LRQA Auditor Harald Baumhoff beantwortet Fragen rund um die neuen Normen und gibt wertvolle Tipps für die Praxis

Frage: Guten Tag Herr Baumhoff, die neuen Normen der ISO 9001:2015 und 14001:2015 sind jetzt seit Ende 2015 veröffentlicht. Die Inhalte sind weitgehend bekannt. Allerdings gibt es eine große Zahl von Unternehmen, die geplant haben sich zertifizieren zu lassen, aber noch nicht mit den Vorbereitungen begonnen haben. Wir sitzen hier heute zusammen, um die Erfahrungen zu besprechen, die Unternehmen in der Praxis mit den neuen Normen haben. Wir möchten damit die Unternehmen unterstützen, die noch nicht mit den Vorbereitungen begonnen haben.
Was wäre der wichtigste Ratschlag, den Sie den Unternehmen, basierend auf Ihren Erfahrungen, geben können?
HB: Der wichtigste Faktor bei der Neuzertifizierung nach den neuen Normen ist eindeutig der Zeitfaktor. Wie bekannt, müssen die Unternehmen bis zum 14. September 2018, nach den neuen Normen zertifiziert sein, wenn Sie ihre Zertifizierung nicht verlieren wollen. Das bedeutet in der Praxis - angenommen den Fall es kommt zu einer Abweichung - dass man den Zeitraum um mindestens weitere 4-6 Wochen reduzieren muss. Realistisch ist dann nicht mehr Mitte September, sondern Mitte Juli als letzter möglicher Zeitpunkt. Das ist etwas, das viele Unternehmen nicht so im Blick haben. Man sollte auch die Vorbereitungen nicht unterschätzen. Zwar sind die Anforderungen der neuen Normen alle erfüllbar, allerdings kann das bei dem einen oder anderen Unternehmen recht umfangreich und zeitaufwendig sein.
Frage: Sie würden also an Stelle der Unternehmen sofort mit den Vorbereitungen anfangen?
HB: Eindeutig ja.
Frage: Haben Sie weitere Ratschläge für die Unternehmen? Gibt es erste Erfahrungen, die Sie unseren Lesern ans Herz legen möchten?
HB: Nach den neuen Norm ist es nicht mehr zwingend, dass man im Unternehmen ein Qualitätshandbuch führt, ein QMB vorhanden sein muss, es gibt eingeschränkte Verfahrensanweisungen. Ich rate den Unternehmen, die ich auditiere: Wenn Sie diese Ausstattung in Ihrem Unternehmen bisher hatten, dann lassen sie es wie es ist.
Frage: Warum sollten die Unternehmen den Spielraum nicht nutzen, den die neuen Normen Ihnen einräumt?
HB: Die Verantwortlichkeit für die Einhaltung der Normenanforderungen fällt bei fehlendem QMB automatisch auf die Geschäftsführung zurück. Die Geschäftsführung wird dann zum verantwortlichen Ansprechpartner für alle Fragen des Qualitätswesens. Das lässt die neue Norm durchaus zu. Man sollte aber nicht vergessen, dass beispielsweise das Qualitätswesen in vielen Unternehmen ein außerordentlich komplexes Gebiet darstellt. Ich persönlich befürchte, dass das Qualitätswesen dann nicht mehr die Aufmerksamkeit bekommt, die notwendig ist. Ich rate daher hier konservativ zu verfahren.
Frage: Wie sollte man denn am besten starten, wenn die Zeit schon so knapp ist........
HB: Der erste Schritt sollte sein, dass sich alle Verantwortlichen zu einer konstituierenden Sitzung zusammensetzen. Es gilt erstmal eine Bestandsaufnahme aufzunehmen. Man sollte sich über den Arbeitsumfang klar werden, die Anforderungen der neuen Normen mit der betrieblichen Wirklichkeit abgleichen und dann die entsprechenden Arbeitspakete schnüren.
Frage: ....und dann kommt das grosse Erwachen?
HB: Nein, in der Regel nicht. Es gibt in den neuen Normen einige Anforderungen, die in der Vergangenheit so nicht gefordert wurden. Das ist aber für die Unternehmen oftmals gar kein Problem.
Frage: Wie meinen Sie das? Könnten Sie uns ein Beispiel geben?
HB: Der Bereich "Risiken und Chancen" ist ein Bereich, mit dem sich die Unternehmen entsprechend den neuen Normen intensiv befassen müssen. Das gab es in der Vergangenheit nicht. Aber mal im Ernst: Welche Unternehmen beschäftigten sich nicht im Rahmen ihrer Tätigkeiten mit den Risiken und Chancen, die durch das Wirtschaften entstehen können? Das ist nicht neu für die Unternehmen. Allerdings geschieht das oftmals nur in den einzelnen Bereichen wie z.B. dem Einkauf, der abwägt welche Risiken ein günstigerer Lieferant gegenüber einem teureren Lieferanten haben könnte. Das heißt, diese Risiko - und Chancenabwägung geschieht oft unstrukturiert und nicht als Ganzes. Es geht also um Strukturierung.
Frage: Welche Möglichkeiten hat das Unternehmen?
HB: Grundsätzlich kann man das in der genannten ersten Gesprächsrunde definieren. Oftmals herrscht aber in den Unternehmen Unsicherheit hinsichtlich der Frage welche Punkte alle zu berücksichtigten sind. Das ist ja auch verständlich, denn schließlich gehört eine Normenumstellung nicht zum "daily business" eines Betriebs. Ich rate dann zu einer Gap - Analyse. Diese Gap Analyse wird von einem Zertifizierungsunternehmen wie Lloyd´s Register ( LRQA )- unabhängig von der eigentlichen Zertifizierung - durchgeführt und zeigt in aller Klarheit welche Punkte, wie zu berücksichtigen sind und welcher Aufwand zu erwarten ist. Dann hat man eine Grundlage und kann sofort ohne Verzögerungen und Unsicherheiten starten. Das spart Zeit und in der Regel auch Aufwand. Ausserdem können Trainings sehr hilfreich sein, die als vorbereitende Maßnahme sehr gute Dienste leisten können. Eine Mannschaft, die trainiert ist, stellt eine ganz andere Ausgangsbasis dar. Hier sollte man wirklich abwägen, ob es nicht effizienter ist, sich Unterstützung von außen zu holen, als das Rad wieder neu zu erfinden. Aber grundsätzlich gilt- beide Wege sind möglich.
Frage: Die Zertifizierung wird oft als Pflichterfüllung gesehen. Man muss sie haben. Gibt es denn für die Unternehmen Chancen, die durch die Zertifizierung neu entstehen?
HB: Grundsätzlich ist die Herangehensweise das Entscheidende. Wenn man neue Chancen durch die Zertifizierung schaffen möchte, dann ist das möglich und machbar. Die Strukturierung des Bereichs " Risiken und Chancen" schafft eine viel transparentere Organisation. Auf einmal werden Bereiche sichtbar, die vorher übersehen wurden. Jetzt wird auf einmal klar, wo die Chancen liegen und welche Risiken damit verbunden sind. Das kann man und sollte man als Unternehmen zu seinem Vorteil nutzen. Man muss es nur wollen. Auch der Bereich "interessierte Kreise" zeigt auf, das ein Betrieb in einem weitaus komplexeren Umfeld tätig ist, als nur die unmittelbar angrenzende Nachbarschaft. Auch hier kann man ganz neue Ansatzpunkte schaffen.

