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17+1 Gründe, die gegen eine kostenlose Tourenplanung sprechen

Von FLS GmbH

Warum kostenlose Tools im Außendienst wenig weiterhelfen und zu Schwierigkeiten führen

Die optimale Tourenplanung und Routenberechnung zu finden, gehört in vielen Bereichen zum A und O. Sei es im Vertrieb, im technischen Service, in der Logistik oder bei Begutach­tungen. Tools für eine kostenlose Tourenplanung im Außendienst erscheinen...
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Heikendorf, 29.03.2022 (PresseBox) - Die optimale Tourenplanung und Routenberechnung zu finden, gehört in vielen Bereichen zum A und O. Sei es im Vertrieb, im technischen Service, in der Logistik oder bei Begutach­tungen. Tools für eine kostenlose Tourenplanung im Außendienst erscheinen hier attraktiv, erweisen sich aber oft als Fehlgriff, der Sie Geschäft kostet.

Wir alle haben uns schon mal verfahren. Oder wir sind zu spät gekommen, weil wir schlecht geplant haben. Zum Glück gibt es mittler­weile Software und Apps, die uns die Routenplanung bzw. Tourenplanung erleich­tern. Viele davon sind sogar kostenlos, stehen als soge­nannte Freeware zur Verfü­gung. Allein: Der Schuss kann gewaltig nach hinten losgehen.

KOSTENLOSE TOURENPLANUNG IST OFT NUR ROUTENPLANUNG

Wenn Sie Ihre Fahrten im beruflichen Kontext planen müssen – womöglich jeden Tag und nicht nur für sich selbst –, gehört mehr dazu als nur die Ermittlung der besten Fahrtrouten. Sie brauchen einen Tourenplaner, der Ihre Aufträge einplant und dabei alle zugehö­rigen Aspekte berück­sichtigt. Das erfordert wesent­lich mehr als die bloße Berechnung von Zielen und Strecken auf einer Karte (siehe unten bei Grund 1).

➡ Passend dazu: Was ist der Unterschied zwischen einer Route und einer Tour?

Es gibt im Web inzwischen gute Tools für den Außendienst und die Tourenplanung, viele kostenlos. Doch sobald es über den privaten Gebrauch hinausgeht oder über eine gewisse Anzahl von Zielen (zum Beispiel, wenn Sie einen kostenlosen Routenplaner für mehr als 50 Ziele suchen), werden Sie mit kostenfreier Software (Freeware) nicht weit kommen. Im schlimmsten Fall behindert eine kostenlose Außendienst App Ihr Geschäft mehr, als dass sie es fördert.

Die folgenden 17+1 Gründe zeigen, warum Sie keine kostenlose Software zur Tourenplanung im Außendienst und Service einsetzen sollten.

GRUND 1: EINE KOSTENLOSE TOURENPLANUNG LIEFERT NUR DIE HALBE PLANUNG

Für eine effiziente Planung brauchen Sie nicht nur Adressdaten. Denn Sie ermitteln nicht einfach nur Routen, sondern Touren, also die Erledigung von Aufträgen und Terminen. Die beste Fahrtroute ist lediglich ein Teil der Tourenplanung. Was Sie daneben beachten müssen (unvoll­ständige Liste): Termin­zeit­fenster, Kunden­präfe­renzen, Besuchshäufigkeit, Mitarbeiter­skills, Fahrzeugarten, Auftragsarten, -kosten und -werte. Viele kostenfreie Tools sind nur Routenplaner, keine Tourenplanungstools.

GRUND 2: MANUELLER AUFWAND BEI KOSTENLOSER AUSSENDIENST SOFTWARE

In der Realität verläuft kaum ein Tag genau nach Plan. Wenn sich im Tages­verlauf etwas ändert, zum Beispiel ein Notfall­termin auftritt oder einer Ihrer Mitarbeiter ausfällt, müssen Sie schnell reagieren. Bei Tools für eine kostenlose Tourenplanung haben Sie dann meist einen hohen manuellen Aufwand, um umzuplanen. Kostenpflichtige Software bietet hier den großen Gewinn einer automati­sierten Tourenoptimierung, auch mitar­beiter­über­greifend.

GRUND 3: FREEWARE BEGRENZT DIE ZAHL AN ZIELEN BZW. TOUREN

Die Zahl der planbaren Ziele ist bei kostenfreien Routenplanern mitunter begrenzt. Wenn Sie mehr als 20 Ziele oder Touren für mehrere Außendienst­mitarbeiter:innen disponieren müssen, kann es sein, dass sie an eine Grenze stoßen. Profes­sionelle Software zur Tourenplanung ermöglicht es Ihnen hingegen, eine Unmenge von Berech­nungen und Tourenoptimierungen gleich­zeitig vorzu­nehmen.

