Praxisbewährte Vorgehensweisen bei Ausschreibungen für IT-Outsourcing

Frankfurt / Zürich, 11. September 2008. Die Prozesse zur Ausschreibung von Outsourcing-Dienstleistungen gestalten sich meist schwieriger als erwartet und können bei der Auswahl des Servicepartners weitreichende Fehlentscheidungen zur Folge haben. Um diese Risiken zu vermeiden, ist nach den Erkenntnissen des Beratungshauses Active Sourcing ein klar strukturierter Ablauf auf Basis praxisbewährter Vorgehensweisen erforderlich. Outsourcing-Strategien lassen sich nicht kurzfristig realisieren, sondern benötigen im Gegenteil eine realistische Terminierung der verschiedenen Planungsschritte. So verstreichen üblicherweise allein schon für die Ausschreibung der IT-Leistungen zwei bis drei Monate. Für die Durchführung von Vertragsverhandlungen ist je nach Komplexität und Umfang der auszulagernden Dienstleistungen mit weiteren drei bis sechs Monaten zu rechnen. Für eine konstruktive Mischung der Kandidaten sorgen Die Vorauswahl der Anbieter beginnt in der Regel mit einer genauen Klärung, ob die betreffenden Provider überhaupt die gewünschten Dienstleistungen auf dem gewünschten Qualitätsniveau erbringen können. Um die erforderliche Entscheidungssicherheit zu erlangen, welche Anbieter mit ins Rennen genommen werden sollen, bedarf es deshalb bereits zu Beginn der Ausschreibung einer zielgerichteten Kommunikation. «Sie hat durchaus den Charakter einer ersten Selektion», betont Active Sourcing-Geschäftsführer Stefan Regniet. Zudem sei auf die Struktur der möglichen Outsourcing-Partner zu achten und eine gute Mischung vorzunehmen. «Dafür gilt es, zunächst möglichst passend wirkende Partner nach Grösse, Branchenreferenzen sowie Servicequalität auszuwählen und sie dann bewusst durch ein oder zwei Herausforderer zu ergänzen. Unter Herausforderern sind solche Provider zu verstehen, die sich bei den Services als kompetent erweisen und auch von der Grösse her passen, aber in der Branche noch wenige Referenzen haben», so der Geschäftsführer des auf Outsourcing spezialisierten Beratungshauses. Dies erzeugt nach seinen Erfahrungen ein konstruktives Spannungsfeld. «Durch die Unterschiedlichkeit entsteht ein interessanter Wettbewerb mit positiven Überraschungen, bei dem am Ende sehr oft innovative Vorschläge und auch geringere Preise zustande kommen.» Gezielte Vorinformation der Anbieter Erst nach dieser systematischen Vorauswahl der Anbieter kann mit dem eigentlichen Ausschreibungsverfahren begonnen werden. Es hat sich dabei in der Praxis bewährt, vorab die betreffenden Anbieter kurz zu kontaktieren und sie mit den wichtigsten Angaben zum Auslagerungsprojekt zu versorgen. Dazu gehören beispielsweise eine kurze Beschreibung der benötigten Services, Informationen über die Rahmenbedingungen und ein Zeitplan von der Ausschreibung bis zum Betriebsübergang. Diese Vorankündung ist wichtig, damit die Provider genügend Zeit für die Organisation eines Bid-Teams haben. Vertraulichkeitsvereinbarungen frühzeitig vornehmen «Bekundet ein Anbieter daraufhin sein Teilnahmeinteresse an der Ausschreibung, sollte zudem die Vertraulichkeit mittels eines Non-Disclosure Agreements sichergestellt werden», empfiehlt Regniet. «Erst nach dessen Erhalt sollten dem Anbieter detaillierte Ausschreibungsunterlagen übergeben werden», betont der Outsourcing-Experte. Die Bearbeitung der Vertraulichkeitserklärung kann zwei Wochen dauern, da häufig eine rechtliche Überprüfung seitens des Anbieters