Anwendertest: AIS-Telematik modernisiert die Arbeitsabläufe beim Baustoffhändler Siebels

Norden, 07.08.2017 (pkl).

Als man sich bei der Siebels GmbH & Co. KG in der ostfriesischen Stadt Norden entschied, ein Telematik-System im Unternehmen einzuführen, war der erste Anlaufpunkt die GWS GmbH. Deren Warenwirtschaftssystem "gevis" wird bei Siebels schon jahrelang zur vollen Zufriedenheit genutzt und sollte somit auch bei der Einführung eines übergreifenden Telematik-Systems beibehalten werden. Kurzerhand fragte man daher genau dort nach, ob man einen Anbieter empfehlen könne. Und die Antwort erfolgte prompt.


Der Ansprechpartner bei der GWS GmbH erzählte, dass sie einen Partner haben, mit dem sie schon länger erfolgreich zusammenarbeiten. Dieser Partner war die AIS GmbH aus Ulm. "Wir erfuhren, dass aufgrund dieser Partnerschaft auch schon alle Schnittstellen zwischen den jeweiligen Systemen bestanden und damit kam das Ganze auch schon ins Rollen", berichtet Bernd Auts, Prokurist der Siebels GmbH & Co. KG und Leiter der Abteilung Lager und Logistik. Daraufhin sollte sich zuerst der EDV-Leiter bei Siebels die AIS-Telematik anschauen: "Er war begeistert. Das System passte und konnte alles, was wir brauchen. Sogar mehr als wir eigentlich erwartet haben", erzählt Auts. Es folgte eine kostenlose, einmonatige Testphase in zwei der genutzten Lkw und bereits kurz darauf die endgültige Entscheidung für AIS.


Die Erwartungen bei Siebels

Bei Siebels hatte man verschiedene Anforderungen, welche die neue Lösung erfüllen sollte. So wurde mit dem Auftragsmanagement auch eine Tourenplanung benötigt. Zudem erzählt Bernd Auts im Interview: "Unsere Lkw fahren nicht nur eine Tour, sondern fünf, sechs Touren pro Tag - und das alles auch sehr kurzfristig." Daher sollte das System auch einen Ankunftsmonitor bieten. Selbstredend musste auch eine reibungslose Anbindung an das Warenwirtschaftssystem gevis erfolgen können. Das alles konnten die Ulmer Telematik-Spezialisten bei der AIS GmbH bieten - und noch mehr, wie Auts berichtet.


Saubere Auftragsabwicklung

Angesprochen auf das genutzte System der AIS GmbH, fällt Bernd Auts im Interview zuerst ein, dass die neue Auftragsabwicklung wesentlich präziser ist. "Wenn man ein elektronisches System hat, welches Felder vorgibt, dann erfordert das natürlich auch ein saubereres Arbeiten von den Verkäufern, was wir vorher in dem Umfang nicht hatten. Wir haben dadurch jetzt eine deutliche Qualitätsverbesserung", so Auts. Damit spielt er auf den Ursprung eines Auftrags im Warenwirtschaftssystem an. Hier müssen die Verkäufer die Felder digital ausfüllen, da die AIS-Telematik mit Filtern darauf aufbaut. Zuvor gingen die Aufträge noch per Dokument an die Disposition. Zwar gab es auch dort spezielle Textfelder beispielsweise für den gewünschten Liefertermin, jedoch wurden sie teilweise nicht genutzt oder die Termine wurden einfach woanders auf dem Dokument notiert. Mit Einzug der AIS-Telematik wird hier nun genauer gearbeitet. Ebenfalls präziser wurde auch die Abwicklung seitens der Fahrer, die Aufträge annehmen, navigiert werden und den Abschluss dokumentieren. Hier gibt es jetzt auch die Möglichkeit, den Auftrag mit Bildern zu dokumentieren. Die Telematik von AIS dient bei Siebels als eine Art "Fühler" für das Warenwirtschaftssystem. Beide Lösungen agieren so miteinander, dass der Verkäufer im Warenwirtschaftssystem nicht nur den Auftrag erstellt, sondern auch Rückmeldungen während der Abwicklung direkt wieder in einem extra programmierten Feld in sein System zurückgespielt bekommt. Er weiß somit auch im Warenwirtschaftssystem jederzeit, welchen Stand der Auftrag hat. "Das ist insbesondere bei Kundenrückfragen sehr hilfreich", findet Auts.