GRUND 4: UND DANN WIRD ES DOCH NOCH KOSTENPFLICHTIG

Den begrenzten Umfang mancher Freeware können Sie erweitern – gegen einen gewissen Preis. Sie können beispiels­weise ein Paket kaufen, um die Anzahl der möglichen Zwischenziele und Stopps zu erhöhen. Dann stellt sich allerdings die Frage, ob es bei zuneh­mender Kom­plexität der Planung nicht besser ist, gleich auf eine pro­fessio­nellere Software oder App zu setzen. Das kostet zwar mehr, holt aber auch mehr raus.

GRUND 5: HALB ERWACHSEN, HALB TEENAGER: DIE FEATURES

Gratis-Tourenplaner bieten neben ihren Basis­funk­tionen nicht selten erwei­terte Funktionen für die Planung an. Allerdings in unter­schied­lichem Reifegrad. Es kann vorkommen, dass diese zusätz­lichen Features noch nicht voll entwickelt sind und ungenaue oder irrefüh­rende Ergebnisse liefern. So haben Sie am Ende ein Tool, das in Teilen nicht voll ausgereift ist und sich schwer bedienen lässt.

GRUND 6: WAS, WENN DAS INTERNET WEG IST? FEHLENDE OFFLINE-FUNKTIONEN

Deutschland, Funklochland … Wenn Sie mit einem Online-Tourenplaner oder einer Außendienst App unterwegs sind, haben Sie hier und da schon mal kein Internet. Gute Tools verfügen daher über Offline-Funktionen, damit Sie auch in dem Fall weiter­arbeiten können. Dies ist bei kostenlosen Apps, Routenplanern und Co. nicht unbedingt der Fall.

➡ Unsere Außendienst App mit On- und Offline-Funktionalität: FLS MOBILE

➡ Best Practice: Mit dem portatour® Routenplaner auch offline arbeiten

GRUND 7: KENNT DIE INTERNATIONALE FREEWARE DAS DEUTSCHE ARBEITSRECHT?

Das deutsche Arbeitsrecht ist strikt und regelt unter anderem die Arbeits- und Pausenzeiten. Gerade wenn Sie die Planung für Ihre Mitar­beiter:innen vornehmen, müssen Sie das berück­sichtigen. Eine Lösung aus dem Silicon Valley wird die exakten Arbeits- und Pausenzeiten Ihrer Leute wahrscheinlich nicht kennen und in der Tourenplanung bzw. Routenberechnung mitein­beziehen …

GRUND 8: SICHERHEITSRISIKEN VON OPEN SOURCE SOFTWARE

Manch kostenfreies Tool wird als Open-Source-Software bereit­gestellt (= der Quelltext/Code ist öffentlich und von Dritten einsehbar, kann geändert und genutzt werden). Open Source wird in der Regel mit einer Lizenz veröffent­licht. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Software von einer offi­ziellen Stelle geprüft wurde. Und eine Lizenz bedeutet nicht, dass die Software gut auf Sicher­heits­schwächen getestet wurde.

GRUND 9: RECHTLICHES GLATTEIS BEI AUSSENDIENST FREEWARE

Bei Freeware sollten sie auch Folgendes beachten: „Der Urheber stellt die Software zur kostenlosen Nutzung bereit und verzichtet lediglich auf ein Entgelt, aber nicht auf sein Copyright. Ein ent­sprech­endes Programm darf also nicht verkauft, verändert oder in Teilen in eine andere Software übernommen werden.“ (it-business.de). Das heißt, falls Sie eine eigene IT haben und Anpas­sungen an der Software vor­nehmen wollen, stehen Sie vor einem Problem. Außerdem birgt Freeware daten­schutz­rechtliche Unsicher­heiten, zum Beispiel in Bezug auf die einge­gebenen Kundenadressen.

GRUND 10: KOSTENLOSE TOURENPLANUNG VERHINDERT KOLLABORATION

Wenn Sie nicht gerade Einzelkämpfer:in sind, dann stellt sich immer die Frage, wie die Tools in Ihrem Unter­nehmen die Zusammen­arbeit unterstützen. Ein einfaches Beispiel: Sie merken, dass Sie es nicht mehr zu einem Kunden schaffen. Ihr Kollege Schulze ist gerade dort in der Nähe und könnte für Sie übernehmen. Nur: Wie erfahren Sie (und er) das? Profes­sionelle Software zur Tourenplanung ermög­licht diese Kommuni­kation und ein schnelles Umplanen.

GRUND 11: FEHLENDE TRANSPARENZ FÜR MANAGEMENT UND INNENDIENST

Dem Management und dem Innendienst fehlt mit kostenfreien Tools oft die Trans­parenz: Wo befindet sich Mitarbeiterin Schneider gerade und wie ist der Auftrags­status? Wie viele Kilometer hat das Team heute zurückgelegt? Welche Kosten sind entstanden? Aktuelle Einsichten ins Tages­geschehen und nach­träg­liche Analysen und Auswer­tungen werden von Freeware oft nicht unter­stützt.

