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Papierloses Büro PaperOffice

Das Ziel übererfüllt

Schon in den ersten Hochkulturen der Menschheitsgeschichte, die über eine Schriftsprache verfügten, gab es Dokumentenarchive. So etwa bei den Sumerern, ein Volk, das im Zweistromland zwischen dem heutige Bagdad und dem persischen Golf siedelte. Sie hatten sich schon vor 5000 Jahren von einer Agrar-Gesellschaft zu einer Handel treibenden Gemeinschaft entwickelt. Archäologen fanden bei Ausgrabungen zahlreiche Tontafeln mit Keilschriften, die nicht etwa schöne Gedichte ferner Zeiten enthielten, sondern ganz nüchtern Rechnungen, Frachtaufstellungen oder Geschäftskorrespondenz.

Dazu besaß jedes sumerische Handelshaus, aber auch die damaligen Behörden Dokumentenarchive, in denen die Tontafeln gelagert wurden. Es gab sogar Aufbewahrungsfristen. Nach deren Ablauf wurden die Tontafeln im Hausbau verwendet. Übrigens war die verwendete Keilschrift keineswegs ein steinzeitliches Format. Während heute unzählige Formate zur Verfügung stehen oder besser für Verwirrung sorgen, wurde die Keilschrift einheitlich 2000 Jahre lang genutzt. Ob in weiteren 2000 Jahren die Archäologen der Zukunft über uns schriftliches ausgraben können, ist mehr als fraglich und sollte es ein Datenträger schaffen, bis dahin mit intakten Daten zu überleben, wird wohl kein passendes Lesegerät zur Verfügung stehen.

Doch das eine ist lange zurückliegende Vergangenheit, das andere Zukunftsmusik. Im hier und heute gibt es nach wie vor Dokumentenarchive. Bis etwa zum Anfang des 21. Jahrhundert überwiegend in Papierform und jetzt immer mehr digitalisiert. Auch wenn uns das Computerzeitalter eben das Problem mit der Formatvielfalt lieferte, es lieferte uns auch Lösungen, um aus einem digitalen Archiv eine Anwendung zu kreieren, die weit mehr kann, als Ordner in Schränken verstauben zu lassen.

 

DMS – Dokumentenmanagementsoftware

Auch im PC, in digitalisierter Form, können Dokumente recht nutzlos sein und nur darauf warten, das die Frist, bis sie wirklich nicht mehr benötigt werden, abgelaufen ist und sie gelöscht werden. Sie können aber auch über eine DMS wie PaperOffice dem digitalen Archiv zugeordnet werden und dann ist es vorbei mit der Nutzlosigkeit.

 

 

PaperOffice macht aus Dokumenten, aber auch aus jedem anderen Content Informationsquellen. Zunächst werden analoge wie ebenso digitale Inhalte über eine OCR-Volltextkennung eingelesen und bestimmte Stichworte des jeweiligen Textes in ein Schlagwortverzeichnis aufgenommen. Damit dies auch automatisch funktioniert und nicht bei jedem Dokument ein Mitarbeiter prüfen muss, wo und wie die Archivierung stattzufinden hat, gibt es die Paperoffice Intelligente Ablage, kurz PIA genannt. PIA ist eine echte KI, deren Algorithmen in der Lage sind, immer wieder vorkommende Strukturen eines Dokuments zu erkennen und so dem richtigen Platz im Archiv zuzuordnen. PIA erkennt Namen, Adressen, Telefonnummern, aber auch Logos oder Barcodes. Das bedeutet, das etwa bei der Digitalisierung analoger Archive, die noch zu Tausenden in Firmenkellern schlummern, weit weniger manpower benötigt wird, denn PIA ist ja da. Was PIA wirklich drauf hat, zeigt das Video:

 

 

Der Funktionsumfang von PaperOffice übersteigt das, was von einer DMS eigentlich erwartet wird. PaperOffice generiert aus bestehenden Unterlagen Formulare und Vordrucke und erleichtert über das Workflowmanagement die interne wie externe Projektarbeit. Daniel Schönland, CEO und Gründer von PaperOffice, hat in nun über 17-jähriger Entwicklungsarbeit zusammen mit seinem 45-köpfigen Team eine Dokumentenverwaltung geschaffen, die mit dem Kürzel DMS im Grunde ihr Licht unter den Scheffel stellt. Es ist weit eher ein Enterprise Content Management System (ECMS).

Eine höherwertige Software, die zugleich von der Fachpresse regelmäßig zum Preis-Leistungs-Sieger erklärt wird. 

 

Mit PaperOffice 2019 geht es immer weiter, ohne kostenspielige Zeitverzögerung.

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31. Jul 2019

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Hinweis

Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Ulrike Schneider (Tel.: 069 3487662 65), verantwortlich.

Pressemitteilungstext: 526 Wörter, 4525 Zeichen. Pressemitteilung reklamieren

Keywords: papierlose büro, papierloses büro, Dokumentenverwaltung, Digitalisierung, PaperOffice, GoBD, Dateisystem, OCR Texterkennung, E-Mail Archivierung, Papier Dokumente, DMS, Dokumentmanagement, Akten, ECM

PaperOffice ist die innovative Dokumentenmanagement (DMS) Lösung für das papierlose Büro.

Dank der weltbesten PaperOffice OCR-Texterkennung, Live-Stichwortsuche und SQL basierter revisionssicherer Datenspeicherung finden Sie garantiert jedes Dokument auch nach Inhalt in Sekundenschnelle und kinderleicht.

Digitalisierung von Papierdokumenten, revisionssichere E-Mail-Archivierung, zusätzlich erweiterte Suche und Dokumentenverwaltung – alles in PaperOffice integriert und ermöglicht somit die perfekte Umstellung auf ein papierloses Büro.

PaperOffice erlaubt die Aufnahme von Dokumenten auf unterschiedlichste Weisen. Bereits vorhandene elektronische Dateien werden via Drag & Drop aus dem Dateisystem, durch Massenimport von einzelnen Dateien oder durch einen Import der Windows Ordnerstruktur in PaperOffice integriert.

Aber auch Papier-Dokumente aus Ihren Akten können Dank dem integrierten ScanConnect leicht in PaperOffice digitalisiert und in das System aufgenommen werden. Im Anschluss können diese bearbeitet, gespeichert, optimiert und mit individuellen Notizen oder Aufgaben versehen werden. Setzen Sie somit PaperOffice für die perfekte Optimierung Ihres Zeitmanagements ein.

Damit erfüllt PaperOffice auch die Bedürfnisse von Unternehmern, die Ihr wichtigstes Unternehmenskapital – ihre Informationen – nicht in die Hände Dritter legen möchten.

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