Digitales Organisationstalent erleichtert das Agenturgeschäft

Die perfekte Location, eine exakte Kostenkalkulation und die Verwaltung der Teilnehmer – bei der Vorbereitung einer Veranstaltung gilt es für beauftragte Agenturen, zahlreiche Aspekte zu berücksichtigen. Das neuartige Online-Tool von vairRes erleichtert diesen Vorgang erheblich und ermöglicht eine effiziente und komfortable Verwaltung von Gruppenbuchungen und Hotelzimmerkontingenten.

Die Verwaltung von einzelnen Gästen oder Gästegruppen ist bei der Planung von Veranstaltungen oftmals zeit- und personalaufwendig. Anfallende Verwaltungsaufgaben können jetzt mit dem neuen Planungstool von vairRes effizient und komfortabel bewältigt werden. Das geschlossene System ermöglicht die flexible Handhabung der Buchungskontingente sowie eine einfache Eingabe von Mark-ups und Kommissionen.

Intelligentes Buchungssystem
Die webbasierte Anwendung ermöglicht, Buchungen jederzeit und von jedem Ort über Tablet, Handy oder Desktop durchzuführen. Die Verwaltung in Echtzeit senkt in diesem Kontext Kosten und spart wertvolle Zeit. Gleichzeitig werden Planungsfehler weitgehend vermieden. Denn das Einstellen und Buchen von Zimmern sowie das Erfassen von Teilnehmern und Namenslisten wird von allen Beteiligten über ein und dasselbe Programm abgewickelt. Eine Angebotserstellung für nationale Kunden kann so innerhalb weniger Minuten erfolgen und beinhaltet zudem die Option reverse-charge. Innerhalb des Systems lassen sich ebenso einfach die selbst errechneten Margen einsehen.

Einfache Kosten-Nutzen Rechnung
Darüber hinaus sorgt das Programm für die nötige Transparenz. Es erfasst mehrere Hotels und Kunden gleichzeitig und liefert einen genauen Überblick über den aktuellen Zimmerstand und die Anzahl noch freier Kontingente. Ein Widget zur Gruppenanfrage auf der Homepage reduziert den Zeitaufwand nochmals erheblich. Im Vergleich zu konventionellen Buchungsweisen ergeben sich so hohe Einsparpotenziale im Personalaufwand: Das Tool ermöglicht, dass nur ein Mitarbeiter die Arbeit von rund zehn Personen erledigt, die bei einem konventionellen Planungsprozess beteiligt wären. "Personal- und Kostenersparnis gehen auf diese Weise Hand in Hand, erklärt Herwig Mayr, General Manager bei vairRes.

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