Tester: Siebels GmbH & Co. KG
Interviewpartner: Bernd Auts, Prokurist und Leiter der Abteilung Lager und Logistik
Kerngeschäft: Baustoffhandel
Fuhrpark: 11 Fahrzeuge / 80 Mitarbeiter
Wirkungskreis: 25 km Umkreis um Norden (Niedersachsen)
Anforderungsprofil des Anwenders: Neben dem digitalen Auftragsmanagement, der Tourenplanung und einem Ankunftsmonitor war besonders eine problemlose Anbindung an das bestehende Warenwirtschaftssystem vom Anwender gefordert.



Behutsame Einführung

Die Tourenplanung erfolgt mit der Telematik von AIS übrigens automatisch, kann jedoch je nach Bedarf auch feinjustiert werden, indem eigene Wegpunkte in die Route gesetzt werden - beispielsweise bei ganz neuen Straßen, die im Kartenmaterial noch nicht berücksichtigt sind. Das System kann noch deutlich mehr, wird laut Bernd Auts aber noch nicht vollumfänglich genutzt.

So wird bereits eine Funktion geboten, bei der der Fahrer die Kranhubmengen im System eintragen kann, welche ebenfalls direkt in das Warenwirtschaftssystem einfließen und abgeglichen werden können. "Wir wollen unsere Fahrer aber auch nicht überfordern, sondern langsam an das System heranführen. Das Grundgerüst des Systems steht und funktioniert genau nach unseren Anforderungen. Mit den weiteren Möglichkeiten lassen wir uns Zeit", berichtet der Prokurist.


Weiterentwicklung im laufenden Betrieb

Man habe auch im Laufe der Zeit stets neue Sonderwünsche geäußert, erklärt Auts. An einiges habe man anfangs selbst gar nicht gedacht. So hat man verschiedene Auftragstypen im Unternehmen: "Wir haben nicht nur die normale Auslieferung vom Lager, sondern auch Umlagerungen [Die Siebels GmbH & Co KG hat zwei Standorte in Ostfriesland, Anm. d. Red.] oder Abholung vom Werk direkt zum Kunden." Diese verschiedenen Auftragstypen wurden von AIS dann im laufenden Betrieb in das System eingepflegt. Hierzu wurden auch Telefonkonferenzen zwischen den Beteiligten durchgeführt, bei denen alle Einzelheiten besprochen wurden. Gänzlich reibungslos verlief die Zusammenarbeit aber auch nicht immer. So nahm Bernd Auts davon Notiz, wenn Daten während der Entwicklung nicht korrekt zwischen dem Warenwirtschaftssystem und der AIS-Telematik übertragen wurden und beide Parteien klären mussten, auf welcher Seite der Fehler bestand. Bewältigt wurde jedoch jede Herausforderung: "Die arbeiten ja auch schon seit Jahren zusammen. Das hat viel ausgemacht, dass die beiden Unternehmen sich so gut kennen", so Auts.


Schnelle Reaktionszeiten beim Support

Wenn bei Siebels ein Fehler bemerkt wurde oder Änderungen gewünscht wurden, was besonders in den Anfangszeiten bei fast allen IT-Projekten der Fall ist, wandte er sich über ein Ticket-System an die AIS. "Daran musste man sich erstmal gewöhnen", kommentiert Bernd Auts diese für Ihn anfangs ungewohnte Situation. Jedoch stellte er auch fest, dass die Bearbeitung dieser Tickets sehr schnell erfolgte. "Innerhalb einer Stunde hatte man eigentlich immer eine Rückmeldung - je nach Dringlichkeit auch schneller. Wenn man sich erstmal daran gewöhnt hat, dann ist das eine tolle Sache, weil man auch immer alles schriftlich dokumentiert hat und nachvollziehen kann."


Einer für alle, alle für einen

Beim Stichwort Änderungswünsche bemerkte Bernd Auts zudem eine für ihn interessante Eigenschaft bei AIS. "Wenn wir einen Sonderwunsch äußerten, prüfte AIS immer auch, ob das eine Sonderlösung nur für uns ist oder ob vielleicht alle Kunden von AIS das gebrauchen könnten. Und in den meisten Fällen programmieren die das dann für alle und im nächsten Software-Update erhalten die dann auch die neuen Funktionen."



Fazit

"Wir sind genau da, wo wir hinwollten und haben alles, was wir brauchen", lobt Bernd Auts. Auch für die Zusammenarbeit zwischen der GWS als Anbieter des Warenwirtschaftssystems und AIS als Telematik-Anbieter findet der Siebels-Prokurist nur gute Worte: "Die wissen genau, wovon sie sprechen und was zu tun ist, damit auch neue Module funktionieren."