Collaboration-Lösung präzise auf den Bedarf zugeschnitten

Die Arbeitswelt verändert sich durch mobile Prozesse und örtlich verteilte Teams immer mehr, wodurch auch die kollaborativen Anforderungen in den Unternehmen beständig wachsen. Doch vielfach mangelt es noch an entsprechenden Tools, als Konsequenz nutzen die Mitarbeiter vornehmlich private Apps wie etwa Whatsapp oder Skype. Mitunter sind aber auch Collaboration-Lösungen im Einsatz, die jedoch nur unzureichend implementiert wurden oder auf eine geringe Akzeptanz bei den Usern stoßen. In allen diesen Fällen besteht die Notwendigkeit, eine einheitliche Kollaborationslösung auf Basis eines definierten Unternehmensstandards einzuführen.

"Dabei stößt man zwangsläufig schnell auf die Problematik, im Dickicht des sehr breiten Marktangebots mit teilweise recht unterschiedlichen Leistungsmerkmalen das optimal passende Tool zu finden", weiß Sebastian Faust, Senior IT Business Consultant bei Centracon, aus seiner Beratungspraxis. Denn es gelte bei der Auswahl, neben strategischen Aspekten die unternehmensindividuellen Anwendungsprofile, gewünschte Kommunikationswege, Lizenzmodelle und mehr zu berücksichtigen. Zudem sollte auch möglichst ein Tool zum Einsatz kommen, dass sich einfach einführen und betreiben lässt. Nicht zuletzt wollen aber auch die Fragen zu den Kosten und der Servicequalität beantwortet werden.

"Es muss eine möglichst hohe Abdeckung der Anforderungen gewährleistet sein, woraus sich auch gleichzeitig ableitet, dass die Tool-Strategie nicht primär als ein technisches Thema verstanden werden darf." Centracon hat deshalb eine Methode für die Tool-Evaluierung entwickelt, die zum Ziel hat, mit einem geringen Aufwand die für das individuelle Unternehmen optimale Lösung zu finden. Hierfür werden gemeinsam mit Vertretern der betroffenen Fachbereiche des Unternehmens Workshops durchgeführt, um unter Nutzung des Persona-Modells die spezifischen Wünsche und Einsatzbedingungen zu Social Collaboration zu ermitteln.

In diesem Rahmen wird im Falle eines bereits bestehenden Tools auch die Kundensituation analysiert, warum die vorhandene Lösung nicht zu den gewünschten Ergebnissen geführt hat. Dies kann bei Sharepoint-Nutzern möglicherweise zu der Frage führen, ob eine kombinierte Nutzung mit Microsoft Teams zu einer spürbaren Optimierung führen könnte. Aber auch andere Betrachtungen wie beispielsweise, ob die Use Cases der Anwender möglicherweise im Leistungsspektrum von Skype for Business liegen oder unter welchen Voraussetzungen der Einsatz von Yammer Sinn machen würde, tragen zur Ermittlung des Anforderungsprofils bei. "Wir holen also den Kunden in seinem aktuellen Status ab und erarbeiten mit ihm, wie er die Unternehmenskollaboration aufbauen bzw. erfolgreicher gestalten kann."

Die konkrete Evaluierung erfolgt dann anhand einer Produktdatenbank, die auf einer umfassenden und ständig erweiterten Analyse der wichtigsten Collaboration Tools beruht. Sie beinhaltet außerdem umfangreiche Best Practice-Erfahrungen von Centracon und aktuelle Markttrends. Dadurch kann eine Vorauswahl entsprechend der spezifischen Unternehmensbedürfnisse relativ aufwandsschonend realisiert und mit konkreten Handlungsempfehlungen substanziell untermauert werden. "Es entsteht dadurch ein klares Bild für eine Entscheidungsgrundlage, welches Tool bzw. welche Kombination von Tools den höchsten Abdeckungsgrad aufweisen", erläutert Faust den Nutzen.

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