Heusenstamm, 17. März 2008 Die Gewerblich-technischen Schulen (GTS) Offenbach haben sich dafür entschieden, das Dokumentenmanagement-System (DMS) ArcFlow zur papierlosen Verwaltung ihrer Dokumente einzusetzen. Damit reduziert die Schule ihren Administrationsaufwand erheblich und die Mitarbeiter sind in der Lage, sämtliche Unterlagen schnell und einfach wiederzufinden unabhängig von der Person, die sie abgelegt hat.
Rund 1.700 Schüler besuchen die Gewerblich-technischen Schulen in Offenbach am Main. Jedes Jahr verlassen ca. 500 Schüler die Einrichtung und etwa ebenso viele kommen neu dazu. Mit jedem neuen Schüler legen die Verwaltungsmitarbeiter der GTS eine aktuelle Schülerakte an, die alle wichtigen Dokumente zu der jeweiligen Person enthält, wie beispielsweise Anmeldungen, Korrespondenzen und Zeugnisse. Bisher heftete die Schule sämtliche Unterlagen manuell in Ordnern ab. Durch die steigende Zahl an Dokumenten jedoch zu den derzeit 140.000 abgelegten Dokumenten kommen pro Jahr ca. 17.000 neue hinzu wurde es für die Bildungseinrichtung immer schwieriger, den Überblick zu behalten und bestimmte Dokumente zeitnah wiederzufinden. Hinzu kommt, dass die Schulverwaltung Zeugnisse 50 Jahre lang aufbewahren muss, um den Schülern bei Bedarf eine Kopie zur Verfügung zu stellen.
Einfache Anwendung und schnelle Suche
Mit dem DMS ArcFlow kann die Schulverwaltung schnell auf wichtige Informationen zugreifen von Schriftstücken der allgemeinen Verwaltung über Schülerakten bis hin zu Dokumenten rund um Einkauf und Buchhaltung. Zum einen ist der Zugriff direkt über die thematisch strukturierte Mappenstruktur in ArcFlow möglich. Zum anderen können Mitarbeiter die gewünschten Daten über die ArcFlow-Suchfunktion wiederfinden. Da das System bei allen Dokumenten eine Volltexterkennung durchführt, ist eine manuelle Beschlagwortung nicht notwendig. Gleichzeitig archiviert ArcFlow wichtige Dokumente wie z.B. Zeugnisse und ausgewählte E-Mails langfristig und unveränderbar.
Neben der schnellen Suche war die einfache Anwendung des Systems ausschlaggebend für die GTS, sich für ArcFlow zu entscheiden. ArcFlow hilft uns, den Überblick zu bewahren und die zunehmende Anzahl an Dokumenten in den Griff zu bekommen, erklärt GTS-Schulleiter Klaus-Dieter Zebisch. Wir finden sämtliche Unterlagen zu allen Vorgängen zeitnah wieder selbst wenn der dafür zuständige Mitarbeiter im Urlaub ist. Darüber hinaus sparen wir sehr viel Zeit, da wir nicht mehr alle Unterlagen manuell in Ordnern ablegen müssen. Somit können wir unsere Effizienz mit ArcFlow erheblich steigern.
Kurzprofil Gewerblich-technische Schulen (GTS) Offenbach
Die GTS überzeugt seit vielen Jahren als Kompetenzzentrum für Technik in Offenbach. Durch rege Zusammenarbeit mit Wirtschaft und benachbarten Hochschulen der gesamten Rhein-Main-Region, die sich besonders im Rahmen von gemeinsamen Projekten ausdrückt, ist es möglich, Schüler und Studierende besonders fachkompetent und praxisnah auszubilden. Primäres Ziel der GTS ist es, durch die Anwendung eines stark projektorientierten Bildungsangebots die Chancen der Schüler und Studierenden am Arbeitsmarkt deutlich zu verbessern und sich immer wieder an den aktuellen Stand der Technik und Organisation in der Wirtschaft anzupassen. Die GTS bietet zwölf gewerblich-technische Ausbildungsberufe, verschiedene Möglichkeiten der Weiterbildung sowie sämtliche Schulabschlüsse einschließlich der allgemeinen Hochschulreife. Weitere Informationen gibt es unter www.gts-offenbach.de.
Kurzprofil ArcFlow GmbH
Die ArcFlow GmbH entwickelt und vertreibt Software für das Dokumentenmanagement. Mit dem gleichnamigen Archivierungs-, Dokumentenmanagement- und Workflow-System können Anwender sowohl elektronische als auch traditionelle Medien erfassen, verwalten und revisionssicher archivieren. Darüber hinaus lassen sich Dokumente mit Hilfe der Workflow-Komponente direkt mit einem Arbeitsvorgang verknüpfen. ArcFlow macht so zentrale Geschäftsprozesse im Unternehmen transparenter und sorgt für mehr Effizienz. Die ArcFlow GmbH hat ihren Sitz in Heusenstamm am südlichen Rand von Frankfurt am Main. Weitere Informationen gibt es unter www.arcflow.de
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