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Was ist IT Asset Management?

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Die Verwaltung von Hardware, Software und Peripherie-Geräten wird in vielen Unternehmen nach wie vor durch Excellisten realisiert - Ein Vorgehen, das sich über Jahre durchaus bewährt hat. Allerdings stoßen Programme wie Excel mit dem Wachstum des IT-Bestands und der zunehmenden Digitalisierung an ihre Grenzen. Die Mitarbeiter können nur einzeln auf die Listen zugreifen, Änderungen können nicht nachvollzogen werden und die Analyse wird erschwert. Schnell resultieren daraus Vertragsstrafen und höhere Kostenbelastungen für Unternehmen.

Mit der Einführung eines modernen IT-Asset-Management-Tools gehören Probleme bei der Bestandsverwaltung der Vergangenheit an. Aber was verbirgt sich hinter dem IT-Asset-Management genau?

Einfach erklärt: Das bedeutet Asset-Management

Asset“ bezeichnet die Vermögenswerte von Unternehmen und der Begriff „Management“ ist ein Anglizismus für Verwaltung. Bezogen auf die IT ist es die Planung, Steuerung und Organisation von Hardware, Software und weiteren Peripherie-Geräten in Unternehmen. Das Inventar wird an einem zentralen Ort mit allen Vertrags- und Lizenzinformationen erfasst und effektiv verwaltet. Mit dem Ziel, die Ressourcen eines Unternehmens wirksam und wirtschaftlich in den unterschiedlichen Geschäftsfunktionen einzusetzen.


Wieso ist IT-Asset-Management für Unternehmen interessant?

Für die Erstellung einer Bilanz müssen Unternehmen ihre Finanzen und Vermögenswerte erfassen. Aus dem Grund ist die Verwaltung der Assets von zentraler Bedeutung. Aber auch Unternehmensentscheidungen werden auf Grundlage dieser Informationen getroffen. Jedoch wird der aktuelle Bestand an Soft- und Hardware in vielen Unternehmen nicht einheitlich abgespeichert. Stattdessen werden chaotisch an mehreren Orten einfache Listen erstellt. Nicht selten werden Mitarbeiter extra damit beschäftigt, regelmäßig den genauen Bestand des Inventars zu ermitteln. Allerdings können dabei veraltete Assets leicht übersehen werden. Eine einheitliche IT Asset Management Software mit Datenbank ist hier deutlich effizienter und bietet Unternehmen unter anderem folgende Vorteile:

• Steigerung der Produktivität von Mitarbeitern
• Optimierung der Geschäftsprozesse
• Minderung der Lizenz- und Abonnementkosten
• Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften


Welche Arten des IT-Asset-Managements werden unterschieden?

Das klassische Asset Management für die IT, kurz ITAM, verbindet Vertrags-, Bestands- sowie die Finanzfunktionen der Abteilung. Es unterstützt das Team beim Lebenszyklusmanagement und bei der strategischen Entscheidungsfindung. Darüber hinaus gibt es das Digital Asset Management. Hiermit ist die Verwaltung von digitalen Daten wie Fotos und Videos gemeint. Wird hingegen von Software Asset Management und Lizenzmanagement gesprochen, ist die Kontrolle der verwendeten Software im Unternehmen gemeint.


Wie gestaltet sich der ITAM-Prozess?

Das Asset Management untergliedert sich in 5 aufeinanderfolgende und sich wiederholende Phasen. In der Planungsphase wird zusammengefasst, welche Assets für die Unternehmung von Bedeutung sind und wie diese beschafft werden können. Als Entscheidungsgrundlage dient eine Kosten-Nutzen-Analyse. In der nächsten Phase wird die Hard- und Software erworben oder selbst programmiert. Anschließend folgt die Inbetriebnahme. Die Software wird in die IT integriert und für die praktische Nutzung vorbereitet. In der Wartungsphase wird die Anwendung bereits von Nutzern betrieben. Es können Upgrades, Wartungen oder Reparaturen anfallen, die von den Mitarbeitern übernommen werden müssen. Schlussendlich folgt die Stilllegungsphase: Wird eine Anwendung nicht mehr benötigt, muss diese aus dem IT-Umfeld entfernt werden. Neue Ressourcen lassen sich nun mit der 1. Phase erneut einpflegen.


Kurz vorgestellt: das OFFICE ASSET – Tool

Auf dem Markt für Asset Management Tools gibt es eine Vielzahl an spezifischen Lösungen für die individuellen Unternehmenstypen. Eines davon ist „Office Asset“. Mit der Datenbank des Anbieters ist die Strukturierung aller Prozesse im Unternehmen leicht möglich. Das IT-Asset wird durch die Erfassung und Verwaltung aller IT-Bestände mit einer Typisierung und Klassifizierung für jeden Anwender übersichtlich dargestellt. Bei der Entscheidung für den Kauf eines Asset-Tools ist auf den Mehrwert für das eigene Unternehmen zu achten. Nichts ist ärgerlicher als der Erwerb eines Tools, welches nicht zu 100 % auf die Bedürfnisse angepasst ist. Daher empfiehlt sich die Kosten-Nutzen-Analyse bei der Entscheidungsfindung.

21. Mai 2021

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