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Was muss ich für eine revisionssichere Archivierung beachten?

Der Begriff Revisionssicherheit wird oftmals mit einer revisionssicheren Archivierung in Verbindung gebracht. Revisionssicher bedeutet aus wirtschaftlicher Sicht nichts anderes als aufbewahrungspflichtig oder aufbewahrungswürdig. Unter einer revisionssicheren Archivierung versteht man allerdings eine gesonderte Absicherung Ihrer Dokumente. Dateien, welche revisionssicher archiviert wurden, können somit beispielsweise nicht mehr nachträglich geändert werden und bleiben dadurch verfälschungssicher. Nicht selten fallen unter revisionssicheren Dokumenten Dateien, welche eine gewisse Wichtigkeit in Geschäftsprozessen oder den Unternehmensakten aufweisen. Darunter fallen zum Beispiel Rechnungen, Verträge, Zertifikate, Urkunden und Personalakten. Aber auch normaler Schriftverkehr oder interne Dokumente lassen sich revisionssicher aufbewahren.

Doch Achtung: Eine Revisionssichere Archivierung bezieht sich nicht nur auf das Archiv, sondern umfasst alle dazu gehörigen Geschäftsprozesse. Bei vielen Dienstleistern für Dokumentenarchivierung gerät dies leider immer öfters in Vergessenheit. Damit es nicht zu einer Manipulation in einem Archiv kommt, und Ihre Dokumente sicher archiviert werden, ist es wichtig, dass Sie einige Aspekte beachten, bevor Sie Ihre Dokumente für eine revisionssichere Archivierung freigeben.

1.      Vergewissern Sie sich, dass eine Verfahrensdokumentation stattfindet.

Eine gelungene Verfahrensdokumentation ist in der Hinsicht wichtig, dass der Dienstleister nachweisen kann, dass alle Anforderungen des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung eingehalten werden. Ferner lassen sich somit die Ordnungsmäßige Erfassung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung der Daten nachweisen. Falls etwas bei einer Dokumentenarchivierung schieflaufen sollte, kann so zum Beispiel nachgewiesen werden, ob es sich um einen Fehler des Dienstleisters handelt.

2.      Beachten Sie, dass Ihre Dokumente Vollständig und Ordnungsgemäß archiviert werden.

Revisionssicher sind Dokumente nur archiviert, wenn alle Dokumente, welche Sie zu Archivierungszwecken freigegeben haben, vollständig und makellos archiviert werden. Keines Ihrer Dokumente darf in einem Archivierungsprozess verloren gehen, Ihre Daten müssen rechtmäßig archiviert werden und alle ändernden Schritte, welche im Archiv vollzogen werden, müssen im Archiv nachvollziehbar dargestellt werden.

3.      Ihre Dokumente müssen vollständig gesichert bleiben.

Wenn Sie Ihre Dokumente vollständig sicher archivieren möchten, sollten Sie vorerst beachten, dass alle Dokumente dem Original entsprechen. Das bedeutet, Ihre Dokumente dürfen weder im Archivierungsprozess, noch zu einem anderen Zeitpunkt veränderbar sein. Sie sollten sich zudem vergewissern, dass Ihre Dokumente vor Verlust gesichert sind. Insbesondere bei persönlichen oder besonders wichtigen Dokumenten sollte eine Reproduzierbarkeit möglich sein. Zu guter Letzt sollte der Zugriff auf Ihr Archiv nur durch Berechtigte möglich sein. Beachten Sie, dass der Zugriff auf Ihr Archiv durch Passwörter und Verschlüsselungen gesichert sind.

4.      Achten Sie auf das Einhalten der Aufbewahrungsfristen

Beachten Sie das Einhalten der Aufbewahrungsfristen Ihrer Dokumente. Wenn Sie viele Dokumente zeitgleich archivieren lassen möchten, und es sich dabei um unterschiedliche Dokumententypen handelt, achten Sie darauf, dass alle archivierten Dokumente eine unterschiedliche Aufbewahrungszeit haben müssen. So müssen zum Beispiel Abrechnungsunterlagen, Angestelltenversicherungen, Betriebskostenrechnungen und Bilanzen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Hingegen weisen Aktenvermerke, Betriebsprüfungsberichte oder Finanzberichte eine Aufbewahrungsfrist von nur 6 Jahre auf. Andere Dokumente wie zum Beispiel Arbeitszeitnachweise müssen hingegen nur 2 Jahre aufbewahrt werden. Sie sehen, verschiedene Dokumente müssen verscheiden lang aufbewahrt werden. Archivierungsdienstleister sollten sich i.d.R. mit Aufbewahrungsfristen auskennen, trotzdem kommt es auch hier manchmal zu einem Nichteinhalten der Aufbewahrungsfristen. Das könnte zwar vertragliche Folgen für Ihren Dienstleister, aber auch vertragliche Konsequenzen für Sie als Unternehmer haben.

Beim Beachten dieser Punkte können Sie sicher sein, dass Ihre Dokumente revisionssicher aufbewahrt werden. Ein seriöser Scan- und Archivierungsdienstleister kennt sich mit einer gelungenen und rechtmäßigen revisionssicheren Archivierung aus und hält alle oben genannten Punkte ein. Bevor Sie sich auf einen Dienstleister zur revisionssicheren Archivierung einlassen, können Sie im Vorfeld einige Aspekte ansprechen und sicherstellen, dass diese bei der Archivierung Ihrer Dokumente eingehalten werden.

 

Wenn Sie noch mehr zum Thema „Revisionssichere Archivierung“ erfahren möchten, besuchen Sie unsere Webseite www.archivwerk.com, oder sprechen Sie uns an!

 

Über archivwerk:

Das archivwerk ist Ihre Anlaufstelle für Scanservices, Aktenlagerung, digitale Posteingangsprozesslösungen und Dokumentenmanagement. Über unseren Scanservice lassen sich all Ihre Akten und Dokumente in bester Qualität digitalisieren. Durch unsere Hochleistungsscanner ist es auch möglich große Pläne bis DIN A0, kleine Visitenkarten oder sonstige Dokumente wie Rechnungsbelege, Fotos oder gebundene Bücher zu digitalisieren. Des Weiteren ermöglichen wir durch unsere weiteren Services wie digitaler Posteingang und Workflowmanagement ein strukturiertes und effizientes Arbeiten, wodurch Sie nicht nur eine Menge Zeit sparen können, sondern die Kosten in Ihrem Unternehmen erheblich sinken.

              

 

archivwerk GmbH

Neue Finien 4

28832 Achim

 

Telefon: 0421 / 4104 780

Telefax: 0421 / 4104 789

 

E-Mail: info@archivwerk.com

 

05. Nov 2019

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Hinweis

Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Flathmann (Tel.: 04214104780), verantwortlich.

Pressemitteilungstext: 612 Wörter, 5381 Zeichen. Pressemitteilung reklamieren

Keywords: Revisionssicher Archivierung Scandienstleister Scanservice Archivwerk Scannen

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