CeBIT: noeske zeigt gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung mit nn-MailConnect

Das neue nn-MailConnect. E-Mail-Systeme haben sich zur zentralen Kommunikationsplattform entwickelt, sind jedoch zur Aufnahme großer Datenmengen und deren Verwaltung über Jahre hinweg nicht geeignet. Unternehmen haben daher inzwischen mit überquellenden Postkörben und einer schlechten Systemperformance zu kämpfen – den Folgen des zunehmenden E-Mail-Traffics. Eine weitere Herausforderung stellen die gesetzlichen Anforderungen an die E-Mail-Archivierung dar, die für alle steuer- und vertragsrelevanten Daten realisiert werden müssen. Mit dem jetzt verfügbaren nn-MailConnect steht Unternehmen eine Lösung zur Verfügung, mit der sie unabhängig von eingesetzten E-Mail- oder Groupware-Lösungen eine zentrale E-Mail-Archivierung einrichten können. nn-MailConnect lagert sowohl den E-Mail-Text samt Anhängen als auch die Indexdaten in eine leistungsfähige SQL-Datenbank aus. Der Zugriff auf die E-Mails wird dabei wie gewohnt über den entsprechenden Client (Outlook, Lotus Notes, Groupwise, Tobit etc.) zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus kann der Anwender über effiziente Suchmechanismen jederzeit auf seine im Dokumenten-Management-System archivierten E-Mail-Daten zugreifen. Der Vorteil ist neben einer Entlastung der E-Mail-Datenbank der zentrale und schnelle Zugriff auf Inhalte, die im Team- oder Projektgeschäft dringend benötigt werden. Ein versehentliches Löschen von geschäftsrelevanten E-Mails ist damit nicht mehr möglich. Es wird sichergestellt, dass alle E-Mails bereits vor der Übernahme – beispielsweise in den Exchange Server – direkt am SMTP-Relay abgegriffen werden. Postboxen, die mit zentralen nn-MailConnect-Regeln belegt sind, werden automatisiert serverseitig verarbeitet. Parallel erfolgt eine automatisierte Zuordnung der E-Mail zum Vorgang (Kunden, Lieferanten, Projekt). Mittels der definierten Regeln werden die E-Mails vorgangsbezogen in das Archiv abgelegt. Außerhalb des definierten Regelwerkes eintreffende E-Mails können über den verwendeten Client, z.B. Outlook, im zentralen Archiv dem Vorgang zugeführt werden. Hierzu muss lediglich die E-Mail im -Client in den abzulegenden Ordner verschoben werden. Die Synchronisation erfolgt automatisiert. Die Definition der E-Mail-Regeln kann von jedem Administrator vorgenommen werden. Die komplette Administration ist mit einem einfach zu bedienenden, XML-basierten Regelwerk möglich. Damit setzt das eigenständige Modul nn-MailConnect die gesetzlichen (GDPdU, Sarbanes Oxley, IAS, Basel II) und datenschutzrechtlichen Bedingungen an die E-Mail-Archivierung um. Praxiserprobt: Webbasierte Bearbeitung der Eingangsrechnungen Die Lösung nn-WebInvoice wird bereits von zahlreichen Unternehmen erfolgreich genutzt. Sie setzen die Lösung ein, um ihre eingehenden Rechnungen webbasiert und damit standortübergreifend effizient zu prüfen. Dazu werden die Papierbelege zunächst zentral gescannt, als TIFF-Datei abgelegt und automatisch mittels Erkennungssoftware indexiert. Zu jeder Eingangsrechnung existiert dann ein XML-File mit den dazugehörigen Indexwerten. Das Dokumenten-Management-System ELO importiert über einen sogenannten XML Importer die Dokumente und ihre Indexwerte. Nach der Archivierung werden die Dokumente anhand entsprechender Zuordnungen an die passenden Workflow-Knoten weitergeleitet. Über das Web erhalten die Mitarbeiter Einblick in die zu prüfenden Rechnungen. Sie kontrollieren die sachliche Richtigkeit, ordnen sie den adäquaten Kostenträgern, Konten oder Kostenstellen zu und geben sie schließlich zur Zahlung frei. Eine Unterschrift wird bei Betätigung des Buttons „Unterschrift“ automatisch aus Anmeldename und Passwort erzeugt und mit einem Hash gegen Veränderung geschützt. Gleichzeitig erfolgt am Ende der Rechnungsprüfung eine automatisierte Übergabe eines DATEV kompatiblen Buchungsdatensatzes an die Finanzbuchhaltung. Der Datensatz kann per Import-Funktion direkt von der Buchhaltung übernommen werden. Somit entfällt das erneute Eingeben der Daten, was