Mit Rechnungen Geld sparen: Digitale Prozesse statt staubiger Akten

Oldenburg, 16.11.2018 (PresseBox) - Brief öffnen, Rechnung entfalten, abstempeln und abheften – Alltag in vielen Unternehmen, aller Digitalisierungsdebatten zum Trotz. Dass es auch anders geht, zeigte der 8. NOWIS IT-Brunch am 13. November 2018 in Oldenburg. Denn gerade in Prozessen wie dem Dokumenten-Eingang und -Ausgang steckt viel Potenzial, um Kosten zu senken und mehr Transparenz zu schaffen.

„Mehr als 70% aller Unternehmen wickeln über die Hälfte ihrer Prozesse noch papierbasiert ab!“, stellte Referent Mathias Lücht, Beratung und Vertrieb VRG GmbH, gleich zu Anfang fest. Sein Vortrag „Effiziente digitale Prozesse: So verbessern Sie den Rechnungseingangs-Workflow“ hielt für die Zuhörer viele praktische Beispiele parat. Denn gerade beim Thema Rechnungen helfen heute schon bewährte Software-Lösungen, den Workflow erheblich zu verbessern. Auch das Einlesen der Informationen hat eine Trefferquote erreicht, die es locker mit einer manuellen Eingabe aufnehmen kann. „Nebenbei“ ordnet das Programm Belege zu oder verbindet eine Rechnung mit dem dazugehörigen Angebot, je nachdem, welche Anforderung hinterlegt ist. Und weil Ende 2020 alle öffentlichen Stellen auf E-Rechnung umstellen, sind auch digitale Ausgangsrechnungen ein Thema, über das viele Unternehmen rechtzeitig nachdenken sollten, so Lücht in seinem Fazit.

Wie man über den richtigen Kanal Informationen treffsicherer und sogar kostengünstiger an den Adressaten bringt, stellte anschließend Sven Kreikenbohm von der NOWIS GmbH vor. Dabei geht es nicht allein um Postversand oder Portooptimierung. „Outputmanagement“ heißt das Stichwort, denn das Ziel liegt in der optimalen Kombination aus digitalen und analogen Wegen. Im anschließenden Praxis-Workshop war die Verbesserung der täglichen Korrespondenz am Beispiel Wohnungswirtschaft das Thema. Oliver Schenk, Senior Consultant des NOWIS-Partners Compart zeigte anhand einer effiziente Druckertreiber-Lösung auf, wie sich die klassische Prozesskette aus Erstellen, Verarbeiten, Prüfen, Drucken und Versenden optimieren lässt.

Rund um die Vorträge fachsimpelten die Teilnehmer des NOWIS IT-Brunch noch lange engagiert darüber, ob auch in ihren Unternehmen digitale Lösungen denkbar oder sogar schon umgesetzt sind, und nahmen viele Anregungen für den Abbau von Aktenbergen mit nach Hause.

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