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Warum Projektmanagement eine Zeiterfassung braucht

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Projekte aller Branchen und Größen haben eins gemeinsam: Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind ihre wertvollste Ressource – und gleichzeitig der größte Kostenpunkt. An einigen Projekten arbeiten Mitarbeiter einen Teil ihrer Zeit, andere haben ein festes Team, mit dem sie ihre gesamte Arbeitszeit in ein Projekt investieren. Bei Projekten wird es schnell komplex: Alle Teammitglieder müssen die Ziele, Probleme, und Milestones des Projektes genau verstehen – und effektiv kollaborieren. Viele Projekte scheitern daran: Sie werden eine lose Gruppe an Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, arbeiten ineffektiv und verbrennen über Wochen und Monate viel Kapital.

Ihre Projektplanung als Leitfaden

Mit klarer Projektplanung können Sie das Verständnis Ihrer Mitarbeiter einfach erhöhen. Klare Ziele, verständlich formuliert, können von allen Mitgliedern gut verstanden und angestrebt werden.

Diese Ziele und ihre Kommunikation ist der Beginn kompetenter Projektplanung. Mit dieser können Sie als Projektmanager garantieren, dass sich alle Teile eines Projektes in die gleiche Richtung bewegen. Ansonsten riskieren Sie, dass sich Ihr Team durch unklare Arbeitsabläufe, Missverständnisse und Leerlauf selbst blockiert.

Sie als Projektmanager müssen alle Assets und vor allem die Gehälter gut im Blick behalten. Mit klarer Projektplanung können Sie Frustration vermeiden und Ihr Team konstant motiviert behalten. So nutzen Sie Ihre Ressourcen effektiv und werden zu einer festen, koordinierten Arbeitsgruppe – welche Ihr Unternehmen stärkt.

Sie benötigen jedoch eine klare Projektplanung über die initiale Zielsetzung hinaus. So zählt es, dass Sie ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen stets Anlaufpunkte für Fragen bieten können. Denken Sie daran: Ihre Mitarbeiter sind Ihre wertvollste und teuerste Ressource! Ihre Unklarheiten sollten Sie für einen effektiven Arbeitsablauf sofort beseitigen können. Auch müssen regelmäßige Termine dazu genutzt werden den Überblick über die Arbeitsprozesse zu behalten und Probleme zu erkennen und zu verbessern.

Um sich selber konstant einen klaren Überblick über den Fortschritt und die Entwicklung eines Projektes zu liefern nutzen die meisten Projektmanager eine Software zur Zeiterfassung. Der Vorteil für Sie als Projektmanager ist, dass Sie den Status Ihres Projektes und dessen Bereiche jederzeit abrufen zu können. Neben der subjektiven, detaillierten Perspektive Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen benötigen Projekte auch die übergeordnete, datenbasierte Perspektive von eines Projektmanagers. 

 

Wie Sie von Zeiterfassung profitieren

Zeiterfassung ermöglicht eine klare Übersicht über aktuelle Arbeitsschritte, bisherige Kosten und verbleibendes Budget. Diese können Sie manuell über zentralisierte Plattformen wie Google Docs organisieren, oder über eine dedizierte Software wie TimeTrack einfach direkt einsehen. Es kann entscheidend sein den aktuellen Projektstatus minutengenau abrufen zu können und ihn mit der eigenen Planung regelmäßig abzugleichen. Brauchen Sie länger als erwartet müssen Sie dies auch schnell erfahren – und sofortig Ihre Kosten kennen.

Sie werden dankbar sein, einen einfach abrufbaren Projektstatus zu haben ohne zeitaufwändig einzelne Kollegen konsultieren oder Excel Tabellen studieren zu müssen.

Projektmanager, die eine Auswertung Ihrer Projekte einzig am Projektende machen begehen einen großen Fehler. Ein gutes Projekt kann bei gutem Management und kompetenten Mitarbeitern einen eigenständigen Arbeitsrhythmus erfahren, doch Sie müssen das Steuer stetig in der Hand behalten. Besonders gut fortschreitende Projekte laufen Gefahr sich selber überlassen zu werden – und teure Fehler werden zu spät bemerkt. Kümmern Sie sich regelmäßig um einen Einblick in Ihren Projektstatus und identifizieren Sie Probleme. Viele Projektmanager verschlafen dutzende dieser Chancen und müssen sich später mit mittelmäßigen oder schlechten Ergebnissen zufriedengeben.

Um das zu vermeiden können mit Projektverfolgung kleine Hindernisse erkannt und verbessert werden bevor echte Probleme entstehen. Wer meint am Ende eines Projektes mit einer einzigen Auswertung zurechtzukommen wird sich damit abfinden müssen, dass nur ein Bruchteil der Probleme es bis in dieses Meeting schafft.

Anmerkungen gehen in der Kommunikationskette verloren, provisorische Workarounds werden der Status Quo, Probleme werden vergessen oder finden ganz pragmatisch keinen Platz mehr in eilenden Abschlussgesprächen. Zudem ist es für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen oft schwieriger Probleme erst Wochen später zu melden: Oder würden Sie gerne erklären warum Sie so lange auf ein Ansprechen dieses Problems gewartet haben? Solche Fälle sind ein Exempel für schlechtes Management – besonders wenn ansonsten zu wenig Strukturen bereitstehen.

 

Projektverfolgung als Qualitätsgarantie

Der Gegenentwurf ist eine datenbasierte Projektverfolgung mit denen Hindernisse überwunden werden. So werden wertvolle Zeit und hart erkämpfte Budgets immer effektiv genutzt. Kritische Probleme entstehen meist erst über Zeit. Mit einer klaren Übersicht durch Anwendungen wie TimeTrack können Sie Ihre laufenden Kosten, Fortschritte und Aufgaben stets auswerten – und so den Überblick behalten.

Überprüfen, belegen und steigern Sie Ihre Produktivität - und nutzen Sie die Grundlegenden Schritte: Planen, umsetzen, auswerten, verbessern - planen, umsetzen, auswerten, verbessern... Diese Steigerungen können nur mit klarer Projektzeiterfassung angewandt werden – und Ihnen durch Projektberichte dabei wichtige Lehren für Ihr nächstes Projekt aufzeigen.

Diese haben mehrere Eigenschaften: So können Sie durch Ihre eigene Auswertung das Potential Ihrer Mitarbeiter voll nutzen und Fehler produktiv verbessern – anstatt sie unwissend zu wiederholen. Zudem entscheiden sie nicht zuletzt darüber wie gut Ihre Arbeit von Ihren Vorgesetzten verstanden und bewertet wird.

Projekte und ihr Management sind eine komplexe Aufgabe, die von allen Beteiligten Kompetenzen auf mehreren Ebenen erfordert. Mit Zeiterfassung können Sie sich und Ihren Mitarbeitern viel Frustration nehmen und Zufriedenheit und Produktivität stets steigern. So können sie die Investierte Zeit Ihrer Mitarbeiter (ihr wichtigstes Kapital) und ihre anderen Assets effektiv nutzen – und die Früchte Ihrer Arbeit ernten. 

 

28. Okt 2020

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Pressemitteilungstext: 787 Wörter, 7063 Zeichen. Artikel reklamieren

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