Ressourcenschonende Fachverfahrenswechsel – ein Beispielprozess

Absehbar laufen viele Altverfahren für die umfassenden Aufgaben im Gewerberecht aus, so dass aus "normalen" Updates die Einführung einer komplexen neuen Software für die Verwaltung wird.

Die Gründe sind einerseits technischer Art. Meldungen zu Cybersicherheitsvorfällen und Komplettausfällen gehackter Stadt- und Kreisverwaltungen sowie von Rechenzentren verdeutlichen dies eindrücklich. Andererseits stellen die Projekte "Registermodernisierung" (durch Registermodernisierungsgesetz, RegMoG) und "Onlinezugangsgesetz 2.0" (OZG, OZGÄndG) immer höhere Anforderungen in kürzeren Abständen. Neue und geänderte digitale Übermittlungsprozesse umfassen eingehenden Informationsfluss von anderen Behörden in das kommunale Ordnungsamt, aber auch Unterrichtungsnachrichten ausgehend von der Kommune an nachgelagerte Ämter bei Kreisverwaltungen, Finanzverwaltung und vielen mehr. Die relevanten Nachrichtentypen sind dabei uneinheitlich; die rechtssichere Kommunikation vieler Beteiligter (zurzeit ca. 20 Behörden relevant) verläuft selten reibungslos, so dass viele Updates unumgänglich sind. Zugleich verfügt die lokale EDV im Rathaus durch die Summe der Aufgaben über immer weniger Zeit in Relation zu den knappen personellen Kapazitäten.

Geplante mehrstufige Softwarewechsel helfen, trotz dieses Engpasses schonend die notwendige Einführung des notwendigen Fachverfahrens im Ordnungsbereich zu absolvieren. Die EDV Ermtraud GmbH hat daher dazu ein exemplarisches Mehrphasenkonzept entwickelt, das langfristig vor Erreichen des Umstellungsstichtages beginnt.

Phase 1: Die Mitarbeiter im Fachamt lernen ihre neue Software ohne Zeitdruck kennen. Dazu stellt die EDV Ermtraud GmbH ihnen kostenlos eine Testumgebung des Fachverfahrens geve|5 in der Cloud zur Verfügung, die vom Anbieter vorab mit den Stammdaten der Stadtverwaltung und einem (vorläufig nicht amtlichen) Straßenverzeichnis der Gemeinde bestückt wird. Die Anwender der Demoversion erhalten eine kompakte Einweisung in die Software. Mit dem fachlichen Wissen der Mitarbeiter der Kommune genügt zunächst eine ca. 1-stündige Einweisung in den assistenten-gestützte Workflow des Fachverfahrens. In die leere Datenbank können beliebige Meldungen aller Rechtsformen erfasst werden – An-, Um- und Abmeldung. Suche und Auskunftserteilung auf diese Daten sind ebenfalls vollumfänglich möglich. Die EDV Ermtraud GmbH stellt im Test-Hosting einen kostenlosen Standard-Formular-Satz bereit.

Phase 2: Nachdem das Fachpersonal sich mit den täglichen Handgriffen vertraut gemacht hat, was die spätere intensivere Schulung reduziert, rücken die Bestandsdaten des Vorverfahrens in den Fokus. Die EDV-Abteilung stellt nun einen Abzug der Daten bereit, die der Softwarespezialist übernimmt. Da nur noch wenige Hersteller im Markt bestehen, und die Meldungen den verbindlichen XGewerbeordnung.de-Standards entsprechen müssen, sind notwendige Konvertierungsroutinen verfügbar. Ist die Probekonvertierung durchgeführt und in die individuelle Cloudinstallation der ersten Phase eingespielt, testet der Interessent mit seinen eigenen Daten und überzeugt sich von der ordnungsgemäßen Übernahme dieser. Häufig können qualitative Verbesserungen der Altdaten, z.B. Zusammenführungen zusammenhängender, aber früher abweichender Datensätze, bereits darin enthalten sein oder entsprechende Potentiale für die Echtdatenübernahme erkannt werden.

Phase 3: Das Ordnungsrecht ist historisch langjährig gewachsen, hat landes- und ortsrechtliche Besonderheiten hervorgebracht, die sich besonders in den Formularen – Anträgen, Erlaubnissen, Auskünften, Bescheinigungen, Individualberichten – zeigen. Nachdem in Einführungsphase 1 bereits mit universellen Einheitsformularen getestet wurde, sichtet die EDV Ermtraud nun die verwendeten Vorlagen – oft Ausdrucke aus Formulardesignern oder Word-Dokumente - der umsteigenden Verwaltung.

Phase 4: Das Augenmerk fällt auf technische und IT-Aspekte des Umstiegsprojektes. Wo liegt die Fachverfahrensdatenbank derzeit? Soll die Software im Sinne der digitalen Souveränität weiter autonom auf Servern im Rathaus betrieben werden? Verfolgt die EDV ein Outsourcing-Konzept, um sich von Servicearbeiten zu entlasten? Ist sicheres Multicloudhosting beabsichtigt? Die Umstellung der Testcloud der 3 Vorphasen lässt sich selbstverständlich in einen Produktivbetrieb überführen.

Phase 5: Eventuelle Schnittstellenprozesse kommen optional zum Einsatz. Sie verstehen sich abhängig von den Prioritäten. Schnittstellen können jederzeit auch nach der Einführung des Grundsystems aktiviert werden. Die gewünschte Ausprägung der Interoperabilität und Datenschutzvorgaben der jeweiligen Kommune spielen eine Rolle.

Der mögliche äußere Eindruck "Einfach nur ein Gewerbeprogramm" täuscht, ein Fachverfahren wird nicht „auf Knopfdruck“ ausgetauscht. Sicherheit im Mehrphasenkonzept zahlt sich aus. Erst wenn die individuellen Besonderheiten erfolgreich ausgearbeitet wurden, führt die EDV Ermtraud GmbH die finale Datenübernahme durch, schult basierend auf dem bereits aufgebauten Knowhow das Personal und schaltet die neue Lösung in Abstimmung mit IT- und Fachamt produktiv.

Im Ergebnis steht ein schonender Digitalprozess im Bürgerservice, eine hohe Akzeptanz der Mitarbeiter und Zufriedenheit der kommunalen Ämter als Leistungsträger an der Basis.

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