eProcurement als Schlüssel für schlanke Prozesse im Einkauf: WILKA Schließtechnik baut auf ein digitales Beschaffungswesen

Deutschland ist in der Welt nicht gerade als Vorreiter der Digitalisierung bekannt. Das beweist auch der eGovernment Benchmark 2022 der europäischen Kommission, bei dem Deutschland auf Platz 21 von 35 landete. Häufig sind es Traditionsunternehmen im Mittelstand, die sich schwertun, althergebrachte Prozesse zu modernisieren. Isabelle Coudert, Leiterin Supply Chain Management des Familienunternehmens WILKA Schließtechnik, zeigt, dass die Digitalisierung des Einkaufs ein erster Schritt sein kann.

Viel Tradition und viel Modernes aus Deutschlands Schlüsselregion

Schon seit über 150 Jahren fertigt und verkauft die WILKA Schließtechnik GmbH ein breites Portfolio an Zylindern, Schließanlagen, Schlössern und seit einigen Jahren auch elektronischen Zutrittskontrollen. Der Sitz des Familienunternehmens in sechster Generation liegt in Velbert, in der sogenannten Schlüsselregion, dem weltweit führenden Standort für Schließ- und Sicherungstechnik. Die gebürtige Französin Isabelle Coudert ist seit zwei Jahren Teil des familiären Teams und führt maßgeblich die Digitalisierung des Einkaufs im Unternehmen voran. Im Rahmen der Entwicklungsstrategie von WILKA wurde eine neue Abteilung gebildet, der Frau Coudert als Leiterin Supply Chain Management vorsteht. Eines ihrer Ziele war es, konservative Prozesse wie Bestellungen via E-Mail und Papier abzulösen und durch digitalisierte Abläufe zu ersetzen. Dies gelang durch die Einführung der eProcurement-Plattform simple system, die Frau Coudert bereits erfolgreich bei ihrem vorherigen Arbeitgeber implementiert und mit der sie beste Erfahrung gemacht hatte.

Akzeptanz für neue Prozesse schaffen

Das Familienunternehmen steht in der Region für Qualität. Viele der Mitarbeiter kommen direkt aus der Umgebung und sind dort aufgewachsen. Der familiäre Umgang, den das Unternehmen mit seinen Mitarbeitern pflegt, wird so nach außen getragen. WILKA legt großen Wert darauf, dass es nicht nur familien-geführt, sondern auch familien-gefühlt arbeitet. Ganz nach diesem Leitbild war es Frau Coudert besonders wichtig, die anderen Wilkaner, wie sich die rund 300 Mitarbeiter des Unternehmens selbst nennen, von der neuen Lösung zu überzeugen und mit an Bord zu holen – und zwar auf Augenhöhe. Eine erste Verbündete fand Isabelle

Coudert bei ihrer Teamleiterin aus dem Einkauf, die sich bereits im Zuge eines anderen Projektes mit simple system beschäftigt hatte und sehr an der digitalen Lösung interessiert war. Da die Anbindung von simple system für Unternehmen kostenlos, also ohne finanzielles Risiko ist, stand der Einführung nichts im Wege. „Gerade wenn man kein großer Konzern ist, hat man eventuell nicht das Budget für kostspielige Lösungen“, sagt Frau Coudert. 

Auch die Mitarbeiter profitieren heute von verschlankten Prozessen und weniger Aufwand. Durch die eProcurement-Plattform sind Bestellungen nicht mehr nur der Einkaufsabteilung vorbehalten. Heute können z.B. Vorarbeiter aus der Produktion ihren Bedarf direkt in eine Bestellung umwandeln, die einmal vom Einkauf geprüft und dann im System freigegeben wird. Dank klar gesetzter Genehmigungsprozesse können mehr Mitarbeiter dort, wo der Materialbedarf entsteht, zur eigenen Bestellung befähigt und der Einkauf entlastet werden. Auch das Controlling bekommt mehr Möglichkeiten an die Hand und kann Bestellungen konkreter auswerten. Zukünftig möchte das Unternehmen simple system noch an das firmeneigene ERP anschließen, um das volle Potenzial auszuschöpfen und Prozesse noch weiter zu automatisieren.

Mehr Zeit für weitere Digitalisierungsprojekte

Isabelle Coudert sieht die Einbindung einer eProcurement-Lösung auch als Türöffner für folgende Digitalisierungsprojekte. „Unser Einkaufsteam hat zügig und mit viel Engagement diese Aufgabe umgesetzt, weil wir mit der Einführung der eProcurement-Plattform schnell Kapazitäten freischaufeln wollten, um den Fokus auf unsere Kernaufgabe zu lenken. Sind meine Mitarbeiter zu stark in Tagesgeschäft und Standardaufgaben eingebunden, wäre es schwierig, Verbesserungsprojekte noch on top zu konzipieren und durchzuführen“, so Frau Coudert. Jetzt sei es möglich, neue Projekte in die Wege zu leiten, die die Ziele des Unternehmens unterstützen, wie z.B. Wachstum und Weiterentwicklung. Die Bestrebungen von Isabelle Coudert zeigen, dass traditionsreiche Unternehmen des Mittelstands die Digitalisierung nicht ausklammen müssen. Mit einem überschaubaren Aufwand, wie der Einbindung einer eProcurement-Lösung, lassen sich die Schritte in eine digitale Zukunft schlank und effektiv beschreiten.

Für die Zukunft aufgeschlossen

Mehr oder großflächigere Digitalisierung sieht Frau Coudert hingegen nicht als Hauptausschlagpunkt, um in der Schlüsselregion attraktiver zu werden. Stattdessen wolle man grundsätzlich zeigen, dass auch alteingesessene Familienunternehmen moderne Wege bestreiten können. Im Hinblick auf den beruflichen Nachwuchs ist WILKA Schließtechnik gut aufgestellt, denn jedes Jahr wird in neue Auszubildende investiert. Mitarbeiter mit hoher Identifikation zu WILKA sind das wichtigste Firmenkapital. Mit diesem Wissen und Engagement jedes Einzelnen tragen alle zum Unternehmenserfolg bei.

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