Digitalerfassung ersetzt Zettelwirtschaft

Wer kennt und nutzt sie nicht, die unverzichtbare Checkliste. Im Privaten, aber auch im Geschäftsleben. Privat sorgt sie in Form eines Einkaufszettels, im Einsatz für die Tages- oder Wochenplanung oder etwa als Packliste für die Urlaubsutensilien für Ordnung und Übersicht. Im Unternehmen, wo Checklisten schon lange einen wichtigen Platz im Verwaltungsprozess einnehmen, helfen sie Zeit zu sparen, gestalten Arbeitsabläufe übersichtlich und sind überaus kosteneffizient. Denn mit hohem Zeitaufwand gehen durch die Fülle an Formularen häufig ein hoher Papierverbrauch sowie hohe Druckerkosten einher. Konkret: Die digitale Checkliste versetzt Zettel und Stift in die Mottenkiste, denn Inspektionen, Wartung und Prüfung sowie sonstige komplexe Dokumentationen werden mühelos auf Tablet dokumentiert, ohne aufwändige Nachbearbeitung. Jeder Eintrag im Protokoll des Inspektors kann in Echtzeit von den Mitarbeitern im Büro eingesehen, abgeglichen und ergänzt werden, auch mit Fotos. Damit wird eine protokollarische Nachbearbeitung überflüssig. Womit digitale Checklisten ganz entscheidend zur Optimierung des Workflows im Unternehmen beitragen. Digitale Checklisten in Form einer mobilen App bieten alles auf einen Blick und somit eine erhebliche Verbesserung des administrativen Alltags.

Eine App für alle Branchen

Zu den überzeugenden Argumenten der Anbieter solcher Apps ist neben der Vielseitigkeit vor allem auch die einfache Bedienbarkeit des digitalen Alltagshelfers. So lässt sich eine digitale Checkliste spielend leicht – und völlig ohne Programmierkenntnisse – intuitiv bedienen und anlegen. Innerhalb kürzester Zeit. Bedarfsgerecht, maßgeschneidert. Somit erhalten Unternehmen aller Branchen eine perfekt auf sie zugeschnittene Lösung an die Hand, ganz gleich, ob Einzelunternehmer oder Großkonzern. Tatsächlich werden digitale Checklisten zum Beispiel in der Bauwirtschaft, der breitgefächerten Logistikbranche oder auch in Marktforschung, Öffentlichem Dienst, dem Housekeeping in Hotels oder im Facility Management erfolgreich eingesetzt. Aber auch bei der Inspektion und Wartung von Maschinen, bei Audit, Maintenance, Prüfung, Umfrage oder der Qualitäts- und Arbeitssicherheit findet die Checklisten-App mit höchster Performance Anwendung. Pauschal gilt: Software Solutions, die sich auf digitale Checklisten spezialisiert haben, lassen sich an jede Branche und jede Unternehmensform individuell adaptieren.

Digitales Protokoll für alle Geschäftsprozesse

Insbesondere in oft von Details – und daher auch extrem von der Genauigkeit der Vorgehensweise des Anwenders – abhängigen Bereichen der Sicherheit, der Prüfung, im Service sowie für die Dokumentation technischer Standards lohnen sich digitale Checklisten: Diese erlauben schließlich auf übersichtliche und einfache Weise, Vorgänge zu prüfen und protokollarisch festzuhalten. Zu den weiteren Vorzügen der leistungsstarken digitalen Checkliste gehört der strukturelle Aufbau: Digitale Checklisten erleichtern die Eingabe von Daten und ermöglichen eine schnelle Auswertung. Das spart Aufwand, Zeit und Personal. Durch den geringeren Papierverbrauch und damit zudem weit seltener erforderlichen Einsatz des Druckers lassen sich weitere Kosten einsparen.

Vielseitig und multifunktional

Mit Hilfe einer App für digitale Checklisten lassen sich die verschiedensten Anforderungen in kürzester Zeit abbilden. So stehen etwa Kontrollrundgänge und Abnahmeprotokolle unmittelbar nach deren Abschluss im Protokoll zur Verfügung.

Vorlagen lassen sich browserbasiert und unabhängig von der Plattform über das Checklisten-Management-System, das so genannte Backend, konfigurieren. Einmal installiert, entlastet die App den Unternehmer bei Überwachung, Inspektion, Analyse und Dokumentation. Und selbst wichtige Instrumente wie Qualitäts-Audits sowie branchenunabhängige und individuelle Audits lassen sich mit der Audit-App ohne Weiteres erstellen. Auch die Mitarbeiter lassen sich einzeln oder in Gruppen über separate Zugänge zuweisen, indem den Usern verschiedene Rollen zugeteilt werden, die über unterschiedliche Zugriffsbeschränkungen verfügen. Daten können offline vorgehalten und verschlüsselt auf dem Gerät gespeichert werden. Darüber hinaus sind selbstverständlich völlig individuelle Auswertungen möglich. Unternehmen, die im täglichen Business bereits mit einem SAP- respektive CRM-System unterwegs sind, können die App ebenfalls nutzen, da sich diese ohne großen Aufwand technisch anbinden lässt. Und die Daten? Diese können als CSV, XML oder PDF exportiert und andernorts abgespeichert werden, auch versehen mit digitaler Signatur.

Stets auf dem neuesten Stand

Eine App für digitale Checklisten ist firstaudit von der reinstil GmbH & Co KG. Mit der firstaudit-App für iPad und Android Tablet sowie in absehbarer Zeit auch für Windows können Unternehmen schnell umfangreiche Checklisten, Inspektionen, Kontrollrundgänge oder auch Wartungen erstellen und auf diversen mobilen Endgeräten wie Tablets oder Laptops publizieren. Der Start gestaltet sich für den Anwender denkbar einfach, auch ohne Programmierkenntnisse, mit relativ geringem Schulungsaufwand. Mit maximal einer Stunde Einarbeitungszeit durch die intuitive Benutzerführung und hilfegestützten Eingaben soll der Anwender sicher mit dem System umgehen können. Das Erstellen der Checklisten verläuft im browserbasierten Backend: Von dort aus werden die Listen in die App geladen. Die digitalen Checklisten können außerdem in hauseigene Systeme wie SAP oder Oracle übertragen werden. Die firstaudit-App speichert alle Daten auf sicherheitszertifizierten Servern in Deutschland. Kontinuierliche Back-ups der Daten sind ebenfalls Standard. Die firstaudit-App lohnt sich für Unternehmen aus Wirtschaft, Industrie und dem öffentlichen Bereich. Sie optimiert den Workflow von Unternehmen und ist zudem einfach zu bedienen und spart Papier- und Druckkosten. Das System ist sowohl als SaaS (Cloud) im Abo erhältlich, kann aber auch als Lizenzmodell auf dem Kundenserver installiert werden. Darüber hinaus kann die App jederzeit individuell an wechselnde Anforderungen angepasst werden.

https://www.firstaudit.de

Entwickler: https://www.digitalagentur-mainz.de

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