Effektive Unternehmenssteuerung mit Hilfe eines maßgeschneiderten ERP-Systems

Hierzu wurde die elpa consulting beauftragt, eine begleitende Prozessoptimierung durchzuführen, sowie den Unternehmer bei der Auswahl des ERP-Systems zu unterstützen. In einem Evaluationsprozess wurde die Zielsetzung definiert. Dazu wurden unter anderem folgende Fragen gestellt:

• Was soll mit dem ERP-System erreicht werden?
• Wie wird sich das Geschäftsmodell in den nächsten Jahren entwickeln?
• Bietet das ERP-System einen strategischen Vorteil für die Firma?

Hier hatten die Punkte: Materialwirtschaft (Beschaffung, Lagerhaltung, Disposition, Bewertung), Pro-duktion (Hackschnitzel), Stammdatenverwaltung, Verkauf und das Finanz- und Rechnungswesen für den Unternehmer höchste Priorität. Im nächsten Schritt wurden die vorhandenen Ist-Prozesse analysiert, zum Beispiel wurden die ver-schiedensten Kundenaufträge von der Bestellung über die Ausübung von Dienstleistungen oder der Auslieferung von Bestellungen bis zur Rechnungsstellung durchgespielt.

Um die Belegschaft bei diesen Veränderungen mit einzubinden, wurden Workshops durchgeführt, in denen die Soll-Prozesse mit den jeweiligen Mitarbeitern definiert wurden. Dies stärkte auch die Akzeptanz der Umstellung der Arbeitsweise. Die hier erarbeiteten Anforderungen wurden in ein Pflichtenheft eingefügt. Dieses Pflichtenheft und nähere Angaben zum Unternehmen wurden nun an verschiedene ERP-Anbieter versandt., wobei zwei Systeme in die nähere Auswahl kamen. Nachdem diese Systeme eingehend geprüft wurden, fiel die Entscheidung zu Gunsten eines mandantenfähiges ERP-Systems, das alle Geschäftsprozesse durchgängig nachvollziehbar abbildet. Des Weiteren ist ein Kundenmanagement (CRM) integriert, sowie ein revisionssicheres Dokumentenmanagement (DMS), in dem alle Dokumente wie Lieferscheine, Rechnungen und Verträge digital hinterlegt werden.

Ein wichtiger Teil bei dieser Entscheidung nimmt die Kostenkalkulation ein. Sie ist ein wesentlicher Faktor für die Vorauswahl, weil sie im Projektverlauf auch mehrmals angepasst werden musste. Denn während die Lizenzpreise noch relativ einfach von Beginn an berechenbar sind, konnten die Kosten für Einführung und Anpassung erst später kalkuliert werden. Weitere Kosten für Wartung, Service und weitere Hardware durften nicht vergessen werden. Bedingt durch die bestehenden Insellösungen war die bestehende IT-Infrastruktur zu überprüfen, ob sie den Anforderungen für das ERP-System entsprach. Hier stand das Unternehmen vor der Entscheidung, in neue Server zu investieren oder sich für eine Cloudlösung zu entscheiden. Die Wahl fiel auf die Anschaffung neuer Server, damit sich die Daten im Unternehmen befinden.

Die Projektleitung bei der Implementierung übernahm die elpa consulting in Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter. Im ersten Schritt wurden vorhandene Stammdaten wie Kundendaten, Lieferantendaten, Artikeldaten und Dienstleistungsdetails analysiert und um veraltete Datensätze und Dubletten bereinigt. Danach musste jedes Feld des bestehenden Datensatzes dem Pendant der neuen Datenstruktur zugeordnet werden. Die so bereinigten Daten wurden dann über einen Importvorgang der Stammdaten in die neue Unternehmenssoftware überspielt. Ziel war es, den Mitarbeitern/innen die Umstellung dadurch zu erleichtern, dass die Software bereits zur Schulung so bestückt war, dass sie sich beim Einarbeiten in das System auf die neuen Funktionen konzentrieren konnten. Dies war ein wichtiger Punkt zur Aneignung der neuen Prozesse.

Im Zuge dieser Umstellung erhielten die Fahrzeugführer der land- und forstwirtschaftlichen Dienstleis-tungen Tablets, mit denen sie Ihre Aufträge erfassen und online an das Unternehmen senden. Somit entfiel die Zettelwirtschaft, die in der Vergangenheit in seltenen Fällen dazu führte, dass Aufträge verspätet oder schlimmstenfalls vergessen und somit gar nicht abgerechnet wurden. Ein weiterer wichtiger Punkt für den Unternehmer war die automatische Anbindung an die Finanzbuchhaltung. Hierzu wurden alle notwendigen Aufwands- und Erlöskonten, sowie die Kreditoren- und Debitorenkonten im System hinterlegt und den Artikeln, den Lieferanten und Kunden zugeordnet. Dies dient dem monatlichen Datenaustausch mit dem Datev-System des Steuerberaters. In diesem Zug werden alle Ausgangs-, Eingangs-, Kostenrechnungen und Warenlieferungen gescannt, mit dem jeweiligen Datensatz verknüpft und an den Steuerberater gesendet. Hierdurch konnten die Kosten für die Bearbeitung der monatlichen Buchhaltung durch den Steuerberater wesentlich gesenkt werden.

Bei der Einführung eines ERP-Systems geht es um die Weichenstellung für die Entwicklung des Unternehmens und darum, dieses fit für die Zukunft und die Bewältigung der kommenden Herausforde-rungen zu machen. Die ERP-Einführung bringt System und Ordnung ins Unternehmen und hilft, Prozesse zu automatisieren. Dadurch wird es möglich, Arbeitsprozesse zu verschlanken und die Mitarbeiter unterm Strich erheblich zu entlasten. Eine der wichtigsten Aufgaben bei der Einführung ist, die Mitarbeiter in die Prozesse mit einzubinden, um Ihnen die Ängste vor der Veränderung zu nehmen und aufzuzeigen, welche Vorteile ein perfekt angepasstes ERP-System für den Arbeitsalltag mit sich bringt.

Zitat des Unternehmers: „Wir haben uns mit der Digitalisierung nicht nur wesentlich entlastet, sondern auch eine signifikante Ergebnisverbesserung des Unternehmens erreicht.“

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