Was muss ich für eine revisionssichere Archivierung beachten?

Doch Achtung: Eine Revisionssichere Archivierung bezieht sich nicht nur auf das Archiv, sondern umfasst alle dazu gehörigen Geschäftsprozesse. Bei vielen Dienstleistern für Dokumentenarchivierung gerät dies leider immer öfters in Vergessenheit. Damit es nicht zu einer Manipulation in einem Archiv kommt, und Ihre Dokumente sicher archiviert werden, ist es wichtig, dass Sie einige Aspekte beachten, bevor Sie Ihre Dokumente für eine revisionssichere Archivierung freigeben.

1.      Vergewissern Sie sich, dass eine Verfahrensdokumentation stattfindet.

Eine gelungene Verfahrensdokumentation ist in der Hinsicht wichtig, dass der Dienstleister nachweisen kann, dass alle Anforderungen des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung eingehalten werden. Ferner lassen sich somit die Ordnungsmäßige Erfassung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung der Daten nachweisen. Falls etwas bei einer Dokumentenarchivierung schieflaufen sollte, kann so zum Beispiel nachgewiesen werden, ob es sich um einen Fehler des Dienstleisters handelt.

2.      Beachten Sie, dass Ihre Dokumente Vollständig und Ordnungsgemäß archiviert werden.

Revisionssicher sind Dokumente nur archiviert, wenn alle Dokumente, welche Sie zu Archivierungszwecken freigegeben haben, vollständig und makellos archiviert werden. Keines Ihrer Dokumente darf in einem Archivierungsprozess verloren gehen, Ihre Daten müssen rechtmäßig archiviert werden und alle ändernden Schritte, welche im Archiv vollzogen werden, müssen im Archiv nachvollziehbar dargestellt werden.

3.      Ihre Dokumente müssen vollständig gesichert bleiben.

Wenn Sie Ihre Dokumente vollständig sicher archivieren möchten, sollten Sie vorerst beachten, dass alle Dokumente dem Original entsprechen. Das bedeutet, Ihre Dokumente dürfen weder im Archivierungsprozess, noch zu einem anderen Zeitpunkt veränderbar sein. Sie sollten sich zudem vergewissern, dass Ihre Dokumente vor Verlust gesichert sind. Insbesondere bei persönlichen oder besonders wichtigen Dokumenten sollte eine Reproduzierbarkeit möglich sein. Zu guter Letzt sollte der Zugriff auf Ihr Archiv nur durch Berechtigte möglich sein. Beachten Sie, dass der Zugriff auf Ihr Archiv durch Passwörter und Verschlüsselungen gesichert sind.

4.      Achten Sie auf das Einhalten der Aufbewahrungsfristen

Beachten Sie das Einhalten der Aufbewahrungsfristen Ihrer Dokumente. Wenn Sie viele Dokumente zeitgleich archivieren lassen möchten, und es sich dabei um unterschiedliche Dokumententypen handelt, achten Sie darauf, dass alle archivierten Dokumente eine unterschiedliche Aufbewahrungszeit haben müssen. So müssen zum Beispiel Abrechnungsunterlagen, Angestelltenversicherungen, Betriebskostenrechnungen und Bilanzen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Hingegen weisen Aktenvermerke, Betriebsprüfungsberichte oder Finanzberichte eine Aufbewahrungsfrist von nur 6 Jahre auf. Andere Dokumente wie zum Beispiel Arbeitszeitnachweise müssen hingegen nur 2 Jahre aufbewahrt werden. Sie sehen, verschiedene Dokumente müssen verscheiden lang aufbewahrt werden. Archivierungsdienstleister sollten sich i.d.R. mit Aufbewahrungsfristen auskennen, trotzdem kommt es auch hier manchmal zu einem Nichteinhalten der Aufbewahrungsfristen. Das könnte zwar vertragliche Folgen für Ihren Dienstleister, aber auch vertragliche Konsequenzen für Sie als Unternehmer haben.

Beim Beachten dieser Punkte können Sie sicher sein, dass Ihre Dokumente revisionssicher aufbewahrt werden. Ein seriöser Scan- und Archivierungsdienstleister kennt sich mit einer gelungenen und rechtmäßigen revisionssicheren Archivierung aus und hält alle oben genannten Punkte ein. Bevor Sie sich auf einen Dienstleister zur revisionssicheren Archivierung einlassen, können Sie im Vorfeld einige Aspekte ansprechen und sicherstellen, dass diese bei der Archivierung Ihrer Dokumente eingehalten werden.

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