Records Management und Wirtschaftlichkeit

Records Management und Compliance Die Erfüllung rechtlicher Vorgaben ist ein wichtiges Thema, das angesichts von Datenskandalen, Industriespionage und mangelnder Nachvollziehbarkeit elektronischer Vorgänge immer wichtiger wird. Records Management ist hier eine wesentliche Komponente. Die geordnete Verwaltung von wichtigen Informationen mit Records Management ist in vielen Branchen nicht mehr weg zu denken – in der Pharma-Industrie, bei Automobil- und Industrieunternehmen, in der Finanzwirtschaft ist der Einsatz moderner Enterprise Content Management Lösungen mit Records Management ein Muss. Auch wenn der Begriff Records Management im deutschsprachigen Raum noch nicht weit verbreitet ist, die Grundprinzipien müssen längst alle Unternehmen, Verwaltungen und Organisationen erfüllen. Ebenso wie die ISO/DIN Norm 15489 Records Management / Schriftgutverwaltung zielt MoReq2 als Anforderungsspezifikation auf alle Branchen, auf die öffentliche Verwaltung ebenso wie auf die freie Wirtschaft. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen, besonders unter dem Gesichtspunkt einer Gesamtverantwortung für Governance, Risk Management und Compliance ist ein Thema, dass jeden Vorstand und jeden Geschäftsführer angeht. Die Zuordnung der Verantwortlichkeit ist klar geregelt. Records Management und Compliance gehören auf die Entscheiderebene. MoReq2 in der Diskussion Während weltweit ein weitgehend positives Echo zu MoReq2 zu verzeichnen ist, gibt es auch kritische Stimmen. Einige Anbieter setzen sich sehr konstruktiv mit den Schwachstellen auseinander und überlegen, wie sie z.B. auf das Datenmodell moderne, auch Web-2.0-gerechte oder virtuelle Akten aufsetzen. Hier geht es bereits um technische Implementierungsfragen, wie man die Vorgaben von MoReq2 am einfachsten in bestehenden Produkten umsetzt. Andere Stimmen verdammen MoReq2 eher grundsätzlich wie Statements „ eine skurrile, EU-bürokratische Geldverschwendung“ zeigen. Das MoReq Governance Board des DLM Forum hat bereits die berechtigte Kritik und Hinweise auf kleinere Fehler im Spezifikationsdokument aufgegriffen und in die Planung für MoReq2 eingesteuert. Im Records Management Seminar der PROJECT CONSULT GmbH werden auch die kritisierten Aspekte zu Funktionalität und Zertifizierung in den verschiedenen Vorträgen aufgegriffen, kommentiert und in Bezug auf die Implementierung von Lösungen diskutiert. Eine Reihe der vortragenden Anbieter wird zudem praktisch mit Vorführungen ihrer Systeme darstellen, wie Records Management tatsächlich funktioniert. Zitate von Anbietern, Nationalarchiven, Universitäten und Records Management Spezialisten finden sich unter http://moreq.niniel.org/statements-zu-moreq2/. Dies gibt den Teilnehmer die Möglichkeit, sich selbst ein Bild zu machen. Weitere Informationen zu Records Management Verbände wie die DGI Deutsche Gesellschaft für Informationswissenschaft und Informationspraxis und die AIIM Europe haben das Thema Records Management aufgegriffen und laden ihre Mitglieder zur Records Management Roadshow ein. Die Webseite http://www.MoReq2.de informiert über den Standard, deren Nutzung und seine Weiterentwicklung. Dort können auch für eigene Ausschreibungen oder die Überprüfung bereits vorhandener Systeme die Spezifikationen und das gesamte Testmaterial kostenfrei heruntergeladen werden. Für die Teilnehmer an den Records Management Roadshow Veranstaltungen in Frankfurt und München wird es zudem eine mit Videos, Multimedia, Folien und Tagungsband aufbereitete Dokumentation der Veranstaltung geben. Dafür konnte als Partner der Roadshow der Geschäftsführer Christian Arend von Richmediafactory http://www.richmediafactory.com/ (Dietzenbach) gewonnen werden Informationen und Anmeldemöglichkeiten unter www.moreq2.de Redaktionskontakt: PROJECT CONSULT GmbH Silvia Kunze-Kirschner Tel +49 40 46076220 Fax +49 40 46076229 silvia.kunze-kirschner@project-consult.com http://www.project-consult.net