Frage: Das ist ein sehr interessanter Punkt, den Sie da nennen und sicherlich so nicht jedem Unternehmen bewusst. Gibt es Ihrer Ansicht weitere Punkte, die bei den Unternehmen stärker ins Bewusstsein gerückt werden sollten?
HB: Ein anderes Beispiel ist, das die neuen Normen von "Risiken und Chancen" und "interessierten Kreisen" sprechen, aber genau diese nicht genau definieren. Das heißt, das jeder Betrieb sich genau überlegen sollte, was genau unter diesen Begriffen im eigenen Betrieb zu verstehen ist. Auch die Bewertung ist individuell.
Jedes Unternehmen ist anders und es gibt auch keine Standardfragen und Standardantworten. Deswegen ist das Arbeiten mit Standardlisten, die man einfach abhakt, alles andere als sinnvoll. Man nimmt sich mit dieser Vorgehensweise die Chancen, die die neuen Normen anbieten. Eigenverantwortlichkeit ist hier das Stichwort.
Frage: Anderer Punkt?
HB: Ja, der sogenannte Kontext der Organisation. Ein ganz neuer Ansatz den die Normen hier bieten. Der Kontext der Organisation definiert das Innen - und Außenverhältnis der Organisation. Ein ganz wichtiger Punkt. Hier geht es um ethische und moralische Grundlagen des Wirtschaftens. Denken Sie einmal an kritische Fragen wie: Welche Standards werden im Unternehmen gelebt? Gibt es soziale Ziele? Werden Umweltschutz und Nachhaltigkeit gelebt? Kinderarbeit, Waffenproduktion, Gentechnik und und und ....? Diese Fragen haben eine ganz andere Bedeutung als früher. Denken Sie einmal an den Nachwuchs. Heute werden von qualifizierten Bewerbern neben dem Gehalt auch viel weitergehende Überlegungen zur Sinnhaftigkeit und sozialen/ökologischen angestellt. Das Gleiche gilt für die Kaufentscheidungen der Abnehmer. Hier ist der Kontext der Organisation ein wichtiges Entscheidungskriterium geworden.
Frage: Wir danken Ihnen für das Gespräch.
Zur Person: Harald Baumhoff
ist seit 2003 für LRQA tätig und ist
leitender Auditor für die Bereiche
Qualität, Umwelt, Arbeitsschutz und
Energie.

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