Automatisierung und Digitalisierung für KMU mit Dokumentenmanagement PaperOffice (DMS)

Eine gepflegte Datenbank ist kein Monument der Ewigkeit, in der einmal abgespeicherte Dokumente unveränderlich für alle Zeiten aufbewahrt werden. Das wäre auch eher schlecht, denn jedes Dokument ist nur eine Momentaufnahme eines Vorgangs zu einer bestimmten Zeit. Es sagt eher wenig oder oft überhaupt nichts über vorhergehende und nachfolgende Vorgänge aus, die in direktem Zusammenhang mit dem Dokument stehen. Archäologen etwa stehen in ihrer Tätigkeit meist vor diesem Problem. Da wird vielleicht in der äthiopischen Wüste ein Teil eines menschlichen Unterkiefers gefunden. Der steht nun einmal erst ganz allein für sich. Erst durch viel aufwendige Arbeit wird eventuell aus dem biotischen Artefakt das Bild eines unserer Vorfahren. Für Dokumente in einer Archivierungs Software sollten archäologische Recherchearbeiten besser nicht anfallen. Im PaperOffice Dokumentenmanagement wird dafür gesorgt, dass Dokumente eine nachverfolgbare Historie und Zukunft haben.

Dokumente aufrufen und bearbeiten mit GoBD-Konformität

Einerseits müssen viele Dokumente in der Originalversion abgespeichert bleiben, um den Geschäftsvorfall gegenüber dem Gesetzgeber oder der Steuerbehörde nachweisen zu können. Andrerseits machen es verschiedene Umstände notwendig, dieses Dokument zu bearbeiten beziehungsweise die darin befindlichen Daten zu nutzen. Bei PaperOffice DMS ist dies kein Widerspruch, denn über die KI-Ablage aufgerufenen Dokumente stehen als Kopie zur Verfügung und werden nach der Bearbeitung als Versionen 2, 3 oder auch 4 an das Original angehängt, ausgestattet mit einem Zeitstempel. So lassen sich alle Dokumente bearbeiten, ohne den gesetzlichen Anforderungen zuwiderzulaufen.

Die PaperOffice WorkBench erlaubt eine ganze Reihe von Änderungen. So etwa die Umstellung der Seitenfolge eines Dokumentes, das Verbinden von mehreren Dokumenten, die Auslösung einzelner Seiten, um sie zu einem neuen Dokument zusammenzustellen, das schwärzen oder radieren von Inhalten oder auch das Drehen der Seiten. Letztlich kann das bearbeitete Dokument als PDF abgespeichert, gedruckt oder versendet werden. Natürlich kann das Dokument bei Bedarf auch in ein Textverarbeitungsprogramm überführt werden.

Automatisierung und Digitalisierung erleichtern die Administration

KMUs, Einzelunternehmer und Großbetriebe aller Branchen benötigen eine leistungsstarke Dokumentenmanagementsoftware wie PaperOffice DMS, denn inzwischen dürfte die Erkenntnis gereift sein, dass mit dem Computer der Papier-Aufwand nicht kleiner wird, sondern eher wächst. Sicher ist schon heute der digitale Anteil an Dokumenten größer als der in analoger Form, aber das reale Papier muss auch noch digitalisiert werden. Natürlich ist dieser steigende Aufwand wiederum Dank Kollege Computer beherrschbar.

Doch nur eine Dokumentenmanagementsoftware wie PaperOffice sorgt dafür, dass nicht alles im Chaos zwischen analog und digital versinkt, sondern ein geordneter Übergang vollzogen wird, der jedoch noch einige Jahre dauern wird. Ein Element dieser Übergangszeit ist die Frage nach der Sicherheit digital abgespeicherter Dokumente, auf die PaperOffice DMS natürlich die entsprechenden Antworten kennt. Dazu gehört die Empfehlung an die Kunden, statt der Datencloud eines Drittanbieters ein eigenes NAS-Gerät, beispielsweise von QNAP oder Synology, als Speicher zu nutzen. Wenn schon clever Dokumente verwalten, dann aber richtig clever.

▬ PaperOffice Testversion ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬ 

Jetzt 14 Tage lang den Testsieger PaperOffice unverbindlich testen unter: 

https://www.paperoffice.com

▬ Social Media ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬ 

►Facebook: https://www.facebook.com/paperoffice.de/

►Twitter: https://twitter.com/PaperOffice_dms

▬ YouTube ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

► https://www.youtube.com/paperoffice

• Über PaperOffice Europe
• Weitere Meldungen
• Diesen Pressetext kommentieren
• Pressemitteilung veraltet?