In dezentralen Organsisationen ist permanenter Wissenstransfer ein wichtiger Faktor für die Unternehmensentwicklung. Die Internet/Intranet-Technologie eröffnet den Beratern neue Möglichkeiten, das gemeinsame Wissen zum Vorteil ihrer Mandanten zu nutzen.
Die W+ST Wirtschafts- und Steuerberatung AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in Dillingen/Saar ist die Hauptgesellschaft der W+ST-Gruppe, einer Gruppe von 35 Gesellschaften, die auf den Gebieten Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechtsberatung, Unternehmensberatung etc. tätig sind. Das herausragende Marketing-Argument der Gruppe ist die vielseitige, umfassende Beratung, die durch das Zusammenwirken zwischen den Allroundern und Spezialisten ermöglicht wird: Die Geschäftsführer in den Partnergesellschaften vor Ort können je nach dem Bedarf ihrer Mandanten einen Anwalt, Steuerexperten, Betriebswirtschaftler, EDV´ler, Personalberater etc. hinzuziehen.
Dieses Konzept hat der W+ST-Gruppe in 30 Jahren zu einem stetigen Wachstum und Erfolg verholfen. Während in der Anfangsphase die Zusammenarbeit noch auf Zuruf funktionierte, wurde es mit steigender Zahl der Experten aber immer schwieriger, den Überblick über das Wissen der Spezialisten, das zum Vorteil der eigenen Mandanten eingesetzt werden kann, zu behalten. Und auch in jeder einzelnen Steuerberatungsgesellschaft und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft vor Ort wurden Beratungskonzepte, Gestaltungsmodelle, Verträge, Arbeitshilfen etc. entwickelt, die so oder ähnlich auch für die Kolleginnen und Kollegen in Dillingen, Saarbrücken, Frankfurt, Köln oder Berlin hilfreich wären.
Anlässlich der Strategie-Tage im Herbst 1999 wurde im Kreise der Gesellschafter-Geschäftsführer der W+ST-Gruppe deshalb beschlossen, die Kommunikation und den Wissenstransfer innerhalb der W+ST-Gruppe EDV-orientiert zu verbessern und effizient zu gestalten. Dokumente verschiedenster Art sollten geeignet strukturiert, klassifiziert und leicht wiederauffindbar gemacht werden. Erkenntnisse und Erfahrungen, die aus der Bearbeitung einzelner Fälle bei Mandanten entstehen, sollten in allgemeiner Form gesammelt und kategorisiert werden. Insbesondere sollten den Mitarbeitern der Gruppe Schlüsselinformationen der so entstandenen Dokumente einfach zugänglich gemacht werden.
Die Nutzer des Systems sind über alle Standorte der W+ST AG verstreut und sollten in einer geschlossenen Benutzergruppe mit entsprechenden Zugangsberechtigungen organisiert werden. Die Verwaltung der Dokumente sollte von Moderatoren übernommen werden, die für die Prüfung und Freigabe von Dokumenten bestimmter Themengebiete verantwortlich sind. Damit das System von allen Mitarbeitern ohne großen Schulungsaufwand intuitiv bedient werden kann, war eine unkomplizierte Benutzeroberfläche mit weitgehender Integration in vorhandene Softwarepakete (Microsoft-Office, DATEV-Dokumentenorganisation) eine weitere wichtige Anforderung.
Um diese Aufgabe zu lösen, bot sich das Internet als technische Plattform an. Alle Niederlassungen haben eine Anbindung an das Internet, Mailverkehr ist bereits seit längerer Zeit selbstverständlich. Sehr wichtig war auch das Thema Sicherheit, so dass in jedem Fall verschlüsselte Datenzugänge und Übertragungswege vorgesehen werden mußten.
Nach Analyse verschiedener Angebote und diversen, intensiven Informationsgesprächen entschied sich die W+ST AG im Winter 1999 für die Zusammenarbeit mit der META-LEVEL Software GmbH aus Saarbrücken. Die Lösung war nach wenigen Monaten schon einsetzbar: Die W+ST-WISSENSDATENBANK ist eine sehr einfach strukturierte, flexible und offene Wissensdatenbank, die in verschiedensten Internet- bzw. Intranetumgebungen eingesetzt werden kann. Die W+ST-WISSENSDATENBANK unterstützt die Organisation und Recherche von Informationen in einer sicheren Umgebung.