Zeit spart und Fehleingaben eliminiert. Universale Workflow-Engine in Web 2.0 Mit der Java-WorkFlow-Engine nn-WorkFlow können Unternehmen ohne großen Aufwand alle gewünschten Workflows abbilden. Die Konfigurationsarbeiten sind in der Regel durch Administratoren ausführbar. Der Schwerpunkt liegt auf der Konfigurierbarkeit mittels XML-Beschreibungsdateien, um komplexe Programmierungen in Kundenprojekten zu vermeiden. Damit werden eine planbare, überschaubare Einführungszeit und eine dauerhafte Wartbarkeit trotz individueller Anpassungen sichergestellt. nn-WorkFlow setzt z.B. auf die DMS-Lösung ELOprofessional oder ELOenterprise auf. Die Lizenzierung erfolgt auf Basis der Workflowanzahl die eingestellt werden. Die Anwenderverwaltung kann über eine in den nn-WorkFlow integrierte separierte Userverwaltung oder über die ELO-Userverwaltung geregelt werden. noeske sorgt für nahtlose Integration von ELO in bestehende Umgebungen Mit dem neuen universellen ELO-Connector können Anwender aus unterschiedlichen Umgebungen heraus alle Funktionalitäten der Dokumenten-Management-Software ELO nutzen. Der nn-Connector unterstützt die Betriebssysteme Windows, Unix, Linux, IBM iSeries (AS/400) und zSeries sowie universelle Applikationen auf Basis von http-Requests (Methode für die Übertragung von Inhalten). Damit haben ELO-Anwender die Möglichkeit, im Sinne einer EAI (Enterprise Application Integration) ihr System nahtlos mit anderen Applikationen kommunizieren zu lassen, unabhängig von deren Betriebssystem. Idealerweise nutzt der nn-Connector die führenden Systeme des Unternehmens um im Hintergrund die wesentlichen Funktionen einer Integration „lautlos“ zu erledigen. Im Normalfall sind dies: Aufrufen und Anzeigen eines Dokumentes aus einem Datensatz heraus, Ablegen eines Dokumentes mit gleichzeitiger automatisierter Übergabe der Indexe als eindeutige Suchkriterien sowie das gleichzeitige Anlegen b ei nicht vorhandenen Strukturpfaden. Über die noeske netsolutions GmbH Die noeske netsolutions GmbH hat sich darauf spezialisiert, die Dokumenten-Management- und Archivierungslösung ELO des DMS-Anbieters ELO Digital Office an den konkreten Branchen- bzw. Kundenbedarf und die damit verbundenen Geschäftsprozesse anzupassen und zu optimieren. Die inzwischen mehr als 100 realisierten ELO Projekte zeigen das Know-How des heute acht Mitarbeiter starken Teams. Durch die alleinige Spezialisierung rund um das Produkt ELO, zählen sowohl der kleine Handwerksbetrieb als auch weltweit etablierte Konzerne zum Kundenstamm der noeske netsolutions. So umfasst die derzeitige Kundenliste unter anderem Unternehmen wie Kassenärztliche Vereinigung Hessen (KVH), FILA Deutschland, Herbalife Deutschland und Niederlande, Infraserv Höchst, American Express International Deutschland GmbH, Lufthansa Technik AG, Lufthansa Technik Logistik GmbH und die Securitas Sicherheitsdienste Deutschland Holding GmbH & Co KG. Zum Lösungsumfang der noeske netsolutions gehören Frontend-Integrationen in Webportale, sowie ELOenterprise Installationen z.B. auf Basis von IBM WebSphere, BEA WebLogic, Apache Tomcat und anderen Plattformen. Auch hilfreiche Tools wie nn-WebForm zur Formularbearbeitung im Inter- und Intranet, den nn-WebClient für die Portalintegration sowie spezifische Adapter, wie der nn-AS/400 Connector, für die Integration von weiteren Applikationen auch auf anderen Plattformen, bietet noeske netsolutions an. Workflow-Lösungen mit qualifizierter Signatur und branchenspezifische Lösungen für die Bereiche Verwaltung, Logistik, Kfz-Handel, Patientenverwaltung und andere ergänzen die täglichen Anforderungen. Das komplette Produktangebot ist auf der Webseite unter www.noeske.de, mit den aktuellen Beschreibungen zu finden. Ihr Redaktionskontakt: noeske netsolutions GmbH Anja Zurek Marketing In der Au 17 61440 Oberursel Tel. 06171/20 78 2-84 Fax 06171/20 78 2-99 E-Mail: anja.zurek@noeske.de http://www.noeske.de PR-Agentur: good news! GmbH Nicole Körber Kolberger Str. 36 D-23617 Stockelsdorf Tel.: +49 451 88199-12 Fax: +49 451 88199-29 nicole@goodnews.de www.goodnews.de