Mehr Erfolg und Sicherheit durch strategische Planung

Grundlage für ein strategisches Management ist die Erstellung einer strategischen Planung, die sich aus einer professionellen IST-Analyse des gegenwärtigen Standes ergibt. Durch die Herausarbeitung von Planszenarien und Planvarianten kann auf die zu erwartenden Entwicklungen rechtzeitig und angemessen giert gegebenenfalls auch reagiert werden.

Im konkreten Fall eines Unternehmens in Norddeutschland mit einem Jahresumsatz von 3 Mio. EUR und 25 Mitarbeitern, das sich mit Isolierungen beschäftigt, beauftragte die Unternehmensleitung die elpa consulting mit der Erstellung und Einführung einer strategischen Planung.

In Vorbereitung auf die eigentliche Projektarbeit wurde zuerst eine zweitägige Unternehmensanalyse durch einen elpa-Analytiker durchgeführt. Danach wurde im Rahmen eines Führungskräfte-Workshops die IST-Situation diskutiert und die strategischen Ziele im Führungskreis erarbeitet.

Im Wesentlichen wurden folgende Zielvorgaben im Strategischen Planung Beispiel formuliert:

• stabile Umsatzgröße mit 10% Umsatzrendite
• vorrangige Auslastung der eigenen Mitarbeiter
• Beschäftigung von geeigneten Subunternehmen nur zum Abfangen von Auftragsspitzen
• Bindung der langjährigen Mitarbeiter an das Unternehmen mit entsprechenden Maßnahmen
•  rechtzeitiges Reagieren auf neue technologische Entwicklungen
• Beibehaltung und Ausbau des Prinzips von mehreren Standbeinen in Form von Profitcentern

Danach folgte eine Einschätzung bzw. Evaluierung des gegenwärtigen Standes zum Erreichen dieser Ziele.

Die zu erwartenden Veränderungen des Umfeldes wurden in einem Brainstorming des Führungskreises mittels Metaplantechnik ermittelt. So wurde zum Beispiel eine technologische Entwicklung aufgegriffen, die ein weiteres Leistungsangebot des Unternehmens bedeuten könnte – gleichzeitig aber die Anschaffung einer neuen Maschine erfordern würde. Auch kamen die Veränderungen bei der Tätigkeit in Großbritannien infolge des Brexits zur Sprache; und wie man darauf reagieren kann.

Im Blickpunkt stand aber nicht nur das Gesamtunternehmen, sondern auch die einzelnen Profitcenter, die auf speziellen Kundengruppen im In- und Ausland ausgerichtet sind. So war zum Beispiel die gegenwärtige Entwicklung einer Kundengruppe besorgniserregend, da bei den Erzeugnissen dieser Gruppe eine Überkapazität bestand und aus ökologischen Überlegungen tiefgreifende Änderungen zu erwarten waren. Gleichzeitig wurde ein neues Produkt dieser Kundengruppe identifiziert, das langfristig zu neuen aber anders gearteten Aufträgen für das Unternehmen führen könnte.

Es geht also bei der strategischen Planung nicht nur um Chancen der zukünftigen Entwicklung des Unternehmens, sondern auch um die Identifikation von möglichen Risiken und insbesondere die entsprechende Reaktion darauf. Somit dient die strategische Planung auch als Unterstützung für zukünftige operative Entscheidungen der Verantwortlichen.

In mehreren Gesprächsrunden im Führungskreis wurden anschließend Maßnahmenpakete für die einzelnen Profitcenter entwickelt, um auf die zu erwartenden Entwicklungen agieren zu können. Da nicht immer eindeutig klar war, wohin bestimmte Entwicklungen gehen würden, wurden Varianten für diese Maßnahmenpläne erarbeitet.

Bei Entwicklungen, bei denen die Unsicherheit am Größten war, wurde bei anderen Beratungen in Bezug auf die strategische Planung sogar so weit gegangen, dem gegenwärtigen Stand das „Worst Case“-Szenario gegenüberzustellen. Das hätte im konkreten Fall bedeutet, ein Profitcenter zu schließen mit allen personellen, materiellen und finanziellen Konsequenzen. Eine materielle Konsequenz wären in diesem Fall beispielsweise die Kündigung der Mietverträge von Lager- und Werkstattflächen und die Rückführung von Material und Ausrüstung gewesen. Das Personal hätte auf andere Profitcentern verteilt werden können. Außerdem hätten die anderen Profitcenter den bisherigen Deckungsbeitrag der geschlossenen Dependance auffangen müssen.

Andererseits wurden für dieses Profitcenter in der strategischen Planung ein Szenario entwickelt, das auf der Grundlage der neuen Produkte dieser Kundengruppe das Unternehmen in die Lage versetzen würde, entsprechende neue Leistungen anzubieten. Das Maßnahmepaket für diesen Fall beinhaltete unter anderem die langfristige Schulung der betroffenen Mitarbeiter und die Beschaffung entsprechender Ausrüstung und Materialien. Diese Szenarien haben dann auch Auswirkungen auf entsprechende Varianten der langfristigen Jahresplanung des Gesamtunternehmens und der einzelnen Profitcenter, die danach auszuarbeiten sind. Alle diese Maßnahmenpakete wurden mit konkreten Verantwortlichkeiten und Terminen versehen.

Wichtig ist insbesondere eine terminlich festgelegte Überprüfung des aktuellen Standes der herausgearbeiteten Entwicklungen. Das ist besonders bei Entwicklungen von enormem Interesse, die zeitkritisch eine bestimmte Variante der strategischen Entwicklung des Unternehmens nach sich ziehen. Bei der geschilderten Entscheidung über die Liquidation oder die veränderte Ausrichtung des Profitcenters wurde zum Besipeil alle drei Monate eine neue Einschätzung abgegeben. In den anderen Fällen wurde am Anfang des neuen Geschäftsjahres eine auf der strategischen Planung fußende neue Einschätzung vorgenommen. Auch kam es in den letzten Jahren mehrmals vor, dass Varianten der strategischen Planung ad acta gelegt wurden - aber auch neue Varianten identifiziert und mit Maßnahmenpaketen unterlegt wurden.

Die operative Planung basiert auf den für das neue Geschäftsjahr feststehenden oder an den wahrscheinlichsten eintretenden Entwicklungen der strategischen Planung und den entsprechenden Maßnahmenpaketen. Die entsprechenden relevanten Maßnahmenpakete wurden in den entsprechenden Beratungen zu diesem Zeitpunkt dann mit konkreten Jahresterminen unterlegt und die Verantwortlichkeiten überprüft und endgültig festgelegt.

Fazit des Inhabers: „Wir erwarten durch die mit elpa consulting erstellte strategische Planung die langfristige Absicherung der strategischen Ziele unseres Unternehmens. Damit werden wir in der Unternehmensleitung in die Lage versetzt, bei fast allen möglichen Entwicklungen vorbereitet zu agieren und damit bedrohliche Situationen für das Unternehmen weitestgehend abzuwenden. Außerdem werden Entscheidungen mit mehr Weitsicht und Sicherheit getroffen, wodurch wir zukünftig fokussierter unserer Tätigkeit nachgehen können. Auch unsere Familien profitieren davon, da zum einen mehr Freiräume bei den Mitarbeitern entstehen und wir den Mitarbeitern zum anderen ein besseres Gefühl von Sicherheit vermitteln können. Für mich als Inhaber erhoffe ich mir, dass meine Kinder eines Tages das Unternehmen erfolgreich weiterführen werden“.

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