Wir nutzen Cookies, um Ihren Besuch auf unserer Website und unseren Service zu optimieren.
Wir betrachten die weitere Nutzung unserer Website als Zustimmung zu der Verwendung von Cookies.
PortalDerWirtschaft.de



Suchmaschinenoptimierung mit PdW
mit Content-Marketing - Ihre News
English

Dokumentenmanagement Software PaperOffice - Speditionen lieben sie

Von PaperOffice Europe

 

Es gibt kaum eine andere Branche, die noch heute so sehr von analogen Dokumenten abhängig ist, wie der Frachtbereich. Die Angestellten von Speditionen, vom Frachtführer bis zum Disponenten, wühlen sich täglich durch Berge von Papier. PaperOffice DMS hilft, das Hardcopy-Chaos unter Kontrolle zu bringen.

 

Wer sich das Führerhaus eines modernen Lkw ansieht, wird feststellen, dass sich bezüglich Digitalisierung einiges getan hat. Moderne Fahrtenschreiber etwa sind längst an die Motorsteuerung gekoppelt und lassen sich digital auslesen. Die früheren Möglichkeiten der Manipulation durch frisch eingelegte Tachographenscheiben sind heute nicht mehr möglich. Mobiles Internet verbindet den Fahrer mit der Firma und Satellitengestützte Navigation sowie Ortung sorgen für eine perfektionierte Routenplanung. Gleichzeitig findet sich aber auch heute noch in jedem Führerhaus national oder international fahrender Lkw eine Dokumententasche. Die gab es schon zu Zeiten, als der Bundeskanzler von Deutschland Konrad Adenauer hieß.

 

Speditionen und Papier – kein Ende in Sicht

 

Natürlich ist es eine sympathische Vorstellung, dass alle für den Transport von Fracht notwendigen Begleitdokumente vom Fahrer beispielsweise digitalisiert auf einem USB-Stick mitgeführt werden. Doch das ist behördlicherseits bis heute nicht gewollt. Der Hauptgrund dafür liegt zum einen darin, dass Frachtgüter unterschiedliche Kontrollbereiche durchlaufen, wobei die analoge Form der Frachtpapiere garantiert, dass sie für alle Beteiligten einsehbar sind. Andernfalls müssten alle damit in Verbindung stehenden Amtsstellen mit entsprechenden Lesegeräten ausgestattet sein und die digitalisierten Dokumente müssten eine softwaregestützte Sicherung besitzen, die ihre Originalität gewährleistet. Ein Aufwand, den die Behörden und damit auch die Unternehmen scheuen.

Zum anderen geht es um die Sicherheit im Verkehr, egal ob nun zu Lande, zu Wasser oder in der Luft. Heute wird viel mehr Gefahrgut transportiert als früher, wobei dies einfach eine Frage der Deklaration ist. So sind zum Beispiel die praktischen Erfrischungstüchlein mit Zitronenduft, zu Tausenden auf einer Palette gestapelt, ein Gefahrgut. Für dieses wie anderes Gefahrgut muss der Frachtführer die sogenannten R + S Sätze mitführen. Die beiden Großbuchstaben bedeuten Rettung + Sicherheit und bezeichnen die Unterlagen, in denen die Gefahren beschrieben sind, die von dem Transportgut ausgehen. Bei Erfrischungstüchlein wäre es etwa der Anteil an brennbarem Alkohol. Ein 40-Tonner mit einer Sammelladung für verschiedene Abladestellen kann so locker um die 50 bis 100 Seiten nur an R + S Seiten mitführen, die im Ernstfall den Rettungskräften beziehungsweise den Feuerwehren zu übergeben sind. Übrigens in allen Sprachen der Länder, die mit dem Frachtgut durchfahren werden oder Anfangs- und Endstation sind. 

 

PaperOffice DMS vereinfacht die Speditionsablage 

 

Im Disponenten Büro einer Spedition laufen täglich viele verschiedene Frachtpapiere auf und diese müssen den Aufbewahrungsfristen gemäß ordentlich abgeheftet werden. Glücklicherweise muss diese Massenarchivierung nicht mehr analog erfolgen, zumindest nicht, wenn es sich nur um Frachtpapiere handelt. Seit dem 20. Dezember 2003 dürfen Frachtpapiere entsprechend § 147 Abs. 1 Nr. 4a auch auf Bild- oder anderen Datenträgern gespeichert werden.

Genau hier, beim Frachtbriefe archivieren, kann die PaperOffice Dokumentenverwaltungssoftware ihre Vorteile ausspielen. Die Frachtpapiere werden sofort eingescannt, über die OCR-Texterkennung in bearbeitungsfähige Dokumente umgewandelt und von PIA, der in PaperOffice integrierten künstlichen Intelligenz, zunächst nach Stichworten indexiert, um das blitzschnelle Auffinden über die Suchmaschine zu ermöglichen. Fast gleichzeitig erfolgt die Zuordnung der Papiere zu den hinterlegten Stammdaten. Alles natürlich unter Berücksichtigung der GoBD, der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung, und damit in jeder Hinsicht auch in der Langzeitarchivierung gesetzeskonform.

