CeBIT 2008: VOI zeigt in der DMS-Area Strategien und Lösungen zu mehr Effizienz im Büro

Laut einer aktuellen Untersuchung des VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. zum Marktpotenzial von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) in Deutschland bei mehr als 1.000 Unternehmen hat sich das Investitionsklima positiv entwickelt: Fast ein Drittel aller Unternehmen, die bisher noch kein DMS nutzen, stecken derzeit in der Planungsphase; Großunternehmen, aber auch mittelständische Betriebe von 100 bis 500 Mitarbeitern haben die Nutzenpotenziale erkannt und sind bereit, in modernes Informationsmanagement zu investieren. Unternehmen mit bis zu 100 Mitarbeitern befürchten aber immer noch, dass der Einsatz eines DMS mit zu hohen Kosten für ihr IT-Budget einhergeht. Aber auch bereits bestehende Systeme bergen zum Teil noch erhebliches Ausbau-Potenzial in sich: Die Untersuchungen im Rahmen der VOI-Marktstudie haben ergeben, dass im Schnitt nur 40% der Mitarbeiter das System nutzen. Das ist insbesondere im Zusammenhang mit der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen wichtig. Denn laut der aktuellen VOI-Studie sind sich bisher nur ca. 25% der Unternehmen über die Bedeutung gesetzlicher Regulierungen wie GoBS, GDPdU etc. für die Archivierung ihrer elektronischen Dokumente im klaren. Hier können Unternehmen die Auslastung und damit die Effizienz ihrer Lösung noch wertschöpfend steigern und gemäß gesetzlichen Vorschriften handeln. Eine gute Gelegenheit, sich umfassend über Einsatzgebiete und Nutzen von DMS zu informieren, bietet die DMS-Area in der Halle 3. Hier erwartet den Besucher ein umfangreiches Ausstellungsprogramm mit innovativen Lösungen – sei es zur schnellen Dokumentenerfassung, zur Recherche oder zur rechtssicheren elektronischen Archivierung. Auf dem DMS-Forum informiert ein umfassendes Rahmenprogramm über aktuelle Trends im Markt für Enterise-Content und Dokumenten-Management-Systeme, zeigt erfolgreiche Praxisbeispiele und vermittelt Einblicke im Umgang mit digitalen Dokumenten. Showcase „digitale Postbearbeitung im Büro“ Täglich erhalten Unternehmen große Mengen Post – Briefe, Bestellungen, Rechnungen, Verträge usw. auf Papier. Die Herausforderung ist, diese möglichst effizient zu bearbeiten. Das geht deutlich schneller, wenn die Informationen digital, statt auf Papier vorliegen. Damit sparen Unternehmen nicht nur Zeit bei der Bearbeitung, sie erleichtern durch eine zentrale Datenhaltung das Finden von Informationen und reduzieren den Platz für die Archivierung. Beispielsweise müssen steuerrelevante Unterlagen nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zehn Jahre aufbewahrt werden – da platzt bei papierbasierter Ablage schnell mal der Archivraum aus allen Nähten. Auf eine CD passen circa 10.000 Dokumente, das entspricht etwa dem Inhalt von 20 herkömmlichen Aktenordnern. Das ist aber nur ein Vorteil der Dokumentendigitalisierung. Wesentlicher ist die schnelle Bereitstellung der Dokumenteninhalte und deren Bearbeitung. Erst damit wird die Effizienz der Geschäftsprozesse nachhaltig gesteigert und die Kosten gesenkt. Wie Unternehmen diese Vorteile nutzen können, zeigt der VOI auf der Sonderfläche „Digitale Postbearbeitung“ in der DMS-Area in der Halle 3, Stand A 29 während der CeBIT. Hier erfährt der Messebesucher, wie sich Geschäftspost schneller und vor allem kostensparend bearbeiten lässt. Er kann live verfolgen, was heute hinsichtlich der papierlosen Bearbeitung von Dokumenten möglich ist. Eingehende Papierdokumente werden gescannt, automatisch indexiert und zur weiteren Bearbeitung an die jeweiligen Abteilungen geleitet – und dies vollständig digital. Das spart Zeit, Geld, Papier und gegebenenfalls auch Ärger mit dem Finanzamt.

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