30 Meter Aktenregal auf einer DVD

Akten, Anschreiben, Ablagen – kilometerhoch und tonnenschwer türmen sich in deutschen Unternehmen Unterlagen und Papierdokumente, die zehn Jahre lang archiviert werden sollen. Im Laufe dieser Zeit nehmen sie nicht nur wertvollen Platz weg, sondern verursachen häufig einen enormen Aufwand, wenn wichtige Schriftstücke tief aus dem Archiv wieder hervorgekramt werden müssen. Die Lösung kommt aus einem kleinen Betrieb in Wachtendonk nahe der holländischen Grenze. Alles, was Platz wegnimmt, wird hier mit Hochleistungsscannern erfasst, thematisch sortiert und in digitaler Form auf CD, DVD oder externen Festplatten abgespeichert. Der Inhalt von bis zu 350 Aktenordnern – das entspricht einem fast 30 Meter langen Regal – passt auf eine einfache DVD. "Das schafft Platz, steigert die Effizienz in Unternehmen und vermeidet das zeitraubende Sichten von Schriftstücken", erläutert Angelika Victor, Geschäftsführerin des ASS Archivier Scan Service, der vor sechs Monaten in Wachtendonk gegründet wurde. Nach wissenschaftlichen Schätzungen werden Dokumente in der elektronischen Ablage bis zu zwanzig Mal schneller gefunden als in der Papierablage. Möglich wird das durch eine Texterkennung, die alle gescannten Dokumente erfasst und die Begriffe für eine spätere Suchabfrage per Computer speichert. Die Macher von ASS berücksichtigen dabei auch mögliche Bedenken der Finanz- und Gewerbeämter: Damit spätere Änderungen an den Dokumenten nicht möglich sind, werden diese nach dem Scannen revisionssicher abgespeichert. Bestimmte Belege wie Bilanzen, Handelsbriefe und Gesellschafterverträge müssen dabei auch weiterhin als Papieroriginal aufbewahrt werden. Für die Region rund um Wachtendonk hat das System einen weiteren Vorteil: es bietet jede Menge Arbeitsplätze, denn die Akten müssen geholt, für das Scannen vorbereitet und – soweit gewünscht – anschließend vernichtet werden. Diese Aufgaben können flexibel erledigt werden und bieten daher Beschäftigung auch für Menschen, die ihre Arbeitskraft einteilen müssen, zum Beispiel Alleinerziehende, Wieder- oder Quereinsteiger.

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