in den Bereichen Personal, Kundenbetreuung, Projekt-Management oder Vorgangsmanagement anhand verschiedener Branchen dargestellt.
Konkrete Hilfestellung bei der Umwandlung einer papierbasierten Akte in eine digitale erhalten die Besucher dann im nächsten Block. Anhand einer Muster GmbH wird schrittweise dargestellt, wie ein solches Projekt übersichtlich geplant und realisiert werden kann. Wichtiger Punkt ist hierbei auch das Scannen der Alt-Bestände. Darüber hinaus erfahren die Teilnehmer, welche unterschiedlichen Archivhardwarelösungen sowie Archivformate am Markt verfügbar und für welche Einsatzgebiete diese geeignet sind. Abschluss dieses Blocks bildet ein Vortrag, der zeigt, wie beispielsweise Customer-Relation-Management-Systeme (CRM) sinnvoll als Backend eingebunden werden können.
Der dritte Block startet mit einem direkten Vergleich zweier namhafter ECM-Anbieter: Die Optimal Systems GmbH und die Saperion AG zeigen live, wie sie konkrete Aufgabenstellungen mit ihren Produkten lösen. Abgerundet wird dieser Block durch den Anwenderbericht der Kommunalen Wasserwerke Leipzig GmbH (KWL). Das Unternehmen trennte sich in seiner Kundenbetreuung vollständig vom Papier und arbeitet ausschließlich mit digitalen Kundenakten. Sven Golz, IT-Leiter bei der KWL, berichtet, wie die Digitalisierung vonstatten ging und wie sich die Arbeitsweise verbessert hat.
Die VOI Regionalgruppe Ost hat im Laufe dieses Jahres erfolgreich bereits vier Workshops zum Thema Digitaler Posteingang durchgeführt. Mit diesen neuen Workshops bietet der VOI eine weitere herstellerneutrale Plattform, auf der sich Anwender umfassend über relevante DMS/ECM-Themen informieren und sich so die konkrete Projekt-Planung erleichtern können.
Daten und Anmeldung
Leipzig: am Dienstag, den 10. Oktober 2006, in den Räumen der IHK Leipzig
Berlin: am Dienstag, den 17. Oktober 2006, in den Räumen der IHK Berlin
Beginn ist jeweils 10.00 Uhr, das Ende ist für ca. 16.30 Uhr geplant.
Die Teilnahmegebühr beträgt 75 Euro zzgl. MwSt. und beinhaltet Handout, Mittagessen und Kaffeepausen.
Die vollständige Agenda und das Anmeldeformular sind unter www.voi.de, Menüpunkt Termine, zu finden.
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