Der Systemzugang wird nur den eingerichteten Benutzern erlaubt, der Datenzugang erfolgt mittels verschlüsselter Zugangswege.
Die Wissensdatenbank erlaubt die Definition von Themen oder auch Hauptkategorien mit beliebig vielen weiter verzweigenden Unterkategorien. Für jede Hauptkategorie (oberste Ebene der Klassifikation) kann ein Moderator bestimmt werden, der neu eingestellte Dokumente begutachten, prüfen und freigeben muss. Dieser wird per E-Mail über neue Dokumente in seinem Zuständigkeitsbereich informiert. Neue Dokumente können ganz einfach aus Word oder Excel heraus per Knopfdruck in der Datenbank abgelegt werden. Auch Dokumente, die mit anderer Software erstellt wurden, lassen sich mit Hilfe einer allgemeinen Übernahmefunktion problemlos in die Wissensdatenbank einfügen. Zu jedem Dokument kann der Anwender zur einfacheren Suche weitere Kriterien bzw. Schlagwörter festhalten. Ein Dokument darf mehreren Kategorien zugeordnet werden.
Für die Suche nach Informationen hat der Anwender mehrere Möglichkeiten. Zum einen gibt es einen komfortablen Navigationsmechanismus. Ähnlich wie in den Dateiverzeichnissen unter Windows kann man sich so zu dem oder den gesuchten Dokumenten vorarbeiten. Zum anderen ist in der W+ST-WISSENSDATENBANK eine effiziente Suchmaschine integriert, die eine Suche nach Kategorien und den beim Dokument erfassten Kriterien bzw. Schlagwörtern ermöglicht. Außerdem bietet sie eine Volltextsuche in den Inhalten der abgelegten Dokumente.
Jeder zum System zugelassene Anwender kann sich als Abonnent für bestimmte Themen oder Unterthemen eintragen lassen und erhält so automatisch eine Information per E-Mail, wenn ein Dokument in der entsprechenden Rubrik neu eingetragen wird.
Das mit der W+ST-WISSENSDATENBANK verwaltbare Netz an Themen, Unterthemen und Dokumenten ist ein einfaches und doch sehr mächtiges Werkzeug, Informationen sinnvoll und vor allem wiederauffindbar zu organisieren. Funktionen, wie die Moderation verhindern ein unkontrolliertes Wachstum der Datenmenge und die Abonnements vereinfachen das Auf-dem-Laufenden-Bleiben für die Anwender. Die Daten sind für die zugelassenen Anwender jederzeit rund um die Uhr von überall auf der Welt her zugänglich.
Die W+ST-Gruppe konnte über diesen effizienten Mechanismus viel Papier und Zeit einsparen, die vorher bei der Verteilung der Informationen und dem Wälzen von Akten entstanden war.
Bei der W+ST-Gruppe wird die W+ST-WISSENSDATENBANK unter LINUX auf einem Apache Web-Server eingesetzt. Die Arbeitsplatzrechner sind mit dem Microsoft Internet Explorer 4.0 ausgestattet. Das System wird im Augenblick mit einem Basisbestand an Informationen gefüllt, der im Laufe des Einsatzes sukzessive ergänzt werden wird. In Kürze sollen mehr als 500 Benutzer mit dem System arbeiten.
Zusammen mit der META-LEVEL Software GmbH will die interne Beratungsgesellschaft der W+ST-Gruppe, die W+ST Consult GmbH, Steuerberatungsgesellschaft die Erfahrungen, die im Rahmen der Entwicklung dieses Programmes gesammelt wurden an interessierte Beratungsgruppen oder andere dezentrale Organisationen weitergeben.
Kontakt:
- W+ST CONSULT GMBH, Bernhard Ferring, Telefon 06831/762-282, Telefax 06831/73040, E-Mail: Bernhard.Ferring@w-st.de
- META-LEVEL Software, Peter Raber, Telefon 0681/99687-0, Telefax 0681/9968799, E-Mail peter.raber@meta-level.de
Weitere Informationen im Internet:
www.w-st.de
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