Neue Effektivität: DocuPortal kündigt Version 8 an

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„Gerade jetzt sollten Unternehmen schnellstmöglich für Transparenz, Effektivität und Nachvollziehbarkeit sorgen. Wir gehen davon aus, dass wir mit der Version 8 einen neuen Meilenstein für ein erfolgreich geprüftes, sofort einsatzfähiges, schnell erlernbares und vor allem bezahlbares Enterprise Content Management im Mittelstandssektor setzen werden“, so Jens Büscher, Geschäftsführer von DocuPortal.

Schneller reagieren: Versionsvergleich inklusive Summary
DocuPortal beschleunigt durch den neuen, einzigartigen Versionsvergleich jetzt erheblich die Arbeit mit geänderten umfangreichen Dokumenten, wie sie beim Vertragsmanagement, in Rechtsabteilungen, im Marketing oder im Qualitätsmanagement typischerweise vorkommen. Mitarbeiter können beliebige Versionen einer Datei inhaltlich miteinander vergleichen. Gelöschte oder hinzugefügte Inhalte werden farbig markiert angezeigt.
Dabei bietet der Versionsvergleich seine Ergebnisse wahlweise über das komplette Dokument dargestellt oder über einen besonderen Änderungsextrakt, das Summary, an. Mitarbeitern ist es damit möglich, selbst bei sehr umfassenden Dokumenten wie Gesetzestexten kleine Änderungen sofort zu erkennen und die notwendigen Maßnahmen daraus abzuleiten.

Redundanzen vermeiden: Doublettenprüfung
Die Vermeidung redundanter Daten nimmt einen hohen Stellenwert in Unternehmen ein. Doppelte Arbeit und unnötige Verschwendung von Ressourcen sollen damit beendet werden. DocuPortal unterstützt diese Strategie jetzt mit einer integrierten, optionalen Doublettenprüfung. Gleiche Dateien werden beim Hinzufügen in die Ablagestrukturen übergreifend erkannt und vermieden.
Ergänzend kann die Doublettenprüfung sogar beim ersten automatischen Import bestehender Datei- und Ordnerstrukturen in eine ECM-Lösung genutzt werden. So lassen sich eventuell bereits redundant vorliegende Inhalte von Anfang an eliminieren, was die Arbeit der Administratoren deutlich erleichtert.

Manipulationen aufdecken: Echtheitsprüfung
Digitale Signaturen sind in vielen Bereichen gefordert, aber aus Zeit-, Kosten- und Komplexitätsgründen nicht eingeführt. Derzeit findet zudem eine Überarbeitung von Europäischen Gesetzgebungen statt, z.B. für die Anerkennung elektronischer Rechnungen auch ohne digitale Signatur. DocuPortal unterstützt seine Kunden durch eine integrierte, automatische Echtheitsprüfung bei der Einhaltung rechtlicher Normen. Überprüft werden sämtliche Dateiarten während des Lebenszyklus im ECM-System. So lassen sich Änderungen von Dateien auf dem Festplattensystem und in der Datenbank aufdecken. Manipulierte Inhalte lösen Sicherheitsmeldungen aus, werden protokolliert und für die weitere Bearbeitung gesperrt. Für Auditoren und Steuerprüfer sind Manipulationen von Inhalten jederzeit nachvollziehbar. Ebenso kann manuell die Echtheit einer Datei geprüft werden.

Manuelles Konvertieren beenden: Bitte nur lesen
Im Bereich Dokumentation oder Qualitätsmanagement werden derzeit noch oft Originaldateien verwaltet und für lesende Benutzer mühsam manuell in PDF-Dateien konvertiert. Optional stellt DocuPortal Version 8 jetzt die Originaldokumente automatisch als PDF- und JPG-Ansicht zur Verfügung. Dabei ist kein Zugriff auf das Originalformat möglich. Diese Funktion eignet sich insbesondere für die schnelle und unkomplizierte Bereitstellung und Pflege von Dokumentationsportalen für Unternehmen.

Dutzende weiterer neuer Funktionen
Neben diesen Highlights bietet DocuPortal 8 zahlreiche weitere neue und optimierte Funktionen im Bereich Handling, Reporting und Schnittstellen.
Die Out-of-the-Box einsatzfähige Lösung besitzt alle wesentlichen ECM-Komponenten für Dokumentenmanagement, Informationsmanagement, Workflow-Steuerung durch digitale Umlaufmappen sowie Langzeitarchivierung (Records Management). DocuPortal wird zentral auf einem Windows Server installiert und via Browser bedient. Basis sind eine mehrschichtige Microsoft .NET 2.0-Plattform und die wahlweise Nutzung von MS SQL-, MySQL- und Oracle-Datenbanken. Die Windows Dateisystem-Integration und E-Mail-Archivierung runden das Produktportfolio ab.


Über das Unternehmen DocuPortal

Über 220 Kunden setzen bereits das DocuPortal für verschiedenste Herausforderungen in unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen ein. Dazu gehören Balans Digital (NL), BIOSYNTH AG (CH), BIRO AG (CH), Smart Embedded Technologies GmbH, Stadt Wriezen, movento GmbH, Caritasstiftung Oldenburg, hagebau Datendienst GmbH, Holcim Süddeutschland GmbH, icubic AG oder OSC Embedded Systems GmbH.

Die hohe Zufriedenheit der Kunden belegt unter anderem das hohe Ranking im Bewertungsportal Benchpark. Auch in Fachkreisen ist die kompakte DocuPortal ECM Lösung anerkannt. 2008 prüften BARC und dsk Beratungs-GmbH DocuPortal erfolgreich. Die Initiative Mittelstand hat DocuPortal 2006, 2007 und 2008 mit einem Innovationspreis Mittelstand ausgezeichnet. Das ECM Portal jdk.de zeichnete 2009 DocuPortal als innovative Lösung im Segment „Kompakt DMS“ aus.


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