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„CRR_ArcConnect for Notes“ bindet Lotus Notes-Datenbanken an optische Archive an

Von CRR Datensysteme GmbH

Lösung umfasst Archivierung, Recherche und Retrieval von Dokumenten
Langenfeld, 20. November 2002. Die CRR Datensysteme GmbH hat das Produkt ArcConnect for Notes entwickelt, mit dem Anwender ihre Notes-Datenbanken an optische Archive anbinden können. Mit dieser Server-Erweiterung ist es möglich, beliebige Lotus Notes-Datenbanken auf dem Server zu überwachen. Damit wird der Notes-Client zum Frontend eines optischen Archivsystems. ArcConnect for Notes umfasst sowohl Archivierung, Recherche wie auch das Retrieval von Dokumenten. Bei der Anbindung der Notes-Datenbanken kommt die Lösung ArcExtender von DIGISYS zum Einsatz. Anhand definierter Richtlinien erfolgt über den ArcExtender vollautomatisch die Archivierung sämtlicher Notes-Dokumente, die im XML- oder PDF-Format abgelegt werden. Anhänge können dabei berücksichtigt, weggelassen oder auch alleine archiviert werden. Die Suche nach Dokumenten ist anhand von Indexwerten im optischen Archiv möglich. Um Eingriffe in Notes-Datenbanken zu vermeiden, erfolgt die Suche in einer eigenständigen Recherche-Datenbank, die in verschiedene Kategorien aufgeteilt ist. Da jede Dokumentenart einer bestimmten Datenbank zugeordnet ist, wird anhand dieser automatisch die Kategorie der Recherche erkannt. Auf dieser Basis werden die Recherchemasken mit den Indexwerten der jeweiligen Dokumentenarten automatisch generiert. Es lassen sich sowohl Notes-Dokumente als auch Anhänge indexieren. Die Indexwerte werden automatisch von den aus den Dokumenten übernommenen Kopfdaten erzeugt. Sind diese für die Klassifizierung nicht ausreichend, kann optional für die Mitgabe weiterer Werte eine kundenspezifische Verschlagwortungsmaske integriert werden. Die Trefferliste wird in verschiedenen Formaten wie beispielsweise HTML, XML, TXT oder auch als Notes-Dokument mit generischer Form angezeigt. Im Anschluss an eine erfolgreiche Recherche kann das Retrieval durchgeführt werden. Hier trifft der Nutzer eine Auswahl anhand der Trefferliste. Nachdem der Retrievalvorgang ausgelöst wurde, werden die Dokumente im Ursprungsformat in der Originaldatenbank wiederhergestellt. Je nach vorheriger Einstellung lassen sich Dokumente dann beispielsweise nur im Lesezugriff, als Kopien oder auch ohne Anhänge anzeigen. Selbst der separate Aufruf von Anhängen in einem Standard-Dokument ist möglich. Hinsichtlich seines Laufverhaltens ist ArcConnect for Notes frei konfigurierbar, die Prozesse können zeitgesteuert oder auch permanent ablaufen. Die Lösung führt all ihre Aktivitäten direkt auf dem Server aus, der dadurch nur minimal belastet wird. Andere Serveraktivitäten bleiben davon unbeeinflusst. In der zentralen Konfigurationsdatenbank werden sämtliche Einstellungen zu Nutzern und deren Datenbanken wie beispielsweise Passwörter und Zugriffsmöglichkeiten festgelegt. Nur berechtigte Personen können diese Einstellungen erstellen, ändern und löschen. Auf Basis der Notes-Ist-Strukturen überprüft ArcConnect for Notes bei jeder Aktion, ob der Nutzer die entsprechenden Rechte dazu besitzt. Um darüber hinaus die Sicherheit der Daten zu gewährleisten, werden in einer Log-Datenbank alle ausgeführten Aktionen protokolliert. Über die CRR Datensysteme GmbH Die CRR Datensysteme GmbH ist ein deutschlandweit agierender Systemintegrator und Dienstleister. Das Unternehmen wurde 1973 gegründet und hat sich seit 1995 auf DMS-, Workflow- und Archivierungslösungen spezialisiert. CRR hat Niederlassungen in Münster und Chemnitz. Zum Anwenderkreis des Langenfelder Unternehmens zählen namhafte Unternehmen wie die BAYER AG, Douglas AG, Lidle &Schwarz, JT International Germany, der Deutsche Sparkassen und Giroverband und die Kaufhof Warenhaus AG. Über die DIGISYS Digitale Systeme GmbH DIGISYS Digitale Systeme GmbH entwickelt seit 1994 Softwarelösungen für die digitale Archivierung auf Basis der optischen Speichermedien. Das DIGISYS Produktportfolio bietet ein integriertes Softwarepaket für die Bereiche Scanning, COLD, Digitale Signatur, DMS, Archivierung und Workflow. Darüber hinaus werden weitere u.a. Standardprodukte für ICR/OCR, Klassifizierung sowie Content Management Systeme angeboten. DIGISYS Software ist multiplattformfähig und verfügt über eine vollständige Integration in Microsoft Office, Lotus Notes sowie ERP-Systeme wie Navision oder SAP R/3 (i.V.). DIGISYS Produkte unterstützen sowohl zentrale als auch dezentrale Archivlösungen und können sich problemlos in bestehende Datenstrukturen integrieren. Anwender von DIGISYS Produkten kommen aus fast jeder Branche.
20. Nov 2002

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