1 Jahr TopCash im Landkreis Oldenburg

„Einfach nur kassieren“ ist nur der vordergründige Schein. Die Kreisverwaltung hat zuvor ein ausgeklügeltes Konzept und eine detaillierte Kassenstruktur erarbeitet. Diese bildet die gesamte Verwaltungsstruktur umfassend ab. Die Gebührenkassen wurden systematisch nummeriert Fachbereichsbezogen angelegt: z.B. Führerscheinstelle, Zulassungsstelle, Gesundheitsamt, Ordnungsamt, Ausländerbehörde, Jagdangelegenheiten, Bauordnungsamt, Zahlstelle zur Sonderaufgabe Prostituiertenschutzgesetz sowie die zentrale Kreiskasse. Jeder Bereich hinterlegte seine spezifischen Gebühren und Leistungen, bereichsübergreifend steht die Zahlstelle der Kreiskasse den Bürgern zur Verfügung. An insgesamt 40 Arbeitsplätzen werden Zahlungen angenommen.

Für optimalen Workflow wurden 25 davon mit Kartenzahlungsmöglichkeit ausgestattet. Die POS-Terminals steuert das Kassenverfahren TopCash via OPI-Schnittstelle elektronisch an, d.h. der zu zahlende Betrag wird im Netzwerk automatisch an das dem Arbeitsplatz zugeordnete EC-Gerät übertragen. TopCash zeigt den Zahlungsprozess und bestätigten Durchführungserfolg in Sekundenschnelle auf dem Bildschirm des Mitarbeiters an.

Anbindung zu vor- und nachgelagerten Fachverfahren sorgen für Datenfluss aus einem Guss: So entsteht der Vorgang „Kfz-Anmeldung“ beispielsweise in der Software der Kfz-Zulassung. Per Webservice wird dieser mit Beträgen, Personen- und Adressdaten automatisch elektronisch an die zuständige Kasse weitergereicht. An dieser kann der Mitarbeiter optional weitere Leistungen dazubuchen, z.B. die Feinstaubplakette. Zum bargeldlosen Zahlen am Arbeitsplatz (Girocard, Debitkarte, Kreditkarte) ist es dann nur noch ein Mausklick.

Die Zulassungssoftware „KM Fahrzeug“ bedient die verfahrensoffene TopCash-Eingangs-Schnittstelle, individuell konfiguriert in der Vorbereitungsphase August 2022. Kassenabschlüsse ausgehend werden ebenfalls automatisch abgewickelt. Die konfigurierbare Schnittstelle liefert zuverlässig an KDO Doppik SAP. Durch stringente enge Kommunikation des Softwareherstellers mit dem HKR-Schnittstellenentwicklers (Komm.One) und Kunden konnte das Gesamtsystem auf den Landkreis zugeschnitten zum Oktober 2022 produktiv starten.

Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) macht TopCash, das ohnehin über mächtige Auswertungsmechanismen auf das lückenlose Kassenbuch verfügt noch revisionssicherer. Jede Buchung ist bis ins Detail zur Entstehung zurückzuverfolgen. Die TSE, spätestens mit Inkrafttreten der Umsatzsteuerpflicht auch für Körperschaften des öffentlichen Rechts erforderlich, schützt nach Block Chain-Prinzip die Buchungen gegen jegliche Manipulation wie vom Gesetzgeber seit 2017 vorgesehen.

Nach ca. 1 Jahr reibungslosem Betrieb zieht die Kämmerei des Landkreises, Herr Nienaber, und Herr Jacob als Teammanager Kraftfahrzeugwesen, positive Zwischenbilanz: Das neue Kassensystem macht das Kassengeschäft zur intuitiven Nebensache in Zeiten angespannter Personalsituation.