Unternehmensberatung realisiert Wissens-Management mit DocuPortal

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„Mit der Einführung von DocuPortal wollten wir auch der Wissensfluktuation durch wechselnde Mitarbeiter entgegenwirken“, erläutert Hans-Gerd Hegener, Senior Manager bei der Rölfs MC Partner Management Consultants GmbH. „Durch die komfortable und intuitive Bedienungsweise sind keine aufwendigen Schulungen nötig, gleichzeitig ist das System webbasiert, so dass die Berater ortsunabhängig auf die Daten zugreifen können.“ Wichtig war der Unternehmensberatung bei der Entscheidung auch, dass DocuPortal mandantenfähig ist, wodurch der Rollout auf die gesamte Unternehmensgruppe ermöglicht wird.

Die Rölfs MC Partner Management Consultants GmbH verwaltet ihre sämtlichen Dokumente über eine sorgfältig gepflegte Ablagestruktur auf einem Datei-Server. „Unsere Projektunterlagen sind nach Kundennamen übersichtlich abgelegt. Ein effizienter Zugriff auf die dort gespeicherten wertschöpfenden Dokumente wie Angebote oder Präsentationen ist aber nur mittels entsprechender Suchfunktionalität möglich, wenn man nicht weiß, unter welchem Kundennamen sie liegen“, erklärt Hans-Gerd Hegener. „Deshalb war es unser Ziel, vorhandene Wissensressourcen unternehmensweit verfügbar zu machen.“

Die Kenntnis über die Existenz dieser Ressourcen und über ihren Ablageort ging häufig mit dem Ausscheiden der jeweiligen Mitarbeiter verloren. In der Folge wurden sie neu erstellt, was einen unnötigen Mehraufwand bedeutete. Abhilfe sollte hier ein Knowledge-Management-System schaffen.

Mit der Einführung von DocuPortal steht den zunächst 50 Nutzern – weitere 50 werden in 2009 dazu kommen – ohne umfangreichen Installations- und Schulungsaufwand eine flexible Wissensbasis zur Verfügung. Die Software zeichnet sich durch eine extrem kurze Installations- und Einführungszeit aus. Im Gegensatz zu klassischen Client/Server-Anwendungen greifen die Anwender auf DocuPortal ausschließlich per Webbrowser zu. Hauptkomponente ist das Portal mit Web 2.0-Technologien, in dem die Mitarbeiter sämtliche Funktionen zum Erstellen, Speichern, Strukturieren, Bearbeiten, Ansehen, Kontrollieren und Archivieren ihrer Inhalte finden. Die Entscheidung darüber, welche Dokumente in DocuPortal abgelegt werden, liegt bei den Mitarbeitern.

Die Integration ins Windows-Dateisystem ermöglicht zusätzlich über den bekannten Windows Explorer den direkten Zugriff auf Dateien und Informationen des DocuPortals. Der Zugriff erfolgt, wie im Browser, über eine Web-Verbindung. Die Nutzung ist dadurch vor allem für unerfahrene PC-Benutzer geeignet, da so gut wie kein Lernaufwand entsteht.

„Mit DocuPortal haben wir die geeignete Lösung gefunden, um unsere wertschöpfenden Dokumente effizient zu verwalten. Alle Mitarbeiter können auf unsere gesammelten ‚State-of-the-Art‘-Ressourcen zugreifen, gleichgültig, wo sie sich gerade befinden“, resümiert Senior Manager Hegener. „Bereits jetzt haben andere Unternehmen aus der RölfsPartner Gruppe Interesse an unserer Lösung signalisiert. Da wir interdisziplinär zusammen arbeiten, überlegen wir derzeit, mit dem mandantenfähigen DocuPortal eine zentrale Lösung zu schaffen, in der jede unserer Gesellschaften ihren eigenen Bereich hat. Die ausgefeilten Berechtigungsstrukturen können dann den jeweiligen Zugriff regeln.“


Über die RölfsPartner Gruppe:

RölfsPartner ist mit 85 Millionen Euro Umsatz und über 650 Mitarbeitern an zehn deutschen Standorten eine der führenden unabhängigen Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaften Deutschlands. Das aktuelle Lünendonk-Ranking führt das Unternehmen drei Plätze hinter den „Big-Four“ auf Platz 8. Eine starke Teamorientierung und ein ganzheitlicher Beratungsansatz prägen die Arbeitsweise von RölfsPartner: Rechtsanwälte von Aderhold Gassner, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Management Consultants und Corporate Finance-Spezialisten arbeiten interdisziplinär eng zusammen. Ihre gesellschaftsübergreifenden Kompetenzen hat die RölfsPartner Gruppe in Competence Centern gebündelt, mit denen sie ihren Mandanten Full-Service-Dienstleistungen auf speziellen fachlichen Gebieten anbietet.


Über das Unternehmen DocuPortal

Über 220 Kunden setzen bereits das DocuPortal für verschiedenste Herausforderungen in unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen ein. Dazu gehören Balans Digital (NL), BIOSYNTH AG (CH), BIRO AG (CH), Smart Embedded Technologies GmbH, Stadt Wriezen, movento GmbH, Caritasstiftung Oldenburg, hagebau Datendienst GmbH, Holcim Süddeutschland GmbH, icubic AG oder OSC Embedded Systems GmbH.

Die hohe Zufriedenheit der Kunden belegt unter anderem das hohe Ranking im Bewertungsportal Benchpark. Auch in Fachkreisen ist die kompakte DocuPortal ECM Lösung anerkannt. 2008 prüften BARC und dsk Beratungs-GmbH DocuPortal erfolgreich. Die Initiative Mittelstand hat DocuPortal 2006, 2007 und 2008 mit einem Innovationspreis Mittelstand ausgezeichnet. Das ECM Portal jdk.de zeichnete 2009 DocuPortal als innovative Lösung im Segment „Kompakt DMS“ aus.


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