Prozesse im Bauunternehmen optimieren. Einfache Maßnahmen bringen schnell Erfolg

Rechnungsprüfung optimieren. In zwei Bauunternehmen werden für die Rechnungsprüfung unterschiedliche Prozesse gelebt, die die Besonderheiten und Vorgaben der Unternehmen berücksichtigt haben. Beide Lösungen wurden schnell umgesetzt und zeigen seitdem die erwarteten positiven Wirkungen. "Ich brauche jetzt nur noch halb so viel Zeit für die Lieferscheine und Rechnungsprüfung." (Bauleiter) Der elektronische Weg Das mittelständische Unternehmen mit gleichzeitig 25 bis 35 Baustellen nutzt seit kurzer Zeit diesen Prozess:  Eingangsrechnung im Büro einscannen.  Bauleiter erhält eine Nachricht und kann elektronisch auf die Eingangsrechnung zugreifen.  Der Bauleiter nimmt seine sachlichen Korrekturen elektronisch oder handschriftlich auf.   Die Buchhaltung prüft die Rechnungen rechnerisch und formal. Eine kleine technische Besonderheit findet sehr viel Anklang. Auf einem „Layer“ (elektronisches Deckblatt) kann der Bauleiter handschriftlich oder mit einem Stift Korrekturen und Prüfvermerke auf jeder Seite der Rechnung anbringen. Rechnungsprüfung mit "Audienz“ In einem Bauunternehmen mit einer Vielzahl von überwiegend kleinen Bauvorhaben ohne feste Baustellenbüros wird ein Prozess ohne zusätzliche Software umgesetzt. 
 Die Buchhaltung sammelt die Eingangsrechnungen je Baustelle und ordnet die Lieferscheine zu.   Buchhalterin und Bauleiter treffen sich zu einer wöchentlichen "Audienz".   Gemeinsam werden "einfache" Fälle abgehakt und  "schwierige" Fälle geklärt.   Der Bauleiter prüft umfangreiche Nachunternehmerrechnungen im Nachgang.   Die Buchhaltung prüft die Rechnungen rechnerisch und formal. 
Alle Lieferscheine und Lohnzettel werden von den Schachtmeistern am Freitag im Büro abgegeben oder ins Büro geschickt. "... das kostet mich nicht mehr Zeit, aber alle Rechnungen sind termingerecht geprüft und ich muss den Belegen nicht hinterherlaufen." (Buchhalterin)  
Die nächsten Verbesserungen. Beide Unternehmen haben schon erkannt, dass ein nächster Schritt die Prozesse weiter verbessern kann: Die zentrale Verwaltung der Lieferscheine.  Auch hierzu sind unterschiedliche Wege denkbar. Die fachliche Freigabe des Lieferscheins erfolgt selbstverständlich durch die Baustelle. Das kann der Polier, der Vorarbeiter oder der Bauleiter tun. Die rechnerische
Prüfung der Lieferscheine und der Abgleich mit der Eingangsrechnung wird vollständig in der Buchhaltung erfolgen.  Ob dies auf elektronische Wege oder manuell oder in Kombination passiert, kann von Fall zu Fall unterschiedlich sein.  Wir wünschen Ihnen bei der Umsetzung viel Erfolg! 
Prozesse im Handwerksbetrieb optimieren. Einfache Maßnahmen bringen schnell Erfolg 
Beispiel
"Am Anfang steht erst einmal das Beobachten.“ Uwe Nanko hat sich dafür Zeit genommen. "Und die braucht man auch. Gleich hektisch etwas zu verändern bringt meiner Meinung nach gar nichts“, sagt der Chef des gleichnamigen Treppenherstellers in Wolfenbüttel. 
Als er vor inzwischen fast zehn Jahren das Thema Prozessoptimierung in seinem Tischlereibetrieb angestoßen hat, stand für ihn von vornherein eine ganzheitliche Betrachtung der Abläufe im Betrieb auf der Agenda. Wie lange dauert was? Was ist wirklich Abfall? Welchen Weg nimmt ein Werkstück durch den Betrieb? Und wo wird möglicherweise Material verschwendet? 
"Anhand solcher Fragen haben wir den gesamten Fertigungsprozess analysiert“, erinnert sich Nanko. Gefragt hat sich der Chef von 22 Mitarbeitern aber auch, was zum Beispiel günstiger hinzugekauft als selbst produziert werden kann. „Dabei ist aber wirklich Vorsicht geboten“, warnt der Unternehmer. Schließlich gelte es Qualitätsstandards zu halten. 
Investitionen in Anlagen und Gespräche  Einen großen Schritt nach vorn brachte den Massivholztreppenbauer der Kauf einer Lackauftragsmaschine mit UV-Trocknungsfunktion."Das beschleunigte die Prozesse und half gleichzeitig Material einzusparen.“ Vorher wurden die Werkstücke hängend mit der Airbrush veredelt. 
Die Analyse dieses Verfahrens zeigte jedoch, dass die Mitarbeiter die Düsen der Spritzpistolen zu selten wechselten. „Ich hatte ihnen mal gesagt, dass die sehr teuer sind. Um Sparen zu helfen, setzten meine Mitarbeiter die Düsen nun regelmäßig zu lange ein. 
Die Folge: Durch die Abnutzung nahm der Overspray zu und Farbe ging verloren. Das war unter dem Strich teurer als der Austausch in kürzeren Intervallen. Aber so etwas entdeckt man eben nur, wenn man die Prozesse durchleuchtet“, sagt Nanko. In die Pflicht genommen hat der Unternehmer auch seine Lieferanten. Wie viele Fehlstellen darf das Holz haben und welchen Trocknungsgrad muss es erreichen, um optimal zugeschnitten werden zu können. „Da haben wir heute klare Vorgaben, an die sich unsere Partner halten müssen.“ Deutliche Effekte erzielte Nanko auch mit der Umstellung der Fertigung. „Früher haben wir alles individuell zugeschnitten. Heute arbeiten wir mit Standardlängen. Wir haben unser gesamtes Produktsortiment darauf angepasst.“ 
80.000 Euro Ersparnis  Der Aufwand für die Analyse und das Mitnehmen der Mitarbeiter bei der Neuausrichtung des Betriebes ist nicht zu unterschätzen, räumt der Unternehmer ein. 
Doch der Erfolg bestärkt ihn auf diesem Weg. Denn die Liquidität des Unternehmens habe sich deutlich verbessert. 
„Allein die drei Prozent Material, die wir durch die Umstellung des Zuschnitts einsparen, spülen uns 80 000 Euro zusätzlich in die Kassen.“ Oft seien es „ganz kleine Dinge, die wirklich große Effekte erzielen“, weiß der Unternehmer aus Erfahrung. 
Wichtig sind nach seinen Worten Impulse von draußen. „Der Prophet im eigenen Land ist eben wirklich nichts wert“, stellt der Tischlermeister klar. Ein Profi muss es nach Nankos Worten gar nicht mal sein: „Wer zum Beispiel in einer branchenübergreifenden Erfa-Gruppe aktiv ist, sollte dort ruhig auch mal gegenseitige Betriebsbesuche unter dem Gesichtspunkt Prozessverbesserung anregen.“ 

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