DMS-Technologie ermöglicht "Einheitlichen Ansprechpartnern" Verfahrensabwicklung und schnellen Zugriff auf Dokumente.
Das richtige Fallmanagement wird zum Erfolgsbaustein der EU-Dienstleistungsrichtlinie. Wenn ab 2010 die "Einheitlichen Ansprechpartner" in den Kommunen europaweit Auskünfte erteilen und Aufträge abwickeln müssen, benötigen sie geeignete Software für Verfahrensabwicklung und schnellen Zugriff auf Dokumente. DMS-Technologie ist hierfür das bestgeeignete Werkzeug, empfiehlt die codia Software GmbH. Mit d.3 als Basis entwickelt der Lösungsanbieter für Kommunen derzeit Konzepte für ein Fallmanagement im Sinne der EU-DLR.
Ab 2010 wird es ernst mit E-Government. Alle Dienstleister EU-weit können dann sämtliche Formalitäten und Verfahren im Rahmen von Auskunftsersuchen oder Abwicklungsaufträgen elektronisch über die so genannten Einheitlichen Ansprechpartner (EAP) abwickeln. Während in den Gremien der Länder derzeit noch über genaue Funktion und Verortung des EAP diskutiert wird, können Verwaltungen sich bereits auf die neuen Strukturen vorbereiten. Denn zur Unterstützung des EAP als Verfahrensmanager ist die Einrichtung eines Fallmanagementsystems unerlässlich.
Das Fallmanagementsystem soll dem EAP das Verwalten der Kontakte und der damit verbundenen Fälle sowie einen abteilungs- und behördenübergreifenden Zugriff auf Daten und Dokumente ermöglichen. Laurenz Stecking, Geschäftsführer der codia Software GmbH: "Das DMS d.3 ist ideal für den Aufbau eines Fallmanagementsystems. Der EAP lässt sich damit institutionell an die involvierten Verwaltungsabteilungen anbinden; neue Formen der Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten werden möglich."
Mit d.3 ist der EAP in der Lage, Dokumente elektronisch entgegenzunehmen, zu verteilen und behördenweit danach zu recherchieren. Die DMS-Komponenten des Systems ermöglichen eine komplett elektronische Verfahrensabwicklung. Der EAP verfügt somit über eine zentrale Infrastruktur für Daten und Dokumente, über die er den Dienstleistungserbringern und -empfängern alle notwendigen Informationen sofort zur Verfügung stellen und alle Verfahren und Formalitäten abwickeln kann.
Mit seinem Aufbau als Service Orientierte Architektur (SOA) entspricht die Software d.3 den Empfehlungen des Branchenverbandes BITKOM für die Umsetzung der EU-DLR. d.3 lässt sich flexibel an die verschieden möglichen Formen des Zugriffs und die Funktionalität eines Fallmanagementsystems im Allgemeinen anpassen. Das Rechtekonzept erlaubt eine exakte Steuerung, wer auf welche wo abgelegten Dokumente zugreifen darf. So wird dem Datenschutz Rechnung getragen.
Vor allem erlaubt d.3 die Ausgestaltung aller bisher diskutierten Ansätze zur Positionierung eines Fallmanagements. Dazu gehört der Portalansatz, nach dem sich Bürger und Unternehmen selbst um ihr Fallmanagement kümmern; die Einrichtung als lokale Lösung beim einzelnen EAP bzw. im Gesamtverbund der einheitlichen Ansprechpartner oder der Verbleib bei den zuständigen Behörden und Abteilungen mit entsprechend ausgestaltetem Zugriff des jeweiligen EAP.
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