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Korrekturen hieb- und stichfest protokollieren

Von Stella Systemhaus GmbH Dresden

Mit No-Code-Software G2 lassen sich Änderungen an Datensätzen auf einfache Art und Weise nachverfolgen

Wenn es um die Sammlung von Daten u.a. für wissenschaftliche Studien geht, ist MS Excel häufig das Mittel der Wahl. Mit Excel lassen sich z.B. Zahlen auf einfache Art und Weise erfassen und verwalten. Schwierig wird es erst, wenn ein Wert nachträglich...
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Dresden, 21.04.2022 (PresseBox) - Wenn es um die Sammlung von Daten u.a. für wissenschaftliche Studien geht, ist MS Excel häufig das Mittel der Wahl. Mit Excel lassen sich z.B. Zahlen auf einfache Art und Weise erfassen und verwalten. Schwierig wird es erst, wenn ein Wert nachträglich verändert werden muss, etwa um einen Zahlendreher zu korrigieren. Warum? Die Änderungen müssen hieb- und stichfest dokumentiert werden können. Sonst ist die Studie wertlos. Eine Möglichkeit, Änderungen nachzuweisen, besteht darin, die entsprechenden Excel-Formulare auszudrucken und als Dokument (PDF) aufzubewahren. Das ist besonders wichtig, wenn mehrere Personen arbeitsteilig an einem Datensatz arbeiten.

Das Problem ist nur: Mit Excel lässt sich der Wert zwar mühelos verändern und der Datensatz ein zweites Mal ausdrucken. Man sieht in dieser Version aber nicht, welcher Mitarbeiter die Zahl zu welchem Zeitpunkt verändert hat und auch nicht, was zuvor an dieser Stelle stand. Handelt es sich beispielsweise um empirisch gewonnene Werte für wissenschaftliche Studien, ist die gesamte Studie wertlos.

Die IT-Technologie G2 schließt die Informationslücke. Mit dieser No-Code-Software lassen sich Korrekturen schnell, einfach und vor allem unanfechtbar dokumentieren. Um korrigierte Daten ordnungsgemäß protokollieren zu können, erfassen die Anwender die Daten wie bisher in Excel-Formularen. Anschließend leiten sie in G2 ein Formular ab und erweitern es binnen kürzester Zeit um eine Protokollierspalte. Nun können die Daten aus dem Excel-Formular ganz einfach in das G2-System übernommen werden. Muss im Nachhinein z.B. ein Zahlendreher korrigiert werden, ändert der Benutzer die Zahl und trägt gegebenenfalls in der Protokollierspalte ein, aus welchem Grund er den Datensatz verändert hat. Die Protokollierspalte zeigt nun an, wann die Datei verändert wurde und von wem.

Dieses Instrument eignet sich nicht nur für wissenschaftliche Studien, sondern für alle Unternehmensprozesse, z.B. für die Qualitätssicherung. Auch dort müssen Daten erfasst, korrigiert und transparent verwaltet werden. Das Gleiche gilt für öffentliche Verwaltungen. Beispiel EU-Fördermittelverwaltung:  Dort geht es um Millionen Euro Fördergelder. Wird eine Datei im Nachgang verändert, muss zwingend dokumentiert sein, wer die Zahl wann korrigiert hat. Daten aus vorhergehenden Versionen gehen nicht verloren, sondern können erneut aufgerufen und gegebenenfalls wieder eingesetzt werden. Die Änderung lässt sich nachverfolgen.

Zum Verständnis: Die Software-Technologie G2 ist in der Lage, beliebig komplexe Prozesse in einer Firma (ERP, CRM, DMS etc.) einheitlich und übersichtlich abzubilden – von der Verwaltung von Störungsmeldungen bis hin zur Steuerung ganzer Beschaffungsprozesse. Für diese No-Code-Lösung benötigt man keine IT-Kennnisse. Sie lässt sich genauso schnell und einfach handhaben wie Excel. Doch anders als dort liegen die Daten auf einem sicheren Datenbankserver.

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