Papierloses Büro PaperOffice

Dazu besaß jedes sumerische Handelshaus, aber auch die damaligen Behörden Dokumentenarchive, in denen die Tontafeln gelagert wurden. Es gab sogar Aufbewahrungsfristen. Nach deren Ablauf wurden die Tontafeln im Hausbau verwendet. Übrigens war die verwendete Keilschrift keineswegs ein steinzeitliches Format. Während heute unzählige Formate zur Verfügung stehen oder besser für Verwirrung sorgen, wurde die Keilschrift einheitlich 2000 Jahre lang genutzt. Ob in weiteren 2000 Jahren die Archäologen der Zukunft über uns schriftliches ausgraben können, ist mehr als fraglich und sollte es ein Datenträger schaffen, bis dahin mit intakten Daten zu überleben, wird wohl kein passendes Lesegerät zur Verfügung stehen.

Doch das eine ist lange zurückliegende Vergangenheit, das andere Zukunftsmusik. Im hier und heute gibt es nach wie vor Dokumentenarchive. Bis etwa zum Anfang des 21. Jahrhundert überwiegend in Papierform und jetzt immer mehr digitalisiert. Auch wenn uns das Computerzeitalter eben das Problem mit der Formatvielfalt lieferte, es lieferte uns auch Lösungen, um aus einem digitalen Archiv eine Anwendung zu kreieren, die weit mehr kann, als Ordner in Schränken verstauben zu lassen.

DMS – Dokumentenmanagementsoftware

Auch im PC, in digitalisierter Form, können Dokumente recht nutzlos sein und nur darauf warten, das die Frist, bis sie wirklich nicht mehr benötigt werden, abgelaufen ist und sie gelöscht werden. Sie können aber auch über eine DMS wie PaperOffice dem digitalen Archiv zugeordnet werden und dann ist es vorbei mit der Nutzlosigkeit.

PaperOffice macht aus Dokumenten, aber auch aus jedem anderen Content Informationsquellen. Zunächst werden analoge wie ebenso digitale Inhalte über eine OCR-Volltextkennung eingelesen und bestimmte Stichworte des jeweiligen Textes in ein Schlagwortverzeichnis aufgenommen. Damit dies auch automatisch funktioniert und nicht bei jedem Dokument ein Mitarbeiter prüfen muss, wo und wie die Archivierung stattzufinden hat, gibt es die Paperoffice Intelligente Ablage, kurz PIA genannt. PIA ist eine echte KI, deren Algorithmen in der Lage sind, immer wieder vorkommende Strukturen eines Dokuments zu erkennen und so dem richtigen Platz im Archiv zuzuordnen. PIA erkennt Namen, Adressen, Telefonnummern, aber auch Logos oder Barcodes. Das bedeutet, das etwa bei der Digitalisierung analoger Archive, die noch zu Tausenden in Firmenkellern schlummern, weit weniger manpower benötigt wird, denn PIA ist ja da. Was PIA wirklich drauf hat, zeigt das Video:

Der Funktionsumfang von PaperOffice übersteigt das, was von einer DMS eigentlich erwartet wird. PaperOffice generiert aus bestehenden Unterlagen Formulare und Vordrucke und erleichtert über das Workflowmanagement die interne wie externe Projektarbeit. Daniel Schönland, CEO und Gründer von PaperOffice, hat in nun über 17-jähriger Entwicklungsarbeit zusammen mit seinem 45-köpfigen Team eine Dokumentenverwaltung geschaffen, die mit dem Kürzel DMS im Grunde ihr Licht unter den Scheffel stellt. Es ist weit eher ein Enterprise Content Management System (ECMS).

Eine höherwertige Software, die zugleich von der Fachpresse regelmäßig zum Preis-Leistungs-Sieger erklärt wird. 

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