Aktenberge digitalisieren erhöht Produktivität, Sicherheit und Transparenz

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„Das Thema Altaktendigitalisierung wird von vielen Unternehmen auf die lange Bank geschoben“, weiß Thomas Rick, Geschäftsführer der Behrens & Schuleit GmbH. „Dass sie damit jeden Monat wahrlich ‚Geld zum Fenster‘ rauswerfen, ist den wenigsten bekannt“, so der Experte weiter. Wenn ein Mitarbeiter jeden Tag nur etwa 30 Minuten seiner Arbeitszeit damit verbringt, nach Dokumenten im Papierarchiv zu suchen, dann summiert sich das im Monat auf zehn Stunden. Bei fünf Mitarbeitern im Büro kommen entsprechend 50 Stunden zusammen. Ausgehend von einem monatlichen Bruttoverdienst von 3.000 Euro, verschenkt der Unternehmer jedes Jahr über 11.000 €!

Darüber hinaus verschlechtern Papierarchive den Kundenservice, da Anfragen nicht direkt beantwortet werden können. Unnötige Raumkosten sowie eine unsichere Ablage der Dokumente sind zusätzliche Nachteile. „Spätestens wenn der Betriebsprüfer kommt und nach kaufmännischen Belegen von vor fünf oder zehn Jahren fragt, sehen Unternehmen, wie es um die Qualität ihrer Dokumente bestellt ist: Vergilbte Rechnungen oder ‘verbrannte‘, da auf Thermopapier gedruckte Tankbelege, die nicht mehr lesbar sind können dazu führen, dass der Betriebsprüfer zur unvorteilhaften Schätzmethode übergeht“, stellt Thomas Rick fest.

Abhilfe schaffen hier die Digitalisierungsspezialisten von Behrens & Schuleit. Sie übernehmen sämtliche Aufgaben der Altaktenarchivierung. Ein Kurier holt die Ordner ab, die Dokumente werden in sicheren Räumlichkeiten gescannt und schließlich dem Unternehmen im Wunschformat auf DVD, CD oder Mikrofilm übergeben. Wer gleich sein Dokumenten-Management künftig komplett elektronisch vornehmen möchte, der findet auch hierfür in Behrens & Schuleit einen geeigneten Partner. Das Unternehmen ist zertifizierter Anbieter der DMS-Lösung Docuware und verfügt über entsprechendes Projekt-Know-how. Mit JobRouter bietet der Dokumenten-Spezialist zusätzlich ein einfach bedienbares Web-basiertes Workflow-Management-System an, das sowohl papierbasierte als auch papierlose Prozesse unterstützt.

„Unternehmen, die jetzt in die Optimierung ihrer dokumentengetriebenen Prozesse investieren, sind für den kommenden Aufschwung gut gerüstet“, so Rick. „Dokumente, die in digitaler Form vorliegen, sind einfacher zu verwalten und schneller zu verarbeiten.“ Typisches Beispiel sind eingehende Bestellungen oder Rechnungen. Werden sie unmittelbar nach dem Posteingang gescannt und elektronisch an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet, dann können sie schneller bearbeitet werden. Die Produktauslieferung kommt zügiger zustande und Rechnungen können unter Einbehaltung möglicher Skonti bezahlt werden.

Damit Unternehmen ihre Liquidität bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems nicht belasten, bietet Behrens & Schuleit die Finanzierung über überschaubare Leasingraten an. Regelmäßige Updates sowie der Service ist in der festen Rate inbegriffen. Ein sofortiger steuerlicher Vorteil ergibt sich darüber hinaus dadurch, dass Software-Leasing als Betriebsaufwand direkt voll absetzbar ist, während gekaufte Software-Lizenzen innerhalb von drei bis fünf Jahren abzuschreiben sind.

Über die Behrens & Schuleit GmbH:

Die Behrens & Schuleit GmbH wurde bereits 1929 in Düsseldorf gegründet und unterstützt seitdem ihre Kunden in allen Fragen rund um das Dokument. Heute bietet das Unternehmen umfassende Dienst- und Beratungsleistungen im Bereich der Dokumentenverarbeitung an. Dazu gehören die Analyse und Optimierung innerbetrieblicher Vorgänge (Business Process Management), die Bearbeitung ein- und ausgehender Dokumente (Input-/Outputmanagement) und die Beratung rund um Dokumenten- und Process-Management. Behrens & Schuleit begleitet sowohl kaufmännische Dokumente als auch großformatige Zeichnungen während ihres gesamten Lebenszyklusses. Zu den Referenzkunden zählen unter anderem die Daimler AG, die LTU, die Plus Warenhandelsges. mbH, die Thyssen Krupp Stahl AG und die Victoria Versicherungen AG.
Das Unternehmen beschäftigt derzeit über 75 Mitarbeiter und verfügt – neben seiner Zentrale in Düsseldorf – über Vertriebsbüros in Bad Bentheim, Meckenheim und Osnabrück. Geschäftsführer sind Dieter Rick und Thomas Rick. Behrens & Schuleit ist aktives Mitglied im Fachverband für Multimediale Informationsverarbeitung e.V. (FMI) und im VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. Darüber hinaus ist Thomas Rick Vorstandsmitglied im Regionalkreis Niederrhein des BJU – DIE JUNGEN UNTERNEHMER (www.behrens-schuleit.de).

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Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Marleen Schendel, verantwortlich.