Sicherung von Kassendaten gemäß Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen, § 146a AO

 „Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, hat ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden, das jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet.“  

Keine Kommunalkassen-spezifische Anforderung, aber auch deren Kassendaten müssen unveränderlich gespeichert werden. Buchungen müssen eindeutig nachvollziehbar sein. Dies ist nicht neu und längst Inhalt der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung.

Mit einem Anwendungserlass des Bundesfinanzministeriums zu § 146a AO rückt dieser Aspekt im Kassengeschäft aber verstärkt in den Fokus – nun auch im kommunalen Bereich, der auf spezielle Fachverfahren setzt.

Geldkassetten, Handkassen mit Quittungsformularen, Excellisten und einfache Hardwarekassen werden dem Kriterium der dauerhaften Speicherung nicht mehr gerecht. Einfache Tabellen sind manipulierbar. Ein modernes Kassensystem wie die neueste Generation TopCash 2 der EDV Ermtraud GmbH legt daher bereits mit der technischen Grundlage einen wichtigen Grundstein. Die Datenhaltung auf MS SQL ist gegen Zugriffe von außen verschlüsselt, die Speicherkapazität de facto unbegrenzt.

Das spezialisierte Kassenverfahren, geeignet zum Kassieren von Gebühren wie auch dem Warenverkauf im Tourismusgeschäft, verfügt über ein detailliertes Benutzerrollenkonzept, das jedes Nutzerszenario exakt abbildet. Dazu zählen beispielsweise Erfasser zum Anlegen offener Posten, Kassierer für offene Posten und/oder eigene Buchungsposten. Konfigurierbar sind in der modernen Kassenführung  Beschränkungen auf bestimmte Kassen, Bereiche und Leistungen, Eingrenzung auf spezielle Zahlarten, bar oder vollintegriert bargeldlos, sowie der Kassenbestände.

Elementar ist die automatisierte Führung von Kassenbüchern und lückenlose Dokumentation von Abschlüssen. Damit stehen dem internen und externen Rechnungsprüfer jederzeit alle Buchungsinformationen auswertbar auf Mausklick zur Verfügung. Die Filterung auf bestimmte Abschlüsse, Kassen und Zeiträume -beliebig lang rückwirkend- zeichnet ein revisionssicheres Kassensystem entsprechend §146a AO und GoB aus.

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