25 Tonnen Papier: Dokumenten-Management (DMS) auf dem Smartphone mit der ArchivistaBox

Apps für Business-Prozesse sind mittlerweile allgegenwärtig. Sie bieten von überall her Zugriff auf Firmendaten. Die ArchivistaBox auf dem Smartphone geht einen Schritt weiter, denn das neue Produkt beinhaltet ein komplettes Dokumenten-Management-System (DMS) vollumfänglich auf dem Smartphone. Damit ist ein Zugriff auf Dokumente jederzeit - auch komplett unabhängig von einer Verbindung ins Netz - gewährleistet.

Dies bietet viele Vorteile. Durch die äusserst robuste Ausführung (IP68-Zertifizierung) kann die ArchivistaBox-Smartphone selbst da zum Einsatz kommen, wo andere elektronsiche Geräte den Dienst versagen. Sei dies auf einer Baustelle, im harten Outdoor-Einsatz oder bei Transporteuren unterwegs. Kurz überall dort, wo es darum geht, netzunabhängig und unter harten Bedingungen Dokumente zu managen.

Das Smartphone-DMS läuft in der staubigen Industriehalle genauso wie es dem Management im Flugmodus Zugriff auf alle Arten von Dokumenten gibt. Selbstverständlich ist die ArchivistaBox-Smartphone aber auch ein ganz normales Smartphone mit Android-Kompatibilität. Als Betriebssystem kommt das quelloffene LineageOS zum Einsatz. Als Highend-Gerät seiner Klasse verfügt das Gerät über drei Kameras (inkl. Weitwinkel-Objektiv) und ein 5.7-Zoll-Display mit 2880x1440 Pixeln.

Fotos und Dokumente können mit der Kamera ins DMS erfasst werden, doch wird niemand 25 Tonnen Papier mit der Kamera ablichten wollen. Darum können zum speditiven Erfassen Dokumenten-Scanner direkt an die ArchivistaBox-Smartphone angeschlossen werden. So lassen sich pro Minute bis zu 200 Seiten scannen. Egal ob mit Kamera oder Dokumenten-Scanner, die anschliessende Texterkennung (OCR) läuft im Hintergrund auf dem Smartphone ab, ebenso werden durchsuchbare PDF-Dokumente automatisch erstellt, ein Zugriff ins Internet findet dabei nicht statt.

Die ArchivistaBox-Smartphone startet bei einem Preis ab 600 Franken und kann 20 GB an Daten (reicht für ca. 400'000 Seiten) verwalten. Eine Erweiterung auf Archive mit bis zu 250 GB Datem auf dem Smartphone ist möglich. Dies entspricht einem Archiv von mehreren Millionen Seiten. In Papierordner umgerechnet sind dies 10'000 Ordner, was eine Papierlänge von 1'000 Metern und ein Papiergewicht von 25 Tonnen ergäbe.

Demgegenüber wiegt die ArchivistaBox-Smartphone 163 Gramm und ist somit bis zu 15,3 Millionen mal leichter als die Papiervariante. Bestellt werden kann die ArchivistaBox-Smartphone direkt unter https://azurgo.ch/smartdms und unter http://archivista.ch/cms/smart gibt es weitere Informationen zum neuen Produkt.

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