 

Der Frachtführer wird wohl noch einige Zeit mit der analogen Dokumententasche leben müssen. Die Speditionen selbst können sich dank PaperOffice DMS von einem nicht geringen Teil der täglich anfallenden Papierflut befreien.

Mit PaperOffice geht es immer weiter, ohne kostenspielige Zeitverzögerung.

▬ PaperOffice Testversion ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬ 

Jetzt 14 Tage lang den Testsieger PaperOffice unverbindlich testen unter: 

https://www.paperoffice.com

▬ Social Media ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬ 

►Facebook: https://www.facebook.com/paperoffice.de/

►Twitter: https://twitter.com/PaperOffice_dms

▬ YouTube ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

https://www.youtube.com/paperoffice

 

 

07. Okt 2019

Bewerten Sie diesen Artikel

1 Bewertung bisher (Durchschnitt: 5)

Teilen Sie diesen Artikel

Hinweis

Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Ulrike Schneider (Tel.: 069 3487662 65), verantwortlich.

Pressemitteilungstext: 613 Wörter, 5524 Zeichen. Artikel reklamieren

PaperOffice ist die innovative Dokumentenmanagement (DMS) Lösung für das papierlose Büro.

Dank der weltbesten PaperOffice OCR-Texterkennung, Live-Stichwortsuche und SQL basierter revisionssicherer Datenspeicherung finden Sie garantiert jedes Dokument auch nach Inhalt in Sekundenschnelle und kinderleicht.

Digitalisierung von Papierdokumenten, revisionssichere E-Mail-Archivierung, zusätzlich erweiterte Suche und Dokumentenverwaltung – alles in PaperOffice integriert und ermöglicht somit die perfekte Umstellung auf ein papierloses Büro.

PaperOffice erlaubt die Aufnahme von Dokumenten auf unterschiedlichste Weisen. Bereits vorhandene elektronische Dateien werden via Drag & Drop aus dem Dateisystem, durch Massenimport von einzelnen Dateien oder durch einen Import der Windows Ordnerstruktur in PaperOffice integriert.

Aber auch Papier-Dokumente aus Ihren Akten können Dank dem integrierten ScanConnect leicht in PaperOffice digitalisiert und in das System aufgenommen werden. Im Anschluss können diese bearbeitet, gespeichert, optimiert und mit individuellen Notizen oder Aufgaben versehen werden. Setzen Sie somit PaperOffice für die perfekte Optimierung Ihres Zeitmanagements ein.

Damit erfüllt PaperOffice auch die Bedürfnisse von Unternehmern, die Ihr wichtigstes Unternehmenskapital – ihre Informationen – nicht in die Hände Dritter legen möchten.

Kommentar hinzufügen

Name*
E-Mail*
Institution
Website
Ihr Kommentar*
Bitte lösen Sie 8 + 8

Weitere Pressemeldungen von PaperOffice Europe


QNAP NAS und PaperOffice DMS – Netzwerken, aber richtig

PaperOffice Dokumentenmanagementsystem – der Datenmanager

29.06.2021
29.06.2021: Die Vorreiter für diese Zukunft finden sich heute in den Firmen der verschiedenen Branchen und Größen. Sie sind das ideale Feld für die Erprobung neuer Technologien, aber auch dafür, wie wenig Fehleranfällig eine solch komplexe Technologie sein kann. Die wirklich hohe Beanspruchung von Prozessoren, von Displays und von Datenspeichern findet in Unternehmen statt, in denen zahlreiche Menschen am Bildschirm sitzen. Das Anwendungsspektrum des privaten Nutzers ist hingegen recht beschränkt. Ein Kernelement ist hierbei der zentrale Datenspeicher, an den die Bildschirmarbeitsplätze angeschlos... | Weiterlesen

21.06.2021: Eine hervorragende Dokumentenmanagement Software wie die von PaperOffice glänzt durch eine Vielzahl von Modulen, die den Aufgaben bezüglich Dokumentenverwaltung in jeder Hinsicht gerecht wird. Dazu gehört unter anderem die Verschlüsselung der Daten, um bei unerlaubten Zugriffen dafür zu sorgen, dass die Daten-Diebe nichts mit den gestohlenen Informationen anfangen können.Die vernünftige Lösung für Unternehmen ist deshalb die Einrichtung eines Intranets mit einem gemeinsamen Server für alle eingebundenen Terminals. Der NAS bildet dabei das Herz der Hardware, den zentralen Datenspeich... | Weiterlesen

14.06.2021: Denn es ist die Horrorvorstellung schlechthin. Alle oder ein großer Teil der auf den Rechnern gespeicherten Daten eines Unternehmens sind nicht mehr greifbar. Defekte Festplatten sind dabei ein recht häufiges Szenario, wobei über entsprechende Software oder im schlimmsten Fall mittels Datenrettungsfirmen ein Teil oder manchmal alle Daten wiederhergestellt werden können. Trotzdem bleibt immer ein Schaden zurück und sei es nur der Zeitverlust während des Fehlens der Unterlagen. Auch, wenn es sich nur um eine kurzfristige Unterbrechung handelt, können diverse Angestellte in den meisten Ab... | Weiterlesen