Erweiterung für die automatische Verarbeitung von Auftragsbestätigungen für SAP

In die Bearbeitungsoberfläche von ORDER CONFIRMATIONS+ wurde hierfür ein zusätzlicher Button mit der Bezeichnung „Rückfrage“ integriert. Stößt ein Anwender bei der Bearbeitung einer eingehenden Auftragsbestätigung auf eine fehlerhafte oder unklare Rückmeldung kann über diesen Button eine Rückfrage an den BANF-Anforderer, den Disponenten, den Einkäufer oder die Einkäufergruppe der Bestellung oder an den betreffenden Lieferanten gestellt werden.

Dafür öffnet sich ein Dialogfenster, in dem der Anwender über ein Auswahl-Menü die entsprechenden Adressaten der Rückfrage auswählen kann. Zusätzlich kann gewählt werden, welche Dokumente automatisch an die Rückfrage angehängt werden sollen. Hier kann beispielweise die Auftragsbestätigung ausgewählt werden, aber auch alle weiteren Anlagen, die im SAP-System zu der entsprechenden Bestellung in der Anlagenliste enthalten sind. Danach kann der Anwender über ein weiteres Feld den gewünschten Text für die Rückfrage aus einer Auswahl vorkonfigurierter Texte auswählen. Mit nur einem weiteren Klick auf den Button „Email erstellen“ wird dann automatisch im Hintergrund durch ORDER CONFIRMATIONS+ ein passender Email-Entwurf erstellt und im Outlook-Ordner „Entwürfe“ des Anwenders abgelegt. Hier können bei Bedarf weitere Ergänzungen am Text durchgeführt oder auch zusätzliche Dokumente angefügt werden, die nicht in der Anlagenliste in SAP zu finden sind, sondern in einem anderen Dateisystem abgelegt wurden.

„Die Option „Rückfrage“ ist damit eine wertvolle Erweiterung der bisher schon vorliegenden Funktionen „Widerspruch“ und „Stornierung“, denn nicht bei jeder Unklarheit muss einer Auftragsbestätigung sofort widersprochen oder eine Bestellung storniert werden“, so Joachim Binder, Geschäftsführer der Advanced Software GmbH. Dabei sorgt das neue Feature für eine weitere Reduktion manueller Arbeit und auch der möglichen Fehlerquellen, indem das mühsame Zusammenstellen der erforderlichen Unterlagen oder die Suche nach den passenden Ansprechpartnern entfallen. Darüber hinaus werden auch die Antworten auf eine solche Rückfrage vollautomatisch an der Anlagenliste zu der Bestellung in SAP abgelegt. Die Kommunikation ist also jederzeit nachvollziehbar dokumentiert.

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