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Auslaufmodell Arbeitszeugnis? Nicht mit KI im Erstellungsprozess

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Ein Kommentar von Ulrich Jänicke, CEO Aconso



Die Aussagekraft von Arbeitszeugnissen sinkt seit Jahren. Studien zeigen, dass Arbeitgeber Mitarbeiter heute deutlich besser bewerten als noch in den 90er Jahren. Der Grund: Angst vor kostspieligen Klagen. Denn Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, Mitarbeiter wahrheitsgetreu aber gleichzeitig wohlwollend zu bewerten. So kommt es häufig zu uneinheitlichen und doppeldeutigen Formulierungen, die viel Interpretationsspielraum lassen.

 

Zudem wechseln Arbeitnehmer den Arbeitsplatz heute viel häufiger als noch vor wenigen Jahren – den „Job fürs Leben“ gibt es kaum mehr. Für Personalabteilungen bedeutet das natürlich, dass sie heute im Schnitt mehr Zeugnisse erstellen müssen. Dadurch steigt die Arbeitsbelastung – und mit ihr die Fehlerquote. Insbesondere, da die Mehrzahl der Personalabteilungen Zeugnisse noch immer mittels klassischen Textverarbeitungsprogrammen erstellt. Rechtlich falsche Formulierungen, Stil- und Rechtschreibfehler oder gar das Fehlen von wichtigen Bewertungskriterien sind so oft vorprogrammiert – trotz der Angst vor Klagen.

 

Arbeitgeber müssen ihre Fürsorgepflicht erfüllen
Es ist ein Teufelskreis: Steigende Fehlerquoten und zu positive Formulierungen verringern Aussagekraft und Ansehen von Arbeitszeugnissen und dies führt wiederum zu weniger Sorgfalt im Erstellungsprozess. Und die Reaktionen lassen nicht auf sich warten: Im vergangenen Jahr forderten Wissenschaftler der FH Jena bereits, das Arbeitszeugnis ganz abzuschaffen. Es sei zu einem „relativ sinnfreien Ritual“ geworden.

 

Fakt ist jedoch, dass jeder deutsche Arbeitnehmer einen gesetzlich geregelten Anspruch auf ein Arbeitszeugnis hat. Es muss mindestens Angaben zu Dauer und Art der Tätigkeit enthalten und ist damit per Gesetz Bestandteil der allgemeinen Fürsorgepflicht des Arbeitgebers.

 

Arbeitszeugnisse sind aus wirtschaftlicher Sicht unrentabel
Doch Hand aufs Herz: Für Arbeitgeber ist die Erstellung eines Arbeitszeugnisses meist leidige Verpflichtung. Schließlich verlässt der Mitarbeiter das Unternehmen und wechselt im ungünstigsten Fall sogar zur Konkurrenz. Aus wirtschaftlicher Sicht sollten Unternehmen den Aufwand für die Erstellung eines Arbeitszeugnisses also so gering wie möglich halten.

 

Davon sind viele Personalabteilungen jedoch noch weit entfernt: Eine deutsche HR-Abteilung schreibt im Monat durchschnittlich 38 Zeugnisse. Pro Zeugnis ist ein Personaler bis zu drei Stunden beschäftigt. Skaliert auf ein Jahr sind dies ganze 171 Arbeitstage – unglaublich, wenn man bedenkt, wie diese Kapazitäten gewinnbringend in andere Aufgabenbereiche investiert werden könnten.

 

Intelligente Systeme werden Arbeitszeugnisse künftig komplett automatisiert erstellen
Abhilfe kann eine clevere Software schaffen. Mit ihr ist die verantwortliche Führungskraft in der Lage, den Mitarbeiter mit nur wenigen Klicks zu bewerten. Das Tool übersetzt die Beurteilung mithilfe vorgegebener Textbausteine dann sekundenschnell in Fließtext und passt diesen zudem entsprechend an, um einen natürlichen Lesefluss zu garantieren. Die Stammdaten wie Name und Geburtsdatum werden automatisiert über eine Schnittstelle mit dem vorhandenen HCM-System in das Dokument eingefügt. So entsteht innerhalb kürzester Zeit ein rechts- und revisionssicheres Arbeitszeugnis, das aussagekräftig ist, alle gesetzlichen Vorgaben einhält und so das Klagerisiko auf ein Minimum reduziert. Auch langwierige Abstimmungsprozesse zwischen HR- und Fachabteilung entfallen und mit einer digitalen Signatur muss das Zeugnis anschließend nicht einmal mehr ausgedruckt werden, sondern erreicht den Mitarbeiter digital.

 

Hinsichtlich der rasanten Entwicklungen im Bereich der Künstlichen Intelligenz (KI) ist auch denkbar, dass das System sogar ohne Input der Führungskraft auskommt: Indem die Lösung die im Unternehmensnetzwerk gespeicherten Mitarbeiterdaten – etwa Protokolle von Mitarbeitergesprächen – analysiert, kann es zukünftig die Bewertung komplett selbstständig übernehmen.

 

Neue Formen von Leistungsnachweisen gefordert
Der Blick in die Zukunft zeigt auch, dass das Thema Arbeitszeugnis offen für Veränderung sein muss. Denn immer mehr Menschen arbeiten auf selbstständiger Basis und haben demnach keinen gesetzlichen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Hier wird der Gesetzgeber also früher oder später nachrüsten und neue Wege gehen müssen.

 

Doch in welcher Form auch immer Leistungsnachweise für Mitarbeiter zukünftig geregelt sein werden. Ein intelligentes System, das innerhalb von Sekunden ein rechts- und revisionssicheres und nicht zuletzt aussagekräftiges Dokument erstellt und damit die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers erfüllt, ist für zukunftsorientierte Unternehmen schon heute ein Gewinn.


Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Volker Schmidt (Tel.: 089 17959 18-0), verantwortlich.

Pressemitteilungstext: 622 Wörter, 5420 Zeichen. Pressemitteilung reklamieren

Unternehmensprofil: Aconso AG

Die aconso AG bietet Softwarelösungen für die Optimierung von HR-Prozessen. Das Angebotsspektrum ist modular aufgebaut, so dass sich Kunden eine individuell passende Lösung zusammenstellen können. Der Baukasten, die sogenannte HR-Toolbox, umfasst neben der sicheren Archivierung mit der Digitalen Personalakte die Dokumentenerzeugung, das Bewerber-Management, den digitalen Postboten mit der Jedermann-Akte, einen Zeugnis-Generator und vieles mehr. Das gesamte aconso-Portfolio ist SAP-zertifiziert, so dass eine tiefe Integration in SAP ERP HCM und SuccessFactors Systeme garantiert ist.


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