Software unterstützt durchgängige papierlose und medien-bruchfreie Bearbeitung von Eingangsrechnungen N-Augen-Prinzip lässt sich flexibel realisieren Integration der Finanz- und Prozessanwendungen weiter ausgebaut.
Lübeck. Kürzere Durchlaufzeiten, eine höhere Prozess-Sicherheit sowie eine papierlose Rechnungsbearbeitung inklusive einer vollständigen Dokumentation, mit diesen Worten skizziert Segmentmanager Guido Thöne den Nutzen der Software MACH Rechnungsworkflow, die das auf öffentliche Verwaltungen und Non-Profit-Organisationen spezialisierte Software- und Beratungshaus entwickelt und nun deutlich ausgebaut hat. Die Weiterentwicklung ist ein wichtiger Bestandteil des verbesserten Zusammenwirkens der Web-basierten Prozess- und Finanzanwendungen der MACH Software. Kernpunkt der Integration: Finanzdaten lassen sich direkt aus der Vorgangsbearbeitung erfassen, bearbeiten und archivieren.
Der Dreh- und Angelpunkt des Workflowsystems sind vorkonfigurierte Laufwege. Sie unterstützen alle Mitarbeiter, die Eingangsrechnungen bearbeiten, dabei, die erforderlichen Prozess-Schritte schnell und sicher erledigen zu können. Die Freigabe der Rechnung erfolgt über ein elektronisches Mitzeichnungsverfahren. Die sachliche und rechnerische Richtigkeit der Rechnung lässt sich so papierlos und zugleich revisionssicher prüfen, da alle relevanten Schritte protokolliert werden. Dabei bietet das Mitzeichnungsverfahren eine hohe Flexibilität: Beliebig viele Personen oder Fachebenen können eingebunden und damit ein N-Augen Prinzip gewährleistet werden. Mit Abschluss des Verfahrens der Schlusszeichner erteilt die Freigabe wird der erfasste Beleg automatisch gebucht.
Die durchgängige elektronische Bearbeitung reduziert die in der Papierwelt unumgänglichen Lauf- und Liegezeiten. Der jeweils nächste Mitarbeiter wird automatisch informiert und mehrere Tätigkeiten können parallel laufen. Damit verbessert sich der Arbeitsfluss, Zahlungsfristen und -vorteile lassen sich einfacher einhalten. Sind Prozess-Schritte notwendig, die vom Standardweg abweichen, ermöglicht MACH Rechnungsworkflow eine schnelle und zuverlässige Weiterleitung an den jeweils zuständigen Mitarbeiter. Alle Arbeitsschritte werden dokumentiert und können kontinuierlich verfolgt werden. Damit gewährt die Anwendung ein hohes Maß an Transparenz. Von der Web-Basierung profitieren vor allem auch dezentral organisierte Einrichtungen, die Rechnungen dezentral erfassen, aber zentral buchen.
Neben der Rechnungsbearbeitung stehen weitere Finanzfunktionen direkt aus der Vorgangsbearbeitung zur Verfügung: So können unter anderem Mittelbindungen, Umbuchungen oder Haushaltsplanänderungen erfasst sowie Posten bearbeitet werden. Der Anwender ruft die Funktionen bequem aus dem ihm zugeordneten Arbeitsschritt auf. Zusätzlich kann er alle relevanten Informationsanwendungen direkt aus dem jeweiligen Vorgang aufrufen ohne in andere Anwendungen verzweigen zu müssen.
Über die MACH AG:
Die MACH AG ist in Deutschland für den öffentlichen Bereich einer der führenden Anbieter von Software und Beratung für Verwaltungsmanagement in den Bereichen Finanzen, Personal und Prozessunterstützung. Als Full-Service-Anbieter offeriert MACH alle begleitenden Dienstleistungen. Hierzu zählen Organisationsberatung, Einführungsunterstützung, Projektbegleitung, Schulung, Entwicklung sowie umfassende IT-Beratungsdienstleistungen. Das Software- und Beratungshaus (120 Mitarbeiter) unterhält neben seinem Stammsitz in Lübeck Standorte in Berlin, Düsseldorf und München. Zu den Kunden von MACH zählen neben zahlreichen Bundes- und Landesbehörden (z. B. Landesverwaltungen Thüringen und Saarland, Bundesministerium des Innern, Polizeien Bayern und Nordrhein-Westfalen,) auch Kommunen (z. B. Landeshauptstadt Kiel), sowie Hochschulen, Einrichtungen aus Lehre und Forschung (z. B. Deutsche Forschungsgemeinschaft) und Non-Profit-Organisationen.
Ihre Redaktionskontakte:
MACH AG
Jochen Michels
Wielandstraße 14
23558 Lübeck
Tel.: +49 451 - 70647-271
Fax: +49 451 - 70647-300
E-Mail: jmi@mach.de
Internet: http://www.mach.de
good news! GmbH
Nicole Körber
Kolberger Straße 36
D-23617 Stockelsdorf
Tel: +49 451 88199-12
Fax: +49 451 88199-29
E-Mail: nicole@goodnews.de
Internet: http://www.goodnews.de
Hinweis für die Redaktionen:
Diese und weitere Presseinformationen im RTF-Format sowie Pressefotos (300 dpi) im TIF-Format zum Herunterladen finden Sie in der Rubrik Presse der MACH-Homepage unter www.mach.de.
X