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Dokumentenmanagement Software PaperOffice und NAS von Synology – ein tolles Team

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Network Attached Storage (NAS) ist die englische Bezeichnung für Dateispeicher, die an ein Netzwerk angeschlossen sind. Wenn in einem Unternehmen verschiedene Mitarbeiter auf die jeweils selben Daten zugreifen müssen, stellt der NAS die sicherste und schnellste Lösung dar. Dokumentmanagement System PaperOffice Team macht es möglich, alle Datenbanken auf NAS-Laufwerken zu speichern, etwa den Geräten von Synology.



Für die Cloud, die Datenwolke, bieten das Internet verschiedene Anbieter, doch besitzen alle diese Lösungen einen Haken. Die Verwaltung der mitunter sensiblen Dokumente muss in fremde Hände gelegt werden. Auch wenn die jeweiligen Verwalter fraglos viel für die Sicherheit der ihnen anvertrauten Daten tun, so stehen dem immer wieder Fälle von öffentlich bekannt gewordenem Datenklau gegenüber. Wie groß die Dunkelziffer ist, lässt sich nur erahnen.

Die Nutzung von NAS schließt derartige Vorfälle aus und die Datenspeicher bieten den zusätzlichen Vorteil, das sie im internen Netzwerk immer zur Verfügung stehen. Der eventuelle Ausfall des World wide Web tangiert Nutzer von PaperOffice mit NAS nur peripher.

 

Wie funktioniert das Dokumentenmanagement System PaperOffice mit NAS?

Alles fängt damit an, dass ein Dokument in das PaperOffice DMS abgespeichert wird. Dabei ist es egal, ob es sich um einen Ordner von einer Festplatte handelt, der bisher unter einem Betriebssystem erreichbar war, oder um eine frisch eingescannte Unterlage aus einem analogen Dokument, das digitalisiert wurde.

Zunächst werden die Daten, gleich welchen Formats, in einer mySQL Datenbank aufgenommen. Unter dem Begriff „mySQL“ ist das weltweit am meisten genutzte Datenbankverwaltungssystem zu verstehen. Es läuft unter verschiedenen Betriebssystemen. Während des Speichervorgangs werden die Daten direkt mit einer AES-1024bit Verschlüsselung versehen.

Dabei wird kein Windows-Dateiverzeichnis angelegt, wenn es sich um ein Microsoft-Betriebssystem handelt, unter dem PaperOffice läuft. Der Vorteil des fehlenden Windows-Dateiverzeichnis liegt in der zusätzlichen Sicherheit. Selbst wenn es eine Spionage-Software auf einen der Rechner innerhalb des Netzwerkes schafft, so scheitert sie spätestens am versuchten Zugriff auf PaperOffice, wobei das Windows-Dateiverzeichnis auch keine Geheimnisse preisgeben kann, da es für die in PaperOffice gespeicherten Dokumente kein Verzeichnis gibt. Dieser kleine Ausflug in das Thema Sicherheit musste sein, um zu verdeutlichen, welche weiteren Vorteile das Dokumentenmanagement System PaperOffice und NAS gegenüber internetbasierten Clouds mit sich bringen.

 

Das NAS-Intranet mit PaperOffice DMS

Um ein NAS von Synology mit PaperOffice zu verbinden, werden zunächst zwei Datenbanksysteme benötigt. Einmal eine mySQL-Datenbank, die im Installationspaket von „phpMyAdmin“ enthalten ist und einmal die Datenbank „Mariadb 10“, die zum Softwarepaket des NAS gehört. Nun muss eine mySQL-Datenbank angelegt werden, die den Zugriff auf die internen Datenbanken von PaperOffice ermöglicht. Im zweiten Schritt müssen die Berechtigungen für die Datenbank MariaDB 10 auf dem NAS eingerichtet werden.

PaperOffice unterstützt Neukunden bei der Einrichtung der Datenbanken mit einem leicht zu verstehenden Video, das es auch Laien ermöglicht, das beste Datenverwaltungssystem der Welt zu nutzen.

Ist alles eingerichtet, kann es auch schon losgehen mit der sicheren Datenspeicherung auf dem NAS-Server. Natürlich kann der Zugriff mit unterschiedlichen Hierchachien eingerichtet werden. Angefangen beim Administrator mit einem Master-Passwort bis hin zu verschiedenen darunter liegenden Levels. So können etwa den Mitarbeitern einer Projektgruppe gezielt die notwendigen Daten zur Verfügung gestellt werden. Die Mitglieder dieser Gruppe können in diesem Bereich Daten und Dokumente bearbeiten und auch weitere hinzufügen. Die bequeme Datenbankumgebung von Mariadb 10 erlaubt es, dass während der Bearbeitung von Daten diese von anderen Nutzern betrachtet werden können.

 

Das Dokumentmanagement System PaperOffice und NAS von Synology sind nicht nur ein tolles, sondern auch ein starkes Team.

 

Mit PaperOffice 2019 geht es immer weiter, ohne kostenspielige Zeitverzögerung.

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Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Ulrike Schneider (Tel.: 069 3487662 65), verantwortlich.


Keywords: synology, dms, dokumentmanagement system, nas, digitale ablage

Pressemitteilungstext: 564 Wörter, 4881 Zeichen. Pressemitteilung reklamieren

Unternehmensprofil: PaperOffice Europe

PaperOffice ist die innovative Dokumentenmanagement (DMS) Lösung für das papierlose Büro.

Dank der weltbesten PaperOffice OCR-Texterkennung, Live-Stichwortsuche und SQL basierter revisionssicherer Datenspeicherung finden Sie garantiert jedes Dokument auch nach Inhalt in Sekundenschnelle und kinderleicht.

Digitalisierung von Papierdokumenten, revisionssichere E-Mail-Archivierung, zusätzlich erweiterte Suche und Dokumentenverwaltung – alles in PaperOffice integriert und ermöglicht somit die perfekte Umstellung auf ein papierloses Büro.

PaperOffice erlaubt die Aufnahme von Dokumenten auf unterschiedlichste Weisen. Bereits vorhandene elektronische Dateien werden via Drag & Drop aus dem Dateisystem, durch Massenimport von einzelnen Dateien oder durch einen Import der Windows Ordnerstruktur in PaperOffice integriert.

Aber auch Papier-Dokumente aus Ihren Akten können Dank dem integrierten ScanConnect leicht in PaperOffice digitalisiert und in das System aufgenommen werden. Im Anschluss können diese bearbeitet, gespeichert, optimiert und mit individuellen Notizen oder Aufgaben versehen werden. Setzen Sie somit PaperOffice für die perfekte Optimierung Ihres Zeitmanagements ein.

Damit erfüllt PaperOffice auch die Bedürfnisse von Unternehmern, die Ihr wichtigstes Unternehmenskapital – ihre Informationen – nicht in die Hände Dritter legen möchten.


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