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Dokumentenmanagement System PaperOffice - keine Angst vor Datenverlust

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Es ist die Horrorvorstellung schlechthin. Alle oder ein großer Teil der auf den Rechnern gespeicherten Daten eines Unternehmens sind nicht mehr greifbar. Defekte Festplatten sind dabei ein recht häufiges Szenario, wobei über entsprechende Software oder im schlimmsten Fall mittels Datenrettungsfirmen ein Teil oder manchmal alle Daten wiederhergestellt werden können. Trotzdem bleibt immer ein Schaden zurück und sei es nur der Zeitverlust während des Fehlens der Unterlagen.

 



 

 

Es geht noch schlimmer

 

Alle Daten sind noch da, nur für den Anwender nicht lesbar, weil sie in einem Format gespeichert sind, dessen Anwendung nur im Zusammenhang mit einer bestimmten Software möglich ist oder, die zweite Variante, die Daten sind verschlüsselt und lassen sich nur über ein bestimmtes Programm entschlüsseln.

 

Eigentlich ist es in Bezug auf die Sicherheit ein guter Gedanke, dass die Lesbarkeit von Unternehmensdaten von Formaten abhängig ist, die nicht von jeder x-beliebigen Bürosoftware dargestellt werden kann. Auch die Verschlüsselung ist ein immer wichtiger werdender Sicherheitsaspekt im Zeitalter der Hacker und Erpresser, siehe Ransomware.

Doch was ist, wenn auf einmal die Software zur Speicherung oder Verschlüsselung nicht mehr funktioniert und gleichzeitig der Hersteller des Programms seine Leistungen eingestellt hat?

 

Im nach wie vor jungen Markt der Software-Produzenten sind schon unzählige Firmen schnell auf- aber auch schnell wieder abgetaucht. Die Dotcom-Blase zu Anfang des 21. Jahrhunderts und ihr platzen war das beste Beispiel dafür und der dabei erzeugte Knall ist noch heute zu hören.

 

Mit PaperOffice DMS alles unter Kontrolle

 

Als Daniel Schönland im Jahr 2002 die erste Version der PaperOffice Dokumentenmanagement Software schrieb, lag der Schwerpunkt zunächst auf der Kernkompetenz einer DMS, Ordnung auf die Festplatte zu bringen und dem Anwender eine Struktur zu bieten, die die Dokumentenbearbeitung erleichtert. In den weiteren 17 Jahren, zusammen mit einem beständig wachsenden Team und genauso beständig wachsender Erfahrung, reifte die PaperOffice Dokumentenverwaltung zu einem umfassend ausgestatteten Allrounder heran, dessen Fähigkeiten inzwischen von über 900.000 Unternehmen weltweit sehr geschätzt wird.

 

Natürlich wurde auch bei PaperOffice der „Worst Case“ als ein mögliches Szenario in Betracht gezogen. Nichts ist unmöglich, selbst für langjährig am Markt erfolgreich agierende Unternehmen wie PaperOffice. Das betrifft übrigens keineswegs die IT-Branche allein. Doch PaperOffice führte darüber nicht einfach nur eine Risikoanalyse durch, sondern sorgt im Interesse seiner Kunden vor.

 

Der MassExport aus PaperOffice

 

Innerhalb der PaperOffice DMS werden importierte Dokumente mit einem eigenen Format gehandhabt und auch verschlüsselt. Gleichzeitig legt PaperOffice seinen Kunden nahe, für die Datenspeicherung einen NAS zu verwenden, einen Network attached Storage, und nicht etwa eine Cloud im Internet. All das dient der Sicherheit sowie der besseren Kommunikation und die Erfahrung gibt den Leuten von PaperOffice recht.

 

Gleichzeitig bleiben aber für alle gespeicherten Dokumente die ursprünglichen Format-Informationen erhalten. Das ermöglicht den einfachen, nur mit einem Klick realisierbaren Rückexport aus PaperOffice heraus in das ursprüngliche Originalformat. Bei Massenimporten sogar mit der Ordnerstruktur. Der MassExport erfolgt hierbei unverschlüsselt. Natürlich funktioniert der MassExport auch bei einzelnen Ordnern oder sogar einzelnen Dokumenten. 

Für die einfache Bereitstellung von Unterlagen für den Steuerberater bietet PaperOffice die umfangreiche Suche an, durch welche Dokumente mit diversen Statuseinträgen, wie "nicht bezahlt" oder "zugestellt", Datumsangaben oder Dokumenttypen mit einem Mausklick ausgefiltert und danach einfach im PDF Format mit Excel Datendatei und allen Angaben exportiert werden können.

 

Niemand wünscht sich den „Worst Case“ und das Risiko ist bei lange bestehenden Unternehmen wie PaperOffice gering, es ist jedoch gut, auf alles vorbereitet zu sein. PaperOffice trägt dem mit dem MassExport Rechnung.

Mit PaperOffice geht es immer weiter, ohne kostenspielige Zeitverzögerung.

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Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Ulrike Schneider (Tel.: 069 3487662 65), verantwortlich.


Keywords: papierlose büro, papierloses büro, Dokumentenverwaltung, Digitalisierung, PaperOffice, GoBD, Dateisystem, OCR Texterkennung, E-Mail Archivierung, Papier Dokumente, DMS, Dokumentmanagement, Akten, ECM

Pressemitteilungstext: 603 Wörter, 5382 Zeichen. Pressemitteilung reklamieren

Unternehmensprofil: PaperOffice Europe

PaperOffice ist die innovative Dokumentenmanagement (DMS) Lösung für das papierlose Büro.

Dank der weltbesten PaperOffice OCR-Texterkennung, Live-Stichwortsuche und SQL basierter revisionssicherer Datenspeicherung finden Sie garantiert jedes Dokument auch nach Inhalt in Sekundenschnelle und kinderleicht.

Digitalisierung von Papierdokumenten, revisionssichere E-Mail-Archivierung, zusätzlich erweiterte Suche und Dokumentenverwaltung – alles in PaperOffice integriert und ermöglicht somit die perfekte Umstellung auf ein papierloses Büro.

PaperOffice erlaubt die Aufnahme von Dokumenten auf unterschiedlichste Weisen. Bereits vorhandene elektronische Dateien werden via Drag & Drop aus dem Dateisystem, durch Massenimport von einzelnen Dateien oder durch einen Import der Windows Ordnerstruktur in PaperOffice integriert.

Aber auch Papier-Dokumente aus Ihren Akten können Dank dem integrierten ScanConnect leicht in PaperOffice digitalisiert und in das System aufgenommen werden. Im Anschluss können diese bearbeitet, gespeichert, optimiert und mit individuellen Notizen oder Aufgaben versehen werden. Setzen Sie somit PaperOffice für die perfekte Optimierung Ihres Zeitmanagements ein.

Damit erfüllt PaperOffice auch die Bedürfnisse von Unternehmern, die Ihr wichtigstes Unternehmenskapital – ihre Informationen – nicht in die Hände Dritter legen möchten.


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