ArcFlow mit neuer Version 2.6 ihres Dokumentenmanagement-Systems (DMS)

Setzt der User ein Abonnement auf einen bestimmten Dateiordner, so erhält er bei jeder Änderung an diesem Ordner eine Nachricht per E-Mail beziehungsweise Dialogfenster auf dem Bildschirm. Die Mitteilung enthält Informationen sowohl zur Art der Änderung – beispielsweise, dass ein neues Dokument hinzugefügt oder gelöscht wurde – als auch zum Zeitpunkt. Ebenso ist es möglich, ein Abonnement auf ein einzelnes Dokument zu setzen. Damit bleiben sämtliche Mitarbeiter, die parallel mit den gleichen Dokumenten und Ordnern arbeiten, permanent über alle wichtigen Änderungen informiert. Beispielsweise kann ein Vertriebsleiter auf den Ordner Preislisten ein Abo für seine Mitarbeiter setzen, damit diese immer automatisch über Änderungen an den Preislisten informiert werden. Darüber hinaus ist es Anwendern mithilfe einer automatischen Wiedervorlage-Funktion möglich, sich in täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Intervallen auf wiederkehrende Termine hinweisen zu lassen. Die Wiedervorlagen lassen sich sowohl für einzelne Anwender als auch für ganze Abteilungen einrichten. Wie bei der Abo-Funktion kann die Erinnerungsnachricht wahlweise per E-Mail oder Dialogfenster erfolgen. Informationen auf einen Blick Die neue Version umfasst zudem Erweiterungen der TAPI-Schnittstelle (Telephony Application Programming Interface). Dabei zeigt ArcFlow bei eingehenden Anrufen sowohl den Namen des Anrufers auf dem Display als auch seine vollständigen Kontaktdaten auf dem Bildschirm an. Beim Klicken auf die Info-Box öffnet ArcFlow entsprechend sämtliche Korrespondenzen und Dokumente. Der Angerufene kann das Telefonat entweder auf die gängige Art und Weise oder per Mausklick annehmen. Bei Annahme des Telefonats öffnet ArcFlow automatisch ein Fenster, in dem der Angerufene seine Telefonnotizen vermerken kann. Diese Telefonnotiz speichert das DMS in dem dazugehörigen Ordner ab. Ausgehende Anrufe lassen sich ebenfalls per Mausklick oder über die Tastatur betätigen. Ein Vertippen und damit das versehentliche Wählen einer falschen Telefonnummer werden dadurch vermieden. Die Schnittstelle ermöglicht eine strukturierte Ablage von Informationen und reduziert den Zeitaufwand erheblich, da die Suche nach Dokumenten entfällt. Davon profitieren insbesondere Anwender, die im ständigen telefonischen Kundenkontakt stehen wie beispielsweise Sales-, CRM- und Telefonsupport-Mitarbeiter. E-Mail-Management In der neuen Version integriert ArcFlow erweiterte Funktionen zur Verwaltung und Archivierung von E-Mails. Nachrichten lassen sich dabei wahlweise automatisch oder manuell archivieren. Darüber hinaus werden die Nachrichten regelgesteuert im dazugehörigen Ordner abgelegt. Diese Zu¬ordnung kann zum Beispiel nach Absender- oder Empfängeradresse, bestimmten Begriffen in der Betreffzeile, nach dem Inhalt (Body) der Nachricht oder in der Anhangdatei erfolgen. So lässt sich eine E-Mail, die in der Betreffzeile den Begriff „Rechnung“ enthält, regelgesteuert dem Rechnungsordner in ArcFlow zuweisen. Uneingeschränkte Texterkennung Bisher war die Anzahl an Seiten, bei denen ArcFlow eine Texterkennung durchführt, auf 10.000 pro Monat limitiert. Wurde diese Anzahl an Seiten überschritten, war es erforderlich, eine neue Lizenz zu erwerben. Bei der neuen ArcFlow-Version gibt es keine Einschränkungen mehr im Hinblick auf die Texterkennung, sondern es lassen sich beliebig viele Seiten übernehmen. Texterkennung auch für PDF-Dokumente Häufig werden Dokumente beim Scannen direkt in PDFs umgewandelt (Scan to PDF). Dabei beinhaltet das gescannte Dokument lediglich ein Bild und ist damit kein richtiges PDF. Viele Systeme sind nicht in der Lage, den Inhalt dieser PDFs zu erkennen und ihn so für die Volltextsuche zur Verfügung zu stellen. Mit ArcFlow 2.6 hingegen lassen sich diese Dokumente in korrekte PDFs konvertieren, so dass sie mühelos volltexterkannt werden können. Somit ist Benutzer in der Lage, die PDF-Dokumente jederzeit über die Stichwortsuche wiederzufinden. Darüber hinaus eignet sich dieses Format für die Langzeitarchivierung. Neues Lizenzmodell Ab der Version 2.6 gilt ein neues Lizenzmodell. Während ArcFlow bisher nach dem Concurrent User Modell lizenziert wurde, erfolgt die Lizenzierung ab ArcFlow 2.6 nur noch nach angemeldeten Benutzern pro Workstation (Concurrent Workstation). ArcFlow-Anwender können den Client somit beliebig oft pro Workstation und Session öffnen.