notwendig ist und anschließende Rücksprachen mit der internen Rechtsabteilung fällig werden. No-Bid-Entscheidungen durch aktive Kommunikation vermeiden Trotz eines vorher deutlich bekundeten Interesses kann es immer wieder vorkommen, dass Anbieter aus dem Ausschreibungsverfahren aussteigen. Ursache sind möglicherweise Kapazitätsengpässe beim Anbieter, die eine Bearbeitung der Ausschreibung im gewünschten Zeitraum verhindern. Sehr häufig führt leider hingegen eine Fehleinschätzung des Anbieters seiner Chancen, das Vorhaben gewinnen zu können, dazu, dass er sich zurück zieht. Immerhin muss ein Anbieter für die Erstellung eines Angebots erheblichen Aufwand betreiben, dessen Kosten in der Regel mehrere hunderttausend Euro betragen. «In solchen Fällen sollte aktiv das Gespräch mit dem Anbieter gesucht werden, um Unsicherheiten abzubauen», rät Regniet. Schließlich sei es dem Image des Anwenderunternehmens nicht zuträglich, wenn es sich aus dem Bieterverfahren verabschiede. «Vor allem aber verbirgt sich möglicherweise ausgerechnet hinter diesem Dienstleister der ideale Partner, mit dem eine Zusammenarbeit nur deshalb nicht zustande kommen kann, weil anfängliche Fehlbewertungen ungeklärt geblieben sind.» Die Motivation des Anbieters nicht beeinträchtigen Bei der Definition der Ausschreibungsunterlagen gilt es darauf zu achten, dass die Anbieter ihre eigenen Ideen, technologischen Ansätze und Innovationen einbringen können. Deshalb sollten die Anforderungen nicht zu absolut formuliert werden, sondern den Providern im Gegenteil konstruktive Gestaltungsfreiräume geboten werden. Hingegen ist es nach Meinung von Regniet sinnvoll, klare Zielsetzungen zu formulieren und die Ausgangslage sehr detailliert zu beschreiben, damit der Anbieter das nötige Transitionsprojekt zum zukünftigen Outsourcing gut einplanen kann. Bei den rechtlichen Anforderungen sei aber mit Augenmass vorzugehen, um die Verhältnisse nicht übertrieben differenziert zu problematisieren und damit das Klima für die Zusammenarbeit nicht unnötig zu verschlechtern. Dies sei wichtig für die Motivation der Anbieter, sich bestmöglich auf die Bedürfnisse des Kunden einzustellen und mit ihnen einen produktiven Dialog zu suchen. «Wenn von vornherein auf ein Gleichgewicht der Interessen geachtet und diese Grundposition von beiden Seiten erkennbar gelebt wird, entstehen günstige Voraussetzungen für eine fruchtbare Zusammenarbeit», begründet der Active Sourcing-Geschäftsführer aus seiner Praxiserfahrung heraus. Über Active Sourcing Active Sourcing ist ein unabhängiges Beratungsunternehmen, das sich auf IT Outsourcing, Business Process Outsourcing und Insourcing spezialisiert hat. Die Dienstleistungen umfassen unter anderem IT Assessment, Sourcing-Strategieberatung und Sourcing Review. Die Projektleiter von Active Sourcing unterstützen Unternehmen und Organisationen mit Hauptsitz in Deutschland und der Schweiz bei der Evaluation eines Outsourcing-Partners, bei der Outsourcing-Transition, bei der Implementierung eines Shared Services Centers sowie beim Aufbau eines nachhaltigen Sourcing Managements. Sie verfügen über langjährige praktische Erfahrung, verwenden praxiserprobte Modelle sowie Checklisten und kennen die neusten Trends am Markt. www.active-sourcing.com Mediengesellschaft meetBIZ & denkfabrik GmbH Wilfried Heinrich Pastoratstraße 6 D-50354 Hürth www.agentur-denkfabrik.de Tel. + 49 22 33 61 17 - 72 Fax + 49 22 33 61 17 - 23 E-Mail: heinrich.denkfabrik@meetbiz.de