Rund 80 leitende Mitarbeiter aus den Finanzabteilungen mittelständischer und großer Unternehmen trafen sich Ende Januar bei ReadSoft in Neu-Isenburg. Der Anbieter für die automatisierte Datenerfassung präsentierte im Rahmen eines Informationstages seine Software Eyes & Hands Invoices, die kürzlich von der SAP für die Rechnungsverbuchung unter SAP R/3 validiert wurde. Zielgruppe waren Anwender der SAP-Lösungen FI (Finanzen) und MM (Materialwirtschaft). Mit dem Angebot hatte ReadSoft den Nerv der Teilnehmer sichtlich getroffen. ReadSoft-Geschäftsführer Bruno Pohl mit seinem Team und Gastreferenten von KPMG, IXOS und Acando sahen sich einem qualifizierten Publikum gegenüber, das zahlreiche fachlich fundierte Fragen zu der vorgestellten Lösung und den Praxisbeispielen stellte. Ein hohes Interesse war vor allem bei den Unternehmen zu erkennen, deren Aufkommen an täglichen Eingangsrechnungen sehr hoch ist (über 400 Belege pro Tag). Bei diesen sind nach der Einschätzung von ReadSoft auch die Optimierungs- und Einsparungspotenziale bei der Rechnungserfassung besonders hoch. Im Anschluss an den Informationstag konnten die Teilnehmer die Veranstaltung mit Hilfe eines Fragebogens bewerten. Mit den Inhalten der Vorträge war man durchgängig zufrieden bis sehr zufrieden.
Viele Teilnehmer waren im Vorfeld der Veranstaltung skeptisch, ob man wirklich der Software das Lesen von unstrukturierten Eingangsrechnungen und das Auslesen bestimmter Datenfelder beibringen könne. Die Life-Präsentation von ReadSoft-CTO Günter Brettschneider konnte aber selbst Zweifler überzeugen. Anhand von gescannten Originalrechnungen wurde die konkrete Handhabung von Eyes & Hands Invoices sowie die Integration ins SAP R/3 dargestellt. Am Beispiel des Invoices-Anwenders Emons GmbH, einer international tätigen Spedition, wurde darüber hinaus gezeigt, welche Einsparungen und Optimierungen sich mit der Lösung erzielen lassen. Durch die automatische Erfassung von 80.000 und 100.000 Eingangsrechnungen jährlich mit Eyes & Hands Invoices kann Emons 1,5 Arbeitskräfte, die sich bislang ausschließlich mit manueller Erfassung beschäftigten, für anspruchsvollere Aufgaben einsetzen.
Die Fehlerminimierung bei der Dateneingabe war für viele Teilnehmer ein weiteres wichtiges Kriterium für den Einsatz von Eyes & Hands Invoices: Bei der manuellen Erfassung vertippt man sich so schnell! so die Erfahrung eines Leiters Finanzen. Der Einsatz der Software dagegen schließt fehlerhafte Eingaben nahezu aus. Rechnungen von Lieferanten, die dem System bekannt sind, werden innerhalb von Sekunden verifiziert und mit Unternehmenseigenen Lieferantennummern oder ähnlichen Angaben versehen. Andere Rechnungen lassen sich ebenfalls am Bildschirm schnell bearbeiten, wobei nur vom Anwender geprüfte und akzeptierte Rechnungen an SAP R/3 übergeben werden können.
Geschäftsführer Bruno Pohl zeigte sich begeistert von dem regen Zuspruch aus Industrie und Wirtschaft: Die automatische Erfassung von Rechnungen ist ganz offensichtlich ein Schuh, der die Anwender von SAP R/3 wirklich drückt. Als erster validierter SAP-Partner haben wir in diesem Markt die Nase vorn. Mit Invoices kann ein Unternehmen die Kosten für Personal und Erfassung nachhaltig reduzieren. Die möglichen Einsparungspotenziale wurden durch ein Plastik-Sparschwein als Give-away symbolisiert, welches die Teilnehmer abends gerne mit nach Hause nahmen.
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