➡ Passender Inhalt: Wie moderne Software Ihre Disponent:innen entlastet

GRUND 12: KEINE INTEGRATION IN IHRE ANDEREN SYSTEME

Damit sind wir beim Zusammen­spiel verschie­dener Programme. Wenn Sie ein Tool zur Tourenplanung verwenden, ist es sinnvoll, es direkt in Ihre Software­landschaft zu integrieren. Pro­fessio­nelle Tourenplanungsprogramme bieten nicht bloß einen Adressimport aus Excel an, sondern lassen sich an das führende ERP- oder CRM-System wie SAP oder Microsoft Dynamics andocken. Das erleich­tert die Prozesse und optimiert Ihren Außendienst und Service erheblich.

GRUND 13: EINE AUSSENDIENST APP SOLLTE NICHT NUR DIE ROUTENPLANUNG ERLEICHTERN …

… sondern auch die Arbeit vor Ort. Haben Sie alle Auftrags­daten direkt zur Hand? Informa­tionen über die Service­historie? Checklisten? Im Gegensatz zu kostenlosen Online-Routenplanern und Freeware zur Tourenoptimierung unter­stützen kosten­pflich­tige Profi-Tools weitere Prozesse, etwa die Dokumen­tation des Auftrages und die digitale Erfassung der Kunden­unter­schrift.

GRUND 14: KOSTENLOSE TOURENPLANUNG VERGISST DEN KUNDEN

Die Erwartungen der Kunden sind gestiegen, gerade auch, was die digitalen Möglich­keiten angeht. Idealer­weise binden Sie den Kunden in Ihre Planung ein. Zum Beispiel über ein Terminportal, in dem er seinen Wunschtermin selbst buchen kann. Oder indem er oder sie eine automa­tische Benach­rich­tigung über Ihre voraus­sichtliche Ankunftszeit erhält. Eine kostenlose Tourenplanung für den Außendienst bindet den Kunden leider selten mit ein.

GRUND 15: GRATIS-SOFTWARE LÄSST SICH KAUM VERÄNDERN

Was geschieht, wenn sich Ihre Anforde­rungen an eine Touren- bzw. Routenplanung verändern? Wenn Sie zum Beispiel Touren für verschie­dene Fahrzeug­typen planen wollen? Kostenlose Software lässt sich kaum von Ihnen selbst anpassen bzw. wird nicht nach Ihren Wünschen weiter­entwickelt. Mit einem Anbieter von profes­sioneller Business-Software für Ihre Tourenplanung fahren Sie deutlich besser.

GRUND 16: FEHLENDE PASSUNG FÜR IHR UNTERNEHMEN UND IHRE BRANCHE

Dieser Punkt knüpft an den vorigen an. Unternehmen speziali­sieren Ihr Angebot mehr und mehr und brauchen dafür Lösungen, die sich indivi­duell auf Ihre Bedarfe und Ihre Branche hin konfi­gurieren lassen. Kostenlose Tourenplanungssoftware bietet meist nur eine allgemeine „One-for-all“-Lösung.

GRUND 17: UNBESTIMMTER SUPPORT BEI TOURENPLANUNGS-FREEWARE

Wenn Support-Bedarf oder Fragen aufkommen, wird es bei Freeware schwierig. Ein Anbieter einer kostenlosen Tourenplanung kann nicht mit dem Support und den Schulungs­angeboten mithalten, die Hersteller kostenpflichtiger Software bereit­stellen. Bei Letzteren haben Sie einen festen Ansprech­partner mit klaren Service-Level-Agreements, um Ihnen schnell weiter­zuhelfen.

ZUSATZPUNKT: DIE WAHRE PREISFRAGE – WAS WIRD EIGENTLICH OPTIMIERT?

Am Ende lautet die Frage: Wozu dient das Tool? Eine gute Lösung optimiert Ihre Touren, sodass Sie Zeit und Kilometer sparen – also letztlich Kosten. Doch diese Sichtweise greift zu kurz.

Die Software sollte nicht nur dazu dienen, Fahrtrouten und Kosten zu optimieren, sondern Ihre gesamte Wertschöpfung. Zum Beispiel kann es sinnvoll sein, eine längere Route und Mehrkosten in Kauf zu nehmen, um einen verär­gerten Kunden wieder zufrieden­zustellen. Eine gute Tourenplanung plant und optimiert nicht einfach nur Kosten, sondern die Errei­chung Ihrer Unter­nehmens­ziele.

FAZIT: KOSTEN SPAREN, ABER RICHTIG

Die Kostenersparnis liegt nicht im Tool (geringe bzw. keine Anschaf­fungs­kosten), sondern darin, was es kann, wie es Ihr Business optimiert. Eine pro­fessio­nelle Tourenplanung amorti­siert sich schnell und steigert dauerhaft die Qualität Ihres Außendienstes und Service. Begreifen Sie die Tourenplanung nicht als Add-on, sondern als ein zentrales Steuer- und Opti­mierungs­element. Die Investition lohnt sich.

Wenn Sie Ihre Touren eher für sich allein oder dezentral planen, können wir Ihnen die Lösungen unseres Schwester­unter­nehmens portatour® empfehlen: portatour® – Mein persönlicher Tourenplaner im Außendienst.

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