Frankfurt. 74 % der Unternehmen, die bislang noch keine elektronischen Akten einsetzen, planen dies in den nächsten 12 Monaten zu tun. Die Einsatzbereiche Verwaltung, Personalabteilung sowie der Vertrieb stehen bei den Planungen im Vordergrund. Fast 80 % der von Pentadoc Radar befragten Unternehmen beabsichtigen hierdurch eine schnellere Vorgangsbearbeitung im Unternehmen zu erreichen.
Gerade jetzt, in Zeiten der Investitionszurückhaltung und verstärkten Kostenkontrolle, stehen IT-Projektplanungen wieder besonders unter dem Augenmerk der Wirtschaftlichkeit. Denn höchste Priorität erhalten nun Projekte, die vor allem einen betriebswirtschaftlich messbaren Nutzen mit möglichst kurzer Amortisationszeit versprechen. Dass hierbei die elektronische Vorgangsbearbeitung mit Hilfe von elektronischen Akten immer wieder diskutiert wird, überrascht kaum. Waren in der Vergangenheit Papierakten meist nur ein mehr oder weniger komfortabler Sammler für Schriftstücke, können elektronische Akten heute konsequent zur Prozessunterstützung oder gar -steuerung verwendet werden. Vor allem die informationelle Verknüpfung unternehmensweiter Daten, hier auch besonders aus unterschiedlichen Systemen, birgt in vielen Unternehmensbereichen enorme Potentiale.
Doch wie weit sind die Planung der Unternehmen ?
Es ist aktuell davon auszugehen, dass ca. 57 % der Unternehmen in Deutschland elektronische Akten einsetzen. Bei mehr als der Hälfte dieser Unternehmen erfolgt der Einsatz primär in der Verwaltung und im Vertrieb in Form der elektronischen Kundenakte sowie in der Personalabteilung in Form der elektronischen Personalakte. Zu diesen Erkenntnissen führt eine aktuelle Umfrage von Pentadoc Radar, bei der im Mai 2009 insgesamt 331 Unternehmen zu dem aktuellen Einsatz und den zukünftigen Einsatzplanungen im Bereich elektronischer Akten befragt wurden.
Hierbei wird deutlich, dass sich zwar die Anwender über die Mehrwerte bewusst sind und ein Großteil der Unternehmen auch bereits weitere Ausbaustufen der elektronischen Aktensysteme planen, dennoch kann noch keine ausreichende Kundenzufriedenheit festgestellt werden. So bemängeln mehr als ein Drittel der Befragten die Integrationsfähigkeit der Lösungen sowie die grundsätzliche Benutzerunfreundlichkeit für den Endanwender. Das sind Faktoren, die bereits seit Jahren auch in anderen Technologiebereichen des Informationsmanagements immer wieder für Unzufriedenheit sorgen.
Dies scheint zum Glück aber keine Auswirkungen auf das grundsätzliche Interesse der Unternehmen zu haben, welche noch keine elektronischen Akten einsetzen. 74 % planen bereits in den nächsten 12 Monaten die Einführung entsprechender Lösungen. Fast die Hälfte der Befragten sieht hier in der Verwaltung, gefolgt von Personalabteilung und Vertrieb die größten Potentiale.
Die Zielsetzung der Unternehmen liegt bei der Einführung klar in der Effizienzsteigerung der Vorgangsbearbeitung sowie in der Sicherstellung der Vollständigkeit von Unternehmensvorgängen, die auch im Rahmen von Compliance eine wichtige Rolle spielen.
Wir blicken somit auf einen gut entwickelten Wachstumsmarkt, der noch hohe Potentiale für Anwender wie auch Anbieter verspricht.
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