Kommunikation: DIE große Herausforderung in Projektteams

Frankfurt, 13. August 2009 – Exigen® Services, Spezialist für Next-Generation-Outsourcing von Anwendungsentwicklungen, kombiniert die Expertise von 2.000 Software-Entwicklern an unterschiedlichsten Standorten der Welt. Spezialgebiet des Unternehmens sind Projekte, die nach agilen Entwicklungsmethoden wie Scrum oder Extreme Programming bearbeitet werden. Eine effektive Kommunikation der Kollegen untereinander ist gerade in solchen Teams ein entscheidender Faktor für den Projekterfolg. Armin Roth, Managing Director Western Europe bei Exigen Services, gibt Tipps für die effektive Kommunikation in Entwicklungsprojekten. Es gibt ein Geheimnis in erfolgreichen Software-Entwicklungsprojekten und es hat nichts mit Ajax, Java, .NET und C++ oder SCRUM und Extreme Programming zu tun. Das Geheimnis ist die effektive Kommunikation zwischen allen beteiligten Projektgruppen. Zur erfolgreichen und produktiven Kommunikation gehört weit mehr als ein gutes Verhältnis zu den Kollegen. Herausforderungen bei der Projekt-Kommunikation entstehen auch wenn beispielsweise nicht in der Muttersprache kommuniziert wird und die Mitarbeiter aus verschiedenen Kulturkreisen kommen. Entwicklungsprojekte, bei denen an unterschiedlichsten Orten der Welt gearbeitet wird, werden immer mehr zur Regel. Die häufigsten Gründe dafür sind die Einsparung von Kosten sowie unterschiedliche Stärken der Entwickler. Der Schlüssel zu einer effektiven Kommunikation klingt einfach: Aufmerksamkeit für die Kultur der anderen und Teambildung. Die Umsetzung ist manchmal aber schwierig, denn Kommunikation ist in den meisten Fällen nicht Bestandteil der Ausbildung von Programmierern. 5 Tipps zur effektiven Kommunikation in Entwicklungsteams: Kulturelle Unterschiede akzeptieren und handhaben Jede Region dieser Welt hat ihre ganz eigenen kulturellen Feinheiten. Beispielsweise wird es in Indien als unhöflich angesehen, nein zu sagen oder mit jemandem nicht überein zu stimmen; während in Russland oder im Baltikum erwartet wird, dass man klare Standpunkte zu einem Aspekt oder Thema zum Ausdruck bringt. Beide Reaktionen können für Reibungspunkte in Teams sorgen, wenn die Teammitglieder nicht mit den Gepflogenheiten der anderen vertraut sind. So werden osteuropäische Kollegen möglicherweise als sehr direkt empfunden, während indische Entwickler wiederum als unentschlossen oder inkorrekt ankommen könnten. „Bei der Auswahl des Projektpartners sollten Unternehmen daher auch auf die Zusammensetzung der Entwicklerteams achten – nicht immer sind alle Regionen kompatibel oder für ein bestimmtes Projekt geeignet“, so Armin Roth Managing Director Western Europe bei Exigen Services. Weitere Punkte, die es zu beachten gilt, sind die unterschiedliche Arbeitsethik, Urlaubs- und Bürozeiten. Nicht nur die Zeitzone spiele hier eine Rolle, sondern auch Faktoren wie lange Mittagspausen und dafür längere Arbeitzeiten am Abend in südlichen Ländern. Feiertage und Ferien sind ebenso wichtig zu beachten. In den USA ruht die Arbeit am 4. Juli und zu Thanksgiving, in vielen Ländern Europas dagegen am 1. Mai. Während halb Südeuropa im August im Urlaub ist, ruht in China die Arbeit rund um das Chinesische Neujahrsfest und zu den Frühlingsferien. Die richtigen Kommunikationskanäle Auch die Art und Weise, in der Teammitglieder gerne kommunizieren, ist eine Quelle für Reibungspunkte. In regional verteilten Teams geschieht die Verständigung oft in Englisch, was für die meisten die zweite oder gar dritte Fremdsprache ist. Möglicherweise sind die Schreibkenntnisse der einen besser als ihre Sprachkenntnisse oder umgekehrt. Asiatische Kollegen fühlen sich oft wohler, wenn sie in schriftlichem Englisch kommunizieren können. Im Gegensatz dazu bevorzugen Franzosen und Südamerikaner das gesprochene Wort. Team-Building und klare Rollenvergabe Ein Großteil von Missverständnissen zwischen Kollegen – egal, ob sie in einem gemeinsamen Büro sitzen oder in der Welt verstreut sind – kann durch regelmäßige Teambildungsmaßnahmen verhindert werden. Dabei sollte unter anderem festgelegt werden, wie im Team kommuniziert werden soll. Ein wichtiger Punkt ist dabei auch die klare Vergabe von Aufgaben und Rollen innerhalb des Teams. Bei Agilen Entwicklungsmethoden wie SCRUM gehört diese Rollenvergabe zu den Eckpfeilern der Methodologie. Ein ausgebildeter ScrumMaster und zertifizierter Product-Owner sorgen gemeinsam dafür, dass die richtige Priorisierung der Eigenschaften des zu erstellenden Systems in den Entwicklungszyklus eingehen, und für den geschäftlichen Nutzen unwesentliche Elemente zu einem späten Zeitpunkt (oder sogar gar nicht) erstellt werden. Regelmäßiger Austausch zwischen den Projektteams Meetings in regelmäßigen Abständen, beispielsweise wöchentlich oder nach Meilensteinen, sind extrem wichtig für die reibungslose Kommunikation in Projekten. Diese Meetings können beispielsweise auch über virtuelle Techniken wie WebEx, Skype oder NetMeeting organisiert werden, was nach den Erfhrungen der letzten Jahre erheblich zu einem niedrigen Kostenniveau beiträgt. Auch die täglichen Meetings sind ein fester Bestandteil der Agilen Entwicklungsmethodik. Dabei werden bisherige Ergebnisse und Projektschritte sowie offene Fragen diskutiert. Der direkte Austausch der am Projekt beteiligten vermeidet Missverständnisse und „aneinander vorbei Arbeiten“. „Bei unseren Projekten haben manche Teams sogar eine ständige Video-Verbindung, so dass der Eindruck entsteht, mit den Kollegen auf dem anderen Kontinent in einem Zimmer zu sitzen. Bei einer so engen Zusammenarbeit fallen nach kurzer Zeit auch die Kommunikations-Hemmungen – egal ob jeder Satz in der Fremdsprache grammatisch absolut einwandfrei ist – Missverständnisse können sofort aus dem Weg geräumt werden“, erläutert Armin Roth. Auch vermeintlich irrelevante Themen haben hier ihren Platz, sie sind keineswegs verschwendete Zeit. So lockern Witze oder Plaudereien – unter Wahrung der kulturellen Gegebenheiten – die Gesprächsatmosphäre auf. Das Team wächst über diese gemeinsamen Erlebnisse zusammen. Stressreiche Momente lassen sich somit einfacher und mit der nötigen Portion Humor überstehen. Argumentation gegenüber dem Management Management oder Controlling neigt dazu. in dem Kommunikationsaufwand bei der Projektarbeit oft vorrangig die Kosten zu sehen. Besonders Reisekosten müssen verargumentiert werden – auch wenn Technologien wie Video-Conferencing und Web 2.0-Optionen die Kosten insgesamt senken. Die Kosten von Fehlkommunikation in Projektteams sind schwer zu beziffern. Die Folgen von Missverständnisse und fehlender Kommunikation, die etwa zu spät gelieferten Arbeitsergebnissen oder gar zum Projektabbruch führen, können jedoch schnell in die Zehntausende Euro gehen. „Eine effektive Kommunikation kann das sprichwörtliche Zünglein an der Waage für den Erfolg von Entwicklungsprojekten sein und sollte als sinnvolles Risikomanagement gesehen werden, Exigne Services verfügt über die notwendige Erfahrung und effiziente Mittel zum Optimal-Sourcing, auch in verteilten Entwicklungsumgebungen wie im dreistufigen Modell on-site/nearshore/offshore.“, schließt Armin Roth. # # # Über Exigen® Services Exigen Services ist ein führender Dienstleister im Bereich AD&M Outsourcing 2.0, dem globalen Anwendungs-Outsourcing der nächsten Generation und laut Inc Magazine 2008 Inc5000 eines der 100 führenden IT-Dienstleistungsunternehmen in den USA. Das Unternehmen konzentriert sich auf qualitativ hochwertige IT-Dienstleistungen und das Lösen von Geschäftsproblemen. Exigen bietet die richtige Kombination aus fortschrittlicher Methodik, Branchenerfahrung und kooperativen gewerblichen Kontakten, um eine optimale Geschäftsausrichtung und die Ergebnisse zu liefern, die von modernen, weltweit agierenden Unternehmen verlangt werden. Exigen Services bietet seit 1992 Dienstleistungen für die Entwicklung von Transformationssystemen in Schlüsselbranchen, wie z. B. dem Finanzsektor (Banken, Versicherungen und Broker), Telekommunikation sowie Medien und Entertainment. Das Kundenspektrum reicht von Fortune 500-Unternehmen bis zu mittelständischen Firmen mit hohem Wachstum. Zu den Kunden gehören u.a. Sun Microsystems, CSC, Universal Music Group, Standard & Poor's, Dell, T-Mobile, AXA, Helvetia Versicherungen, Westpac Bank und viele mehr. Weitere Informationen finden Sie unter www.exigenservices.com. Exigen Services erhielt zahlreiche Auszeichnungen in einer Vielzahl von unabhängigen Studien und Rankings - inklusive dem Nummer 1 Ranking für “Software Testing and Quality Assurance Services in Outsourcing“ im Brown & Wilson Black Book of Outsourcing 2008. Das Unternehmen ist Mitglied der „Global Services 100“ des Jahres 2009 und ist einer der Top 10 Anbieter für „Product Development and Human Capital Development“. Das Inc Magazine`s 2008 Inc 5000 betrachtet Exigen Services als eines der Top 100 IT-Dienstleistungsunternehmen in Amerika. Exigen Services ist ein eingetragenes Markenzeichen der Exigen Services, Ltd. Pressekontakt: Wibke Sonderkamp GlobalCom PR-Network GmbH Münchener Strasse 14 85748 Garching/München Tel.: +49 89 360 363-40 wibke@gcpr.net Exigen Services Armin Roth Westhafen Platz 1 60327 Frankfurt Tel: +49 69 710456257 Armin.Roth@exigenservices.com