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Synology NAS und PaperOffice – Das ideale papierlose Büro

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Sicherheit im Netzwerk


Ein NAS (Network Attached Storage) ist ein Datenspeicher für Netzwerke. So wie die Geräte von Synology, dem weltweit führenden Unternehmen in diesem Bereich. Zusammen mit PaperOffice, dem bekannten Datenverwaltungssystem, bildet es eine funktionale und sehr sicherere Einheit für das Intranet eines Unternehmens.



 

Im Internet finden sich verschiedene Anbieter von Speicherplatz in einer Cloud. Diese zu Nutzen, besitzt Vorteile, aber auch Nachteile. Der größte Nachteil ist fraglos die Übergabe der Daten in dritte, in fremde Hände. Auch wenn versprochen wird, dass die hinterlegten Dokumente absolut sicher sind, so kann dies kein Unternehmen dieser Welt zu 100 % garantieren. Nicht nur Hackerangriffe können die Datensicherheit gefährden, je nach Sitz des Cloud-Anbieters können es die jeweiligen Landesgesetze den entsprechenden Behörden und Unternehmen ermöglichen, völlig legal die Inhalte abzugreifen. Ein leider schlechtes Beispiel sind hierbei die USA. So warnte das renommierte Computermagazin „c’t“ bereits im April 2017 vor US-Clouds, da deren Datenschutz unter Fachleuten als sehr gering eingestuft wird. Aber auch in der EU oder in Deutschland sind jederzeit Datenlecks möglich, sei es aus Schlamperei beim Betreiber der jeweiligen Cloud oder sei es aus geheim gehaltenen Befugnissen europäischer Geheimdienste.

 

Die vernünftige Lösung für Unternehmen ist deshalb die Einrichtung eines Intranets mit einem gemeinsamen Server für alle eingebundenen Terminals. Der NAS bildet dabei das Herz der Hardware, den zentralen Datenspeicher. Zugleich ist PaperOffice Team der bildlich gesprochene Verstand des Firmen-Intranets. 

 

 

Die Funktionsweise von NAS und PaperOffice

 

Der zentrale Mittelpunkt eines Datenverwaltungssystems wie PaperOffice sind logisch aufgebaute Datenbanken, deren Struktur höchstmögliche Sicherheit, aber auch den blitzschnellen Zugriff erlauben.

 

PaperOffice macht es seinen Nutzern leicht, die bisher auf Festplatten von Laptops oder Desktop-PCs liegenden Daten auf einen gemeinsam genutzten Datenspeicher, den NAS, umzuziehen. So stehen alle Dokumente eines Unternehmens immer zur Verfügung und nicht nur dann, wenn der betreffende Kollege gerade seinen Rechner am Laufen hat und den Datenzugriff erlaubt. Natürlich sind auch auf dem NAS hierarchische Ebenen möglich, also die Einrichtung von unterschiedlichen, passwortgeschützten Zugriffsebenen.

 

Für die Kommunikation zwischen den dem Netzwerk angeschlossenen Rechnern und dem NAS werden Datenbanken genutzt. Auf der Seite der Terminals sind dies mySQL-Datenbanken, in die alle Informationen abgespeichert werden, die später auf den NAS umziehen sollen. Das können Daten von der Festplatte sein genauso wie eingescannte Dokumente, um auch analoge Formate zu digitalisieren. Wenn schon ein NAS-gestütztes Intranet eingerichtet wird, sollte auch das papierlose Büro realisiert werden. Mit PaperOffice geht das ganz leicht.

 

Von der mySQL-Datenbank aus werden die hier abgespeicherten Informationen an die Datenbank auf dem NAS transferiert. Dabei handelt es sich um das Datenbankmanagementsystem MariaDB 10, das unter anderem von PaperOffice, aber auch Synology genutzt wird.

 

Sicherheit geht vor

 

Schon beim Abspeichern der Daten in der mySQL-Datenbank werden diese verschlüsselt, und zwar mit einem AES-1024bit-Schlüssel. Diese extrem sichere Verschlüsselung wurde ursprünglich für militärische Zwecke eingesetzt. Eine zweite Sicherheitsstufe bezieht sich auf Windows-Betriebssysteme. Üblicherweise wird unter diesen Betriebssystemen beim Abspeichern ein Datenverzeichnis angelegt. Das ermöglicht beispielsweise einer Spionage-Software Einblick zu erhalten, was denn abgespeichert wurde. Quasi ein Inhaltsverzeichnis für Diebe. Unter PaperOffice und Synology NAS kann Windows kein Datenverzeichnis anlegen.

 

Wenn dann alle Daten in MariaDB 10 auf dem NAS-Server angekommen sind, werden diese von PaperOffice nach den Wünschen des Nutzers verwaltet. Sicher und mit Zugriffsgeschwindigkeiten, die wortwörtlich blitzschnell sind.

 

Mit PaperOffice geht es immer weiter, ohne kostenspielige Zeitverzögerung.

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Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Ulrike Schneider (Tel.: 069 3487662 60), verantwortlich.


Keywords: papierlose büro, papierloses büro, Dokumentenverwaltung, Digitalisierung, PaperOffice, GoBD, Dateisystem, OCR Texterkennung, E-Mail Archivierung, Papier Dokumente, DMS, Dokumentmanagement, Akten, ECM

Pressemitteilungstext: 580 Wörter, 5052 Zeichen. Pressemitteilung reklamieren

Unternehmensprofil: PaperOffice Europe

PaperOffice ist die innovative Dokumentenmanagement (DMS) Lösung für das papierlose Büro.

Dank der weltbesten PaperOffice OCR-Texterkennung, Live-Stichwortsuche und SQL basierter revisionssicherer Datenspeicherung finden Sie garantiert jedes Dokument auch nach Inhalt in Sekundenschnelle und kinderleicht.

Digitalisierung von Papierdokumenten, revisionssichere E-Mail-Archivierung, zusätzlich erweiterte Suche und Dokumentenverwaltung – alles in PaperOffice integriert und ermöglicht somit die perfekte Umstellung auf ein papierloses Büro.

PaperOffice erlaubt die Aufnahme von Dokumenten auf unterschiedlichste Weisen. Bereits vorhandene elektronische Dateien werden via Drag & Drop aus dem Dateisystem, durch Massenimport von einzelnen Dateien oder durch einen Import der Windows Ordnerstruktur in PaperOffice integriert.

Aber auch Papier-Dokumente aus Ihren Akten können Dank dem integrierten ScanConnect leicht in PaperOffice digitalisiert und in das System aufgenommen werden. Im Anschluss können diese bearbeitet, gespeichert, optimiert und mit individuellen Notizen oder Aufgaben versehen werden. Setzen Sie somit PaperOffice für die perfekte Optimierung Ihres Zeitmanagements ein.

Damit erfüllt PaperOffice auch die Bedürfnisse von Unternehmern, die Ihr wichtigstes Unternehmenskapital – ihre Informationen – nicht in die Hände Dritter legen möchten.


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