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28
Apr
2020
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Pressemeldung: Automatisierung und Digitalisierung für KMU mit Dokumentenmanagement PaperOffice (DMS)

Die Dokumentenmanagementsoftware PaperOffice, seit nun gut 18 Jahren am Markt und bei über 900.000 Nutzern weltweit in der Anwendung, ist nicht einfach nur ein Verwaltungsprogramm. PaperOffice DMS macht es Anwendern einfach, die in seinem Archiv befindlichen Dokumente zu bearbeiten, ohne diese extra aus der Datenbank in ein anderes Programm überführen zu müssen.

Eine gepflegte Datenbank ist kein Monument der Ewigkeit, in der einmal abgespeicherte Dokumente unveränderlich für alle Zeiten aufbewahrt werden. Das wäre auch eher schlecht, denn jedes Dokument ist nur eine Momentaufnahme eines Vorgangs zu einer bestimmten Zeit. Es sagt eher wenig oder oft überhaupt nichts über vorhergehende und nachfolgende Vorgänge aus, die in direktem Zusammenhang mit dem Dokument stehen. Archäologen etwa stehen in ihrer Tätigkeit meist vor diesem Problem. Da wird vielleicht in der äthiopischen Wüste ein Teil eines menschlichen Unterkiefers gefunden. Der steht nun einmal erst ganz allein für sich. Erst durch viel aufwendige Arbeit wird eventuell aus dem biotischen Artefakt das Bild eines unserer Vorfahren. Für Dokumente in einer Archivierungs Software sollten archäologische Recherchearbeiten besser nicht anfallen. Im PaperOffice Dokumentenmanagement wird dafür gesorgt, dass Dokumente eine nachverfolgbare Historie und Zukunft haben.

 

Dokumente aufrufen und bearbeiten mit GoBD-Konformität

 

Einerseits müssen viele Dokumente in der Originalversion abgespeichert bleiben, um den Geschäftsvorfall gegenüber dem Gesetzgeber oder der Steuerbehörde nachweisen zu können. Andrerseits machen es verschiedene Umstände notwendig, dieses Dokument zu bearbeiten beziehungsweise die darin befindlichen Daten zu nutzen. Bei PaperOffice DMS ist dies kein Widerspruch, denn über die KI-Ablage aufgerufenen Dokumente stehen als Kopie zur Verfügung und werden nach der Bearbeitung als Versionen 2, 3 oder auch 4 an das Original angehängt, ausgestattet mit einem Zeitstempel. So lassen sich alle Dokumente bearbeiten, ohne den gesetzlichen Anforderungen zuwiderzulaufen.

Die PaperOffice WorkBench erlaubt eine ganze Reihe von Änderungen. So etwa die Umstellung der Seitenfolge eines Dokumentes, das Verbinden von mehreren Dokumenten, die Auslösung einzelner Seiten, um sie zu einem neuen Dokument zusammenzustellen, das schwärzen oder radieren von Inhalten oder auch das Drehen der Seiten. Letztlich kann das bearbeitete Dokument als PDF abgespeichert, gedruckt oder versendet werden. Natürlich kann das Dokument bei Bedarf auch in ein Textverarbeitungsprogramm überführt werden.

 

 

Automatisierung und Digitalisierung erleichtern die Administration

 

KMUs, Einzelunternehmer und Großbetriebe aller Branchen benötigen eine leistungsstarke Dokumentenmanagementsoftware wie PaperOffice DMS, denn inzwischen dürfte die Erkenntnis gereift sein, dass mit dem Computer der Papier-Aufwand nicht kleiner wird, sondern eher wächst. Sicher ist schon heute der digitale Anteil an Dokumenten größer als der in analoger Form, aber das reale Papier muss auch noch digitalisiert werden. Natürlich ist dieser steigende Aufwand wiederum Dank Kollege Computer beherrschbar.

Doch nur eine Dokumentenmanagementsoftware wie PaperOffice sorgt dafür, dass nicht alles im Chaos zwischen analog und digital versinkt, sondern ein geordneter Übergang vollzogen wird, der jedoch noch einige Jahre dauern wird. Ein Element dieser Übergangszeit ist die Frage nach der Sicherheit digital abgespeicherter Dokumente, auf die PaperOffice DMS natürlich die entsprechenden Antworten kennt. Dazu gehört die Empfehlung an die Kunden, statt der Datencloud eines Drittanbieters ein eigenes NAS-Gerät, beispielsweise von QNAP oder Synology, als Speicher zu nutzen. Wenn schon clever Dokumente verwalten, dann aber richtig clever.

 

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Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Ulrike Schneider (Tel.: 004969 3487662 60), verantwortlich.

Pressemitteilungstext: 506 Wörter, 4583 Zeichen. Pressemitteilung reklamieren

Keywords: synology dms, dokumentenmanagement software, dms, paperoffice, paper office, dokumentenverwaltung, dokumente archivieren, archivierungsprogramm, papierlose büro, digitale büro, dms kmu

PaperOffice ist die innovative Dokumentenmanagement (DMS) Lösung für das papierlose Büro.

Dank der weltbesten PaperOffice OCR-Texterkennung, Live-Stichwortsuche und SQL basierter revisionssicherer Datenspeicherung finden Sie garantiert jedes Dokument auch nach Inhalt in Sekundenschnelle und kinderleicht.

Digitalisierung von Papierdokumenten, revisionssichere E-Mail-Archivierung, zusätzlich erweiterte Suche und Dokumentenverwaltung – alles in PaperOffice integriert und ermöglicht somit die perfekte Umstellung auf ein papierloses Büro.

PaperOffice erlaubt die Aufnahme von Dokumenten auf unterschiedlichste Weisen. Bereits vorhandene elektronische Dateien werden via Drag & Drop aus dem Dateisystem, durch Massenimport von einzelnen Dateien oder durch einen Import der Windows Ordnerstruktur in PaperOffice integriert.

Aber auch Papier-Dokumente aus Ihren Akten können Dank dem integrierten ScanConnect leicht in PaperOffice digitalisiert und in das System aufgenommen werden. Im Anschluss können diese bearbeitet, gespeichert, optimiert und mit individuellen Notizen oder Aufgaben versehen werden. Setzen Sie somit PaperOffice für die perfekte Optimierung Ihres Zeitmanagements ein.

Damit erfüllt PaperOffice auch die Bedürfnisse von Unternehmern, die Ihr wichtigstes Unternehmenskapital – ihre Informationen – nicht in die Hände Dritter legen